Dodávatelia pod kontrolou: Ako EDI prispieva k efektívnemu riadeniu dodávateľov

Podpísaná zmluva ešte neznamená, že tovar dorazí načas. V dodávateľskom reťazci sa dnes nemožno spoliehať len na dohody a tabuľky. Firmy potrebujú tvrdé dáta, aby mohli sledovať výkon svojich partnerov, rýchlejšie plánovať výrobu a lepšie pracovať s cash flow. Práve tu prichádza na rad EDI – nástroj, ktorý už dávno nie je len o výmene dokumentov, ale o získaní kontroly nad tým, čo sa vo vašom dodávateľskom reťazci skutočne deje.

Najčastejšie problémy dodávateľsko-odberateľských reťazcov

Súčasná realita dodávateľsko-odberateľských reťazcov vyzerá v mnohých firmách stále takto:

• neisté dodávky,
• preťažená logistika,
• časté výpadky,
• vysoká chybovosť,
• a tlak na znižovanie nákladov.

Plánovanie výroby a zásob kvôli týmto komplikáciám často pripomína jazdu naslepo a každá chyba v reťazci sa násobí - od prebytku na sklade po zbytočne blokovaný kapitál.

Zároveň rastie závislosť na kľúčových dodávateľoch. Výroba býva naviazaná na niekoľko zásadných partnerov, bez ktorých sa celý proces zastaví. Stačí, ak jeden z nich zlyhá, a problém s materiálom alebo chybný spracovaný objednávkový výkaz sa okamžite prenáša na vás. Nemáte alternatívu alebo aspoň spoľahlivý prehľad o výkone dodávateľov, znamená to priamy risk, ktoré môže ohroziť celý biznis - od nedodržaní termínov po stratu kľúčových zákazníkov.

Dôležitým krokom k riešeniu týchto problémov sú kvalitné dáta. Bez nich sa mnohé rozhodnutia v dodávateľskom reťazci dejú intuitívne alebo spätne. Výkon dodávateľov sa nehodnotí systematicky, OTIF (on time in full) analýzy chýbajú alebo nie sú aktuálne a chýba tiež reálny obraz o problémoch. Bez dát sa nedá riadiť ani zlepšovať a už vôbec nie predvídať.

Od tabuliek k prehľadu v reálnom čase: Ako EDI mení riadenie dodávateľov

Elektronická výmena dát (EDI) je vnímaná mnohými firmami len ako služba na prenos objednávok, faktúr a ďalších dokumentov v štruktúrovanom formáte. Ak ju ale správne nastavíte, stane sa z nej plnohodnotný nástroj pre riadenie odberateľsko-dodávateľského reťazca.

Komunikácia s dodávateľmi prebieha pomocou EDI nasledovne:

• objednávku odošlete ako EDI správu priamo do informačného systému dodávateľa,
• jeho systém automaticky vygeneruje potvrdenie o prijatí objednávky, avízo o odoslaní tovaru alebo faktúru — všetky tieto dokumenty sa hneď prepíšu do vášho systému,
• dáta získané z tejto komunikácie môžete okamžite využiť.

EDI vám umožní pracovať s dátami v reálnom čase a priamo ich využiť v konkrétnych rozhodnutiach. Už nesledujete len doručil/nedoručil, ale tiež prečo, kedy a za koľko. Pomocou dát z EDI tak môžete merať výkon svojich dodávateľov:

• sledujete, jak často dodávajú načas a kompletne (OTIF),
• ako rýchlo reagujú,
• a koľko chýb sa v objednávkach objavuje.

Vďaka tomu môžete zaviesť kroky pre zefektívnenie procesov, napríklad:

• odmeny pre dodávateľov za spoľahlivosť,
• penalizácie dodávateľov za chyby,
• výmenu nespoľahlivých či pomalých dodávateľov,
• alebo aj presnejšie predikcie výroby a nákupu.

Dodávatelia vďaka EDI presne vedia, čo a kedy majú dodať, a vy máte istotu, že im vaša objednávka nezapadla. Namiesto preposielania e-mailov a telefonátov sa opierate o jednotný, transparentný dátový tok. Plus získate dátový základ pre reporting, predpovede a rozhodovanie. EDI sa tak stáva mozgom celého dodávateľského reťazca.

EDI ako hrádza proti chaosu: 3 kľúčové prúdy, ktoré udržia reťazec v pohybe

Ako sme spomenuli, EDI automatizuje výmenu dokumentov a pomáha riadiť dodávateľov. Zároveň ale zabezpečuje plynulý chod celého dodávateľsko-odberateľského reťazca.

Ten funguje len vtedy, keď sú zladené tri kľúčové „prúdy“. Akonáhle sa jeden zadrhne, celý reťazec sa môže pretrhnúť. S EDI predídete týmto zásekom skôr, než nastanú:

1. ‍Tovar – Aby nedochádzalo k preťaženiu skladov ani k výpadkom dodávok, musia byť tok tovaru a materiálov dobre naplánované a priebežne riadené. EDI automatizuje prenos objednávok, dodacích listov i potvrdení o prijatí tovaru, takže máte vždy aktuálny prehľad o tom, čo kde je a kedy dorazí ďalšia zásielka.‍
2. Informácie – Nejde len o prehľad vo vlastnej firme. Potrebujete tiež vedieť, čo sa deje u vašich dodávateľov a ich subdodávateľov. EDI prepája všetky články reťazca a umožňuje zdieľať dáta v reálnom čase. Namiesto ručného prepisovania alebo čakania na e-maily máte okamžitý prístup k presným, štandardizovaným informáciám.‍
3. Peniaze – Rýchle a presné spracovanie faktúr a ďalších dokumentov je pre cash flow kľúčové. EDI eliminuje chyby z ručného zadávania a zaisťuje, že dokumenty dorazia včas a v potrebnom formáte. Vďaka tomu zrýchlite schvaľovanie, lepšie sledujete záväzky a pohľadávky a máte kontrolu nad financiami. Ideálne je v tomto prípade kombinácia EDI a financovanie dodávateľskej siete.

A čo viac: s takouto úrovňou prehľadu a kontroly sa aj manažérske rozhodovanie stáva kľudnejšie a strategickejšie. V konečnom dôsledku ide totiž o to, aby vaše firma nebola len rýchla, ale tiež predvídateľná, stabilná a odolná.

Získajte jasný prehľad o výkone svojich dodávateľov. Ozvite sa a zistíme, ako môže EDI pracovať aj pre vás.