Digitálna archivácia faktúr: Prečo už nestačí len priečinok na serveri

Ako mať faktúry v poriadku a v súlade so zákonom? Ako sa k nim dostať kdekoľvek a kedykoľvek? A ako zabezpečiť, aby boli všetky doklady na jednom mieste a dohľadateľné na pár kliknutí? Jednoducho, ak vaša firma pristupuje k finančnej agende moderne a má dobre spracovanú digitálnu archiváciu faktúr.

Archivácia už dávno nie je len „úložisko PDF“

Mnohé firmy si pod digitálnou archiváciou predstavia priečinok na serveri alebo na zdieľanom disku, kde sú síce dokumenty v elektronickej podobe, ale bez jasného systému. Často chýba rýchle vyhľadávanie, jasná zodpovednosť a hlavne zabezpečenie zákonných povinností.

Moderná digitálna archivácia znamená viac: ide o centrálne úložisko, ktoré je bezpečné, ľahko dostupné, v súlade s legislatívou a úzko prepojené s firemnými procesmi.

Prečo nestačí zdieľaný disk?

• Riziko straty dokumentov – chýbajú jasné pravidlá a často aj zálohovanie.
• Nedostatok kontroly – neviete, kto čo zmenil, kedy a prečo.
• Nedostupnosť – hľadanie starších faktúr je zdĺhavé, najmä pri hybridnej práci.
• Neistota ohľadom legislatívy – firmy často netušia, ako dlho majú dokumenty uchovávať a v akej podobe.

S iNVOiCE FLOW, ideálnym riešením pre digitalizáciu objednávok a faktúr, máte všetky faktúry na jednom mieste, v bezpečí a v súlade s právnymi predpismi.

Archivovať, či skartovať? To je otázka!

Každý, kto sa niekedy staral o faktúry a ďalšie finančné dokumenty, pozná ten nepríjemný pocit, keď si nie je istý, či môže danú faktúru už zahodiť, alebo ju musí ešte stále archivovať. Alebo lepšie povedané, poznal. Digitálna archivácia dát totiž tieto neistoty odbúrava a dodáva vytúžený pocit istoty.Každopádne je dobré mať v tých lehotách jasno. Ako dlho teda musíme ktoré dokumenty v Česku archivovať?

iNVOiCE FLOW automaticky ukladá faktúry po dobu 10+1 rokov, takže pokrýva aj tie najprísnejšie požiadavky.

Prínosy digitálnej archivácie

Digitálna archivácia nie je len o splnení zákonných povinností. Prináša aj:

• Poriadok a prehľad – všetky faktúry máte na jednom mieste.
• Rýchly prístup odkiaľkoľvek – podpora hybridnej práce a jednoduché odovzdávanie agendy.
• Bezpečnosť – ochrana dát proti strate aj neoprávnenému prístupu.
• Integráciu s procesmi – archivácia je súčasťou celého workflow schvaľovania a účtovania.

Digitálna archivácia faktúr ako súčasť moderného finančného riadenia

Správna digitálna archivácia nie je samostatný ostrov. Je to súčasť modernej finančnej agendy, ktorá zabezpečuje poriadok, bezpečnosť a istotu pri kontrolách aj pri každodennej práci s faktúrami.

Neviete, ako začať? Kontaktujte nás a my vám ukážeme, ako konkrétne by vám náš produkt iNVOiCE FLOW vedel pomôcť s faktúrami a ďalšou byrokraciou.