Ako umelá inteligencia mení účtovníctvo v slovenských firmách

Hoci umelá inteligencia môže stále pôsobiť ako niečo vzdialené a futuristické, v skutočnosti sa už udomácňuje naprieč trhom – a to aj v malých slovenských firmách. Nejde pritom o drahých robotov či virtuálnych asistentov, ale o inteligentné programy a aplikácie, ktoré sa samy učia, preberajú a automatizujú rutinné úlohy.

Vezmime si účtovníctvo, konkrétne spracovanie faktúr. Každý doklad prechádza rovnakým kolotočom – účtovník ho musí manuálne overiť, skontrolovať všetky náležitosti, nechať schváliť nadriadeným a nakoniec prepísať do účtovného systému. Tento proces si vyžiada priemerne 10–15 minút práce, a ak firma mesačne spracováva stovky či tisíce dokladov, hodiny strávené rutinnými úlohami sa rýchlo sčítajú.

Automatizácia mení zaužívané postupy

Dnešný trh ponúka riešenia, ktoré s týmto bremenom pomáhajú. Inteligentný softvér na automatizované spracovanie faktúr dokáže prijatú faktúru tzv. „vyťažiť“ – prečítať údaje z faktúry, poslať ich na schválenie nadriadenému a pripraviť ich na export do účtovného systému. Účtovník potom už len kontroluje správnosť vyťažených údajov.

„Predtým sme jednu faktúru spracovávali priemerne štvrť hodiny, dnes to zvládame za 5 minút. Ušetrili sme tak odhadom 60 hodín práce mesačne,“ hovorí hlavná účtovníčka Iva Šmerdová zo spoločnosti MoroSystems, ktorá využíva riešenie iNVOiCE FLOW od spoločnosti GRiT.

Keďže tieto riešenia poháňa umelá inteligencia, časom sa neustále zdokonaľujú. Počas prvých týždňov si vyžadujú dôkladnejšiu kontrolu správnosti údajov, no s každou spracovanou faktúrou rastie ich presnosť. Ako potvrdzuje hlavná účtovníčka spoločnosti Smart Comp. (prevádzkovateľ internetu NETBOX a televízie Kuki) Šárka Pavelková: „Úspešnosť systému sa viditeľne zlepšuje“ a firma dokonca zvažuje úplné zrušenie manuálnej kontroly.

Technológia dostupná pre každého

Prekvapivé je, že automatizáciu fakturácie si môže dovoliť prakticky každá firma. Počiatočná investícia v desiatkach tisíc korún a mesačné prevádzkové náklady v jednotkách tisíc predstavujú dostupné riešenie. Návratnosť je obzvlášť zaujímavá pre spoločnosti, ktoré spracovávajú viac než 100 faktúr mesačne alebo sa potýkajú s pomalými schvaľovacími procesmi. Väčšina takýchto firiem zaznamená návratnosť investície už v priebehu niekoľkých mesiacov.

Vypočítať si potenciálne úspory nie je zložité – stačí spočítať mesačné náklady na manuálne spracovanie faktúr a porovnať ich s nákladmi na automatizované riešenie. Pre väčšinu firiem je táto kalkulácia príjemným prekvapením.

Keď zmena prekvapí príjemne

Hoci sú prínosy automatizácie jasne merateľné, niektoré firmy pred zavedením novej technológie prirodzene váhajú. „V niektorých firmách sme boli svedkami až hysterických reakcií, keď účtovníci odmietali nový systém používať,“ hovorí vedúci obchodného tímu Pavel Janyška zo spoločnosti GRiT. Skúsenosti však ukazujú, že po úvodnom oboznámení sa so systémom sa počiatočná nedôvera mení na pozitívnu skúsenosť a nový nástroj si účtovníci pochvaľujú.

Doterajšie skúsenosti navyše ukazujú, že firmy po zavedení automatizácie neznižujú počet zamestnancov, ale skôr hľadajú pre účtovníkov a fakturantov prácu s vyššou pridanou hodnotou. Automatizácia rutinných procesov je prirodzeným vývojom – a firmy, ktoré tento trend zachytia včas, získavajú výrazný náskok.

‍

Zaujíma vás, aký potenciál skrýva automatizácia vo vašej firme? Skúste si spočítať, koľko času trávite spracovaním faktúr – často sa ukáže, že úspory môžu byť väčšie, než by ste očakávali.

Chcete vedieť viac? Ozvite sa nám a spoločne nájdeme spôsob, ako vám automatizácia môže uľahčiť prácu.