Elektronické faktúry: 3 tipy, ako z nich dostanete maximum

Elektronické faktúry vám v porovnaní s tými papierovými zásadne urýchlia a uľahčia prácu. V praxi sa však niektorým firmám z rôznych dôvodov nedarí potenciál elektronických faktúr využiť naplno. V článku preto opisujeme trojicu tipov, s ktorou zautomatizujete (alebo si aspoň výrazne zjednodušíte) prácu s elektronickými faktúrami.

Tip č. 1: Využívajte obojstrannú EDI komunikáciu

EDI je najspoľahlivejším prostriedkom na zasielanie a príjem elektronických faktúr. Pokiaľ vy i váš obchodný partner nadviažete EDI komunikáciu, posielate si elektronické faktúry prostredníctvom cloudovej služby (napríklad nášho ORiON EDI) v špeciálnom formáte a veľká časť práce prebieha automaticky.

Najväčšie výhody EDI faktúr:

• Vďaka previazaniu EDI s ostatnými procesmi možno automatizovať proces vystavenia faktúr a vystavovať ich napríklad až na základe potvrdenia príjmu tovaru protistranou,
• vystavené faktúry sa odosielajú v štandardizovanom EDI formáte priamo do ERP systému protistrany, nie ako príloha e-mailu,
• prijaté EDI faktúry sa na základe vytvorených pravidiel automaticky prijímajú a môžu sa i obratom schváliť, pokiaľ napríklad faktúra zodpovedá schválenej objednávke a príjemke,
• každá faktúra môže byť automaticky opatrená elektronickým podpisom,
• ku každej faktúre sa vytvára kompletná auditná stopa,
• počas celého procesu si firmy môžu vymieňať kontrolné a overovacie správy slúžiace na prijatie, odmietnutie, potvrdenie správnosti alebo oznámenie o chybe,
• všetky faktúry možno ukladať do elektronického archívu.

Pri štandardných transakciách firmy nemajú s faktúrami a ich administratívou takmer žiadnu prácu. Fakturant(ka) alebo účtovník(čka) plnia iba kontrolnú rolu a obvykle do procesu vôbec nezasahujú.

Tip č. 2: Vystavujte faktúry s pomocou EDI, aj keď ho protistrana nemá

Pohodlia automatizovanej fakturácie s pomocou EDI sa nemusíte vzdávať ani v prípade, keď vaša firma EDI využíva, ale obchodný partner nie. V našom riešení ORiON EDI je k dispozícii doplnková služba eFakturácia, s ktorou vystavíte faktúru vo formáte EDI a následne ju systém sám prevedie do potrebného formátu, ktorý protistrana vyžaduje (typicky PDF alebo ISDOC, ale i XML alebo CSV) a odošle klientovi na e-mail. U seba však faktúru stále držíte v EDI formáte.

Taká faktúra môže byť opatrená elektronickým podpisom (v prípade štandardizovaných formátov PDF alebo ISDOC) a cloudová služba ponúka možnosť uloženia do elektronického archívu. Oproti EDI komunikácii však nedochádza k zaisteniu kompletnej auditnej stopy, pretože pri doručení na e-mail nie je možnosť kontroly korektného doručenia. V prípade menej používaných formátov XML alebo CSV nie je stanovený jednoznačný štandard pre elektronický podpis, preto sa nevyužíva.

Tip č. 3: Automatizujte príjem faktúr

Hoci EDI a eFakturácia dokážu kompletne pokryť vydané faktúry, nevyriešia vám príjem elektronických faktúr od protistrany, ktorá EDI nepoužíva. Typicky ide o režijné faktúry alebo tovarové faktúry v neštruktúrovaných formátoch.

V takom prípade možno tieto faktúry tzv. vyťažovať. Stačí, keď svoju e-mailovú schránku prepojíte s riešením na automatizáciu príjmu faktúr (napríklad naším iNVOiCE FLOW), a to následne z prijatých faktúr vyčíta jednotlivé položky.

Po prepojení s účtovným alebo ERP systémom sa vám prijaté faktúry automaticky načítajú do systému, máte všetky dáta z vystavených i prijatých faktúr dátovo zjednotené a môžete s nimi pohodlne pracovať. Navyše podobne ako u EDI možno nastaviť pravidlá, aby sa prijaté faktúry napríklad párovali s objednávkami a v prípade zhody automaticky schválili a zaúčtovali. Rovnako máte k dispozícii elektronický archív faktúr a každá faktúra má auditnú stopu.

Vďaka synergii cloudových riešení, ktoré podporujú EDI i digitalizáciu ostatných faktúr, možno všetky faktúry rýchlo a jednoducho spracovávať a dosiahnuť tak výhody presného automatického spracovania, položkového párovania a optimalizácie nákladov.

Naozaj možno mať všetko elektronicky?

Vďaka plnému využitiu potenciálu elektronických faktúr netreba zálohovať doklady v papierovej podobe. Slovenská legislatíva (konkrétne Zákon 431/2002 Zb. o účtovníctve) umožňuje firmám pracovať s elektronickými faktúrami.

Podmienkou je zachovanie vierohodnosti, neporušiteľnosti a čitateľnosti dokladu po celý čas archivácie, čo opísané metódy zaručujú.

Ak by ste o potenciáli elektronickej fakturácie vo vašej firme radi vedeli viac, môžete sa prihlásiť na niektorý z našich webinárov, ktoré pravidelne vypisujeme. Prípadne sa rovno ozvite a dohodneme si konzultáciu, kde tému preberieme viac do hĺbky. S elektronickou fakturáciou máme roky skúseností a dokážeme pre firmy „ušiť“ riešenie na mieru.