Ako na digitalizáciu faktúr a ich automatizované spracovanie?

Papierové faktúry, nekonečné prepisovanie a schvaľovanie, ktoré trvá večnosť? Ak vám to znie povedome, nie ste sami.

Mnoho firiem stále spracováva faktúry ručne. Digitalizácia tento proces zásadne mení. Faktúry dorazia e-mailom, prostredníctvom elektronickej výmeny dát (EDI) alebo sú naskenované. Následne technológie ako OCR (Optical Character Recognition) a umelá inteligencia (AI) automaticky rozpoznajú kľúčové údaje – sumy, variabilné symboly alebo napríklad identifikáciu dodávateľa. Tie sa potom bez manuálneho zásahu prepoja s účtovným alebo ERP systémom (Enterprise Resource Planning), kde pokračuje ich ďalšie spracovanie.

Medzi hlavné prínosy digitalizácie a automatického extrahovania faktúr bezpochyby patria:

• Úspora času – faktúry sa spracovávajú a schvaľujú rýchlejšie, bez nutnosti ručného prepisovania.
• Zníženie chybovosti – automatizácia eliminuje ľudské chyby pri prenose údajov.
• Lepší prehľad a kontrola – digitálne faktúry sú archivované elektronicky a ľahko dostupné.

Ako funguje automatické extrahovanie faktúr v praxi?

Automatické extrahovanie faktúr využíva technológie ako OCR (optické rozpoznávanie znakov) a umelú inteligenciu, ktoré dokážu previesť papierové alebo elektronické faktúry do štruktúrovanej digitálnej podoby. Proces prebieha v niekoľkých krokoch:

• Príjem faktúry – faktúry dorazia e-mailom, cez elektronickú výmenu dát (EDI) alebo sú naskenované.
• Automatické extrahovanie údajov – systém identifikuje kľúčové údaje, ako sú sumy, dodávatelia, variabilné symboly a dátumy splatnosti.
• Validácia údajov – extrahované informácie sa automaticky porovnávajú s objednávkami, zmluvami alebo účtovnými záznamami.
• Schvaľovací workflow – faktúry sa smerujú na schválenie podľa prednastavených pravidiel, napríklad na základe sumy či oddelenia.
• Archivácia a export – schválené faktúry sa automaticky zaúčtujú a bezpečne uložia do digitálneho archívu.

Prečo investovať do automatizácie faktúr?

Legislatíva a elektronická archivácia

Podľa zákonných požiadaviek musia byť faktúry uchovávané niekoľko rokov. Elektronická archivácia nielenže spĺňa legislatívne normy, ale tiež umožňuje jednoduchý prístup k starším faktúram a ich rýchle vyhľadanie podľa rôznych parametrov.

Návratnosť investície do automatizácie

Firmy, ktoré prešli na plne automatizované spracovanie faktúr, uvádzajú 3× rýchlejšie spracovanie faktúr. Automatizácia tiež prináša finančné úspory vďaka eliminácii manuálnej práce a zjednodušeniu celého procesu.

Zrýchlenie schvaľovacieho procesu

Systém umožňuje nastaviť pravidlá pre automatické schvaľovanie faktúr do určitej sumy alebo na základe iných parametrov. To znamená, že účtovný tím nemusí ručne spracovávať každú faktúru zvlášť a schvaľovanie prebieha rýchlejšie.

Ako vybrať správne riešenie na automatizované spracovanie faktúr?

Pri rozhodovaní o vhodnom nástroji je dôležité zvážiť niekoľko zásadných faktorov:

• Podpora pokročilého OCR – aby systém správne rozpoznával údaje z rôznych typov faktúr.
• Integrácia s firemnými systémami – prepojenie s účtovným softvérom alebo ERP je zásadné pre efektívne spracovanie.
• Možnosť elektronickej archivácie – bezpečné uchovanie faktúr v digitálnej podobe.
• Flexibilný schvaľovací workflow – automatizácia schvaľovania faktúr podľa firemných pravidiel.
• Prehľadné a intuitívne rozhranie – jednoduché ovládanie pre každodennú prácu.

Chcete automatizovať spracovanie faktúr? Vyskúšajte iNVOiCE FLOW

Riešenie iNVOiCE FLOW od GRiTu ponúka kompletnú digitalizáciu fakturačného procesu. Vďaka pokročilému extrahovaniu údajov, efektívnemu schvaľovaciemu workflow, rozúčtovaniu medzi rôznych schvaľovateľov a vytváraniu aj schvaľovaniu objednávok na jednom mieste a bezpečnej elektronickej archivácii môžete znížiť administratívnu záťaž a získať lepšiu kontrolu nad firemnými financiami.

Zistite viac o možnostiach automatizácie faktúr.

‍