Adam Fiala, COO Ovečkárne: Vďaka LOKiA WMS zvládame tisíce objednávok denne

Ako zrýchliť expedíciu o 90 %? Príbeh Ovečkárne je o vydarenom raste, tradícii a inováciách. Z malého sezónneho projektu sa počas pár rokov stala sebavedomá a úspešná značka, ktorá pôsobí už v 12 krajinách Európy. Ako to dokázali? Kľúčovú úlohu zohral chytrý a komplexný skladový systém LOKiA WMS, ktorý premenil riadený chaos na výkonný sklad. O skúsenosti sa podelil prevádzkový riaditeľ Adam Fiala.

Z chaosu k tisíckam objednávok denne

Ovečkárna je prosperujúca firma zo Zlína a online sveta, ktorá zásobuje výrobkami z vlny a ďalších prírodných materiálov nielen Česko, ale postupne aj ďalšie európske krajiny. S úspechmi však prichádza aj väčšia zodpovednosť, zvlášť keď má Ovečkárna svojich zákazníkov na prvom mieste.

Rast zákaziek sa vedenie firmy rozhodlo vyriešiť investíciou do LOKiA WMS, moderného cloudového riešenia pre správu skladov, a čoskoro sa ukázalo, že išlo o zásah do čierneho. Komplexná služba z dielne GRiTu vniesla do skladu Ovečkárne vytúžený poriadok a umožnila zvládať expanziu firmy bez navyšovania zamestnancov a brigádnikov.‍

Ako sa zmenila práca po zavedení LOKiA WMS?

‍Pred jej implementáciou bola práca ťažká, ale ani sme si to poriadne neuvedomovali. Nevedeli sme si predstaviť, že by niečo mohlo fungovať tak, ako funguje teraz. Bolo to dosť náročné, robili sme niektoré veci nezmyselne.

Všetko fungovalo väčšinou na dvoch, troch ľuďoch, ktorí vedeli, čo kde v sklade je a kde to nájdu. A ak títo ľudia práve chýbali, tak sme mnohokrát požadovaný tovar vôbec nenašli.

Dnes evidujeme každý pohyb tovaru v LOKii - od samotného príjmu až po jeho expedíciu – takže presne vieme, kde sa ktorý tovar nachádza a čo sa s ním práve deje.‍

Premietlo sa to do počtu objednávok, ktoré zvládnete denne odbaviť?‍

Kedysi sme v približne 35 ľuďoch dokázali denne vybaviť zhruba 1500 objednávok. Dnes ten istý tím expeduje 6500 objednávok. Rýchlosť vychystania tých objednávok sa nám rapídne zvýšila, pretože jasne vidíme, na akej pozícii sa daný tovar nachádza, koľko ho tam je a samotný skladník vie, kam má ísť a kde ten tovar nájde.

To je obrovská úspora času, pretože predtým sme síce očakávali, kde tovar je, ale nevideli sme, koľko kusov sa tam nachádza – a či tam vôbec naozaj je. Takže mnohokrát ten skladník lietal po celom sklade a musel navštíviť 4–5 pozícií, než ten tovar skutočne našiel.‍

O koľko sa vychystanie tovaru zrýchlilo? Poznáte presné čísla?‍

Mimo sezóny o 73 % a v sezóne o celých 92 %. Všeobecne sa dá povedať, že vychystanie tovaru sme urýchlili o 90 %, čo je obrovské číslo.

Meranie výkonu ako základ rastu

Bez štatistík a dát, ktoré LOKiA WMS ponúka, by expanzia firmy nebola možná. Len ťažko by sa nastavovali férové odmeny a ďalšia motivácia pre zamestnancov.‍

Ako sa práca vo vašom sklade zmenila z pohľadu prevádzkového riaditeľa?‍

Diametrálne. Každý teraz vie, čo presne má robiť. Rozdelili sme si a definovali sme si jasné úlohy a každý má na základe svojej práce naviazané KPIs a odmeny. Kto robí svoju prácu dobre, je po zásluhe – na základe dát – odmenený.‍

Čo zohralo najväčšiu úlohu v raste?

‍Meranie. Pokiaľ procesy nemeriate, nemôžete rásť, pretože neviete, či fungujú efektívne, a teda dobre. Preto sledujeme štatistiky výkonu každého jednotlivého pickera, packera a celého príjmu a nastavujeme férové odmeny – a to ľudí motivuje.‍

Ako rýchlo sa investícia do LOKiA WMS vrátila?‍

Do jedného, maximálne dvoch rokov. Je to veľa muziky za málo peňazí.

Hore do Európy: 40 % obratu tvorí zahraničie

Vďaka zjednodušenej distribúcii, vyladeným procesom a motivovaným zamestnancom sa Ovečkárna nemusela báť expanzie mimo Českú republiku a Slovensko, kde vyrástla. Ďalšie kroky smerovali do Maďarska a Rumunska a teraz jej produkty pravidelne mieria na trhy už 12 európskych krajín.‍

Aký je teraz podiel zahraničia na obrate?‍

Približne 40 % z celkového obratu.‍

Plánujete ďalej rásť do ďalších krajín? Dokáže vám s tým pomôcť práve LOKiA WMS?‍

Určite plánujeme expanziu na ďalšie európske trhy. S tým sa bude navyšovať počet objednávok a pre nás je dôležité, aby sme si zachovali hlavne to, že zákazníkovi doručíme balíček čo najskôr – samozrejme hlavne pred Vianocami, keď sú na to ľudia dosť citliví. Tak aj teraz robíme všetko preto, aby sme dokázali svoje kapacity ešte navýšiť, zrýchliť expedíciu a plnohodnotne obslúžiť ešte väčšie množstvo zákazníkov.

A LOKiA nám s tým veľmi pomáha. Neustále sa snažíme vymýšľať nejaké zlepšenia. Nie je to už o ušetrení hodín, ani minút, ale sekúnd, pričom každá sekunda nám dokáže pridať napríklad 500 objednávok, ktoré dokážeme ten deň expedovať.‍

Je zahraničná distribúcia zložitejšia? Má svoje špecifiká? A na čo je potrebné myslieť?‍

Obsluha zahraničia je prakticky rovnaká ako obsluha Česka. Nič špeciálne k tomu nepotrebujete, balíček akurát putuje k zákazníkovi ďalej cez kus Európy. Za pomoci napr. Balíkomatu vieme tlačiť aj štítky miestnych dopravcov, takže nám nič nebráni v ceste a nič sa pre nás nemení.

Inventúra: už žiadne astronomické manká ani prebytky

Pred implementáciou LOKiA WMS nemala Ovečkárna takmer žiadny presný prehľad o tom, koľko tovaru má skutočne na sklade. Inventúrne dni potom boli nočnou morou pre skladníkov a jej výsledky zas pre vedenie firmy. S tým je teraz konečne koniec.‍

Ako prebiehala inventúra skôr a v čom je to teraz lepšie?‍

Kým sme mali LOKiu, nepoznali sme presné pozície tovaru a tie manká aj prebytky boli astronomické. Boli to väčšinou zámienky, keď vzal skladník napríklad červené ponožky namiesto modrých a nijako to neriešil.

S LOKiou však dokážeme robiť aj priebežné inventúry, takže vo chvíli, keď v košíku identifikujeme problém, že nejaký tovar chýba, zadáva Support okamžite pokyn na priebežnú inventúru daného produktu alebo jeho pozície. Vďaka tomu teraz máme na celom sklade, ktorý má hodnotu tovaru okolo 160 miliónov Kč, manko asi len 10 000 Kč.

V spolupráci s LOKiA sme teraz tiež pripravili report interného D+, ktorý meria nie za ako dlho dôjde balíček k zákazníkovi, ale za ako dlho ho dokážeme my vychystať od chvíle, keď nám spadne do systému. Vďaka tomu vieme, ako dlho trvá od zaplatenej objednávky až po expedíciu a aký efektívny máme sklad.

Osobný prístup aj v náporoch pred Vianocami

Ovečkárna je ukážkou firmy, ktorá musí zvládnuť obrovský sezónny nápor. 80 % ročných tržieb prichádza pred Vianocami a firma najíma hneď niekoľko brigádnikov. Vďaka LOKiA WMS sa ale aj nováčikovia zorientujú počas hodín. Pritom si značka drží osobný prístup – so zákazníkmi sa rozpráva vždy prívetivo a ľudsky.‍

Ako zvládate sezónny nápor a vďaka čomu si stále dokážete udržať vrúcny vzťah so zákazníkmi?‍

Až 80 % tržieb robíme v posledných dvoch mesiacoch roka. V tomto pracovnom vypätom období musíme naberať niekoľko brigádnikov na výpomoc – ale vďaka LOKii je ich počet výrazne nižší, keďže sa vďaka tomuto skladovému systému na mieste rýchlo zorientujú a hneď zvládajú vychystávať.

Čo sa vzťahu so zákazníkmi týka, tí sú u nás – aj keď to znie ako klišé – vždy na prvom mieste. Mnohokrát nám volajú napríklad s tým, že ich trápi studené nohy alebo boľavé kĺby. A my im odporučíme to, čo im naozaj uľaví. Je to osobné, nie anonymné. Naši operátori sú naučení rozprávať sa s nimi, ako keby šlo o ich vlastnú babičku.

Vlna nie je retro, ale budúcnosť

Trend návratu k prírodným materiálom nahráva značke, ktorá stavia na udržateľnosti a tradícii. Vlna sa stáva symbolom pohodlia aj moderného životného štýlu.‍

Ako sa vám podarilo urobiť z vlny moderný materiál?‍

Skôr nám pomohla doba. Ľudia sa vracajú k prírodným materiálom a udržateľnosti. My sme len šírili posolstvo o tom, čo vlna dokáže. Myslím si, že je fajn, že si to ľudia začínajú uvedomovať a že zisťujú, že lacné tričko z Číny nie je tak úplne super a že to ide robiť aj trošku inak a udržateľnejšie.

Veľa muziky za málo peňazí

Investícia do LOKiA WMS sa Ovečkárni vrátila do dvoch rokov. Prevádzkový riaditeľ Adam Fiala ju bez váhania odporúča aj ďalším firmám, ktoré chcú zvládnuť rast a posunúť svoj biznis ďalej.‍

Čo by ste odkázali firmám, ktoré zvažujú LOKiA WMS?‍

Nebáť sa. Rast nie je o tom dostať objednávku do skladu, ale dostať ju von k zákazníkovi. V tom je LOKiA kľúčový pomocník. Spätne uvidíte sami, že tá úvodná investícia boli celkom smiešne peniaze na to, ako vás to posunie.

‍

Hodila by sa LOKiA WMS aj vašej firme? Rezervujte si u nás bezplatnú konzultáciu, kde si na úvod spoločne ujasníme, čo váš sklad potrebuje, a následne pripravíme plán nasadenia. Ak do toho pôjdete s nami, kompletne sa postaráme o implementáciu a so všetkým ďalším vám pomôže náš ochotný a dostupný zákaznícky servis.