Zdá sa vám EDI drahé alebo zbytočné? Spočítajte si jednoducho jeho návratnosť

Aj keď je systém EDI – elektronická výmena dokumentov – na trhu už roky, niektoré firmy z nej stále majú obavu. Keď ho však nasadia a zapoja dostatok obchodných partnerov, tak im elektronická výmena faktúr, dodacích listov, objednávok a ďalších dokladov v štruktúrovanej podobe zásadne ušetrí čas a zefektívni prácu. Potrebujete dôkaz? Spočítajte si návratnosť EDI pomocou niekoľkých kľúčových metrík.

Ak si dodávateľ a odberateľ vymieňajú doklady prostredníctvom EDI, tak

• oproti papierovej komunikácii šetria náklady na tlač a poštovné na strane vystavovateľa dokladu
• a oproti e-mailovej komunikácii znižujú množstvo práce na strane príjemcu a zvyšujú bezpečnosť aj spoľahlivosť doručenia dokladov.

Ďalšie výhody EDI nájdete napríklad na tejto stránke.

Ak vám ale tieto základné argumenty nestačia, môžete si vopred spočítať, či sa vám EDI naozaj oplatí. Sledujte pri tom najmä nasledujúce ukazovatele výkonnosti (KPI).

1) Čas potrebný na spracovanie jednej faktúry

Keď vám (či už poštou alebo e-mailom) príde faktúra, musí ju fakturantka prijať, formálne aj obsahovo skontrolovať, overiť, či zodpovedá príjemke/objednávke, niekedy aj schváliť u nadriadeného, prepísať do informačného systému a zaúčtovať. Ak je na faktúre čokoľvek v neporiadku, musí fakturantka nezrovnalosti riešiť s ďalšími zamestnancami alebo s dodávateľom, čo spracovanie dokladu ešte predlžuje.

Spočítajte si, koľko času vám spracovanie jednej faktúry priemerne zaberie. Ak fakturantka pracuje na faktúrach celý deň, jednoducho vydeľte 480 minút počtom spracovaných faktúr. Keď to nerobí celý deň, nech vykazuje, koľko času fakturáciou strávila a koľko faktúr stihla spracovať.

Podľa skúseností našich klientov zaberie spracovanie jednej faktúry rádovo jednotky minút a podľa prieskumu spoločnosti Billentis je zaťažené približne 10% chybovosťou. Po zavedení EDI sa väčšina tovarových faktúr spracuje úplne automaticky, bez ručného zásahu. Fakturantka rieši len špecifické prípady, keď faktúra nesedí s dokladom a treba ju ručne schváliť alebo skontrolovať. Ušetrený čas potom môže venovať iným zmysluplnejším činnostiam.

2) Celkové náklady na spracovanie jednej faktúry

Čas potrebný na spracovanie jednej faktúry jednoducho prevediete aj na peniaze.

K zodpovedajúcemu podielu superhrubej mzdy vašej fakturantky pripočítate navyše náklady na skladovanie dokladov (napríklad prenájom archívu), náklady na likvidáciu dokladov alebo čas strávený hľadaním faktúr v archíve kvôli internej kontrole alebo kontrole z finančného úradu.

Vďaka tejto metrike si naplno uvedomíte, koľko finančných zdrojov viažete v rutinných procesoch, ktoré dnes dokážu kompletne zaobstarať technológie.

3) Percento výnimiek a dobropisov

Každá chybná, neštandardná alebo neoprávnená faktúra pridáva fakturantke na strane odberateľa prácu navyše. Musí overovať, ku ktorej objednávke sa faktúra viaže, schváliť ju u nadriadeného alebo s dodávateľom riešiť dobropis, ak je faktúru nutné účtovne vynulovať alebo znížiť.

Vyššie percento výnimiek ďalej vedie k vyšším režijným nákladom a znižuje šancu na včasné platby, čo ohrozuje stabilitu dodávateľského portfólia alebo odopiera možnosť zliav za včasné či predčasné splatenie faktúr.

Zavedením EDI počet neštandardných alebo neoprávnených faktúr minimalizujete. Už pri implementácii dochádza k analýze a štandardizácii procesov spracovania faktúr. Základom EDI je tak objednávanie podľa štandardizovaného a zdieľaného zoznamu tovaru (väčšinou definovaného EAN kódom), schvaľovanie objednávky na strane odberateľa, včasné avízo o dodaní zásielky alebo príprava tovaru aj faktúry až po schválení predchádzajúcich dokladov.  

Jednoducho – vďaka EDI je celý proces transparentnejší, všetky správy štruktúrované a trasované, s možnosťou automatickej kontroly. Prípadné chyby v dokladoch tak odhalíte oveľa skôr a včas.

4) Percento faktúr platených po splatnosti

Faktúry platené po splatnosti ohrozujú cash-flow dodávateľa, zhoršujú reputáciu odberateľa a všeobecne poškodzujú dodávateľsko-odberateľský vzťah.

Dôvody, ktoré vedú k neskorému preplateniu faktúry, sú napríklad

• neoprávnenosť faktúry,
• nedoručenie faktúry,
• chýbajúci alebo nesprávny tovar v dodávke
• alebo formálna či obsahová nesprávnosť faktúry.

Zavedenie EDI týmto dôvodom predchádza. Dodávateľ chystá tovar aj doklady proti existujúcej a schválenej objednávke, včas posiela avízo o dodaní, faktúru vystavuje až podľa príjemky odberateľa a podobne. EDI navyše garantuje 100% doručiteľnosť všetkých dokladov. Tým zvyšuje šancu včasného preplatenia faktúr, ktoré je navyše možné urýchliť pomocou služieb typu Roger.

5) Ukazovatele vynásobte počtom dokladov za mesiac

Zatiaľ čo náklady na dobropisy alebo faktúry platené po splatnosti musíte vyčísliť skôr pocitovo, čas a náklady na spracovanie jednej faktúry spočítate presne – vynásobte KPI počtom dokladov, ktoré za mesiac spracujete.

Aby ste prípadnú úsporu času a financií úplne objektivizovali, odhadnite tiež, koľko percent dokladov vám cez EDI pretečie. Vaším cieľom po zavedení EDI musí byť zapojenie partnerov s najviac dokladmi, aby ste úžitok z elektronickej výmeny dokladov maximalizovali.

Sledovanie zmienených ukazovateľov vám pomôže vyčísliť prínosy EDI a napríklad aj presvedčiť manažérov spoločnosti, ktorí na čísla obyčajne dajú. Spoločne so zavedením EDI navyše naštartujete lepšiu optimalizáciu a automatizáciu procesov alebo odbúrate rutinnú prácu, ktorá umožní zamestnancom robiť zmysluplnejšiu prácu s vyššou pridanou hodnotou.