Znížte náklady na administratívu: EDI vs e-mail. Kedy je čas na zmenu?

Hovorí sa, že čas sú peniaze. Ale čo ak vám okrem času unikajú aj zbytočné náklady kvôli neefektívnej komunikácii s dodávateľmi? Ak stále spracúvate objednávky, faktúry alebo dodacie listy ručne z e-mailov, možno je už čas na zmenu.

Pozrime sa na situácie, kedy sa oplatí prejsť na EDI – elektronickú výmenu dát – a aké konkrétne úspory vám tento krok prinesie.

E-mail je dobrý sluha, ale...

‍Predstavte si situáciu: Príde e-mailom objednávka. Niekto ju musí stiahnuť, otvoriť, skontrolovať, prepísať do ERP, znovu skontrolovať, poslať potvrdenie. Potom prídu dodacie listy a faktúry. A celé sa to opakuje – deň čo deň.

Stačí jeden preklep v čísle položky, zle zadaná cena alebo zabudnutý kus tovaru a vznikne chyba, ktorá znamená reklamáciu, dobropis alebo zdržanie dodávky.

E-mailová komunikácia síce funguje, ale jej kapacity a spoľahlivosť majú svoje limity. Ak vám začína narastať administratívna záťaž, EDI je logický ďalší krok.

Čo je to vlastne EDI?

EDI, teda Electronic Data Interchange, je efektívny spôsob, akým si firmy medzi sebou vymieňajú obchodné dokumenty – objednávky, faktúry, dodacie listy a ďalšie – priamo medzi svojimi informačnými systémami. Bez papiera, bez prepisovania, bez chýb.

Zjednodušene povedané – objednávka vytvorená v systéme odberateľa sa automaticky prenesie do systému dodávateľa. To isté platí pre faktúru alebo dodací list. Doklady tak „cestujú“ elektronicky, bezpečne a hlavne efektívne.

Prečo firmy prechádzajú z e-mailu na EDI?

Z rovnakého dôvodu, prečo chodíte do práce autom a nie na koči, a prečo dnes každý používa mobil namiesto pevnej linky – pretože to každodenne uľahčuje život. Nevyužiť moderné riešenie plné nepopierateľných výhod, ktoré je vám navyše plne k dispozícii, je skrátka hriech.

Aké sú teda hlavné prednosti EDI?

Úspora nákladov na administratívu

• Zbavíte sa ručného prepisovania.
• Ušetríte čas pracovníkov a obmedzíte potrebu najímať ďalších ľudí pri raste firmy.
• Znížite náklady na tlač, papier a fyzickú archiváciu.

Menej chýb a reklamácií

• Objednávky, dodacie listy aj faktúry prúdia v priebehu minút, nie hodín či dní.
• Zrýchľuje sa príjem tovaru, fakturácia aj proces objednávania.

Rýchlejšie spracovanie dokladov

• Automatický prenos dokladov minimalizuje chyby.
• Menej dobropisov, menej reklamácií a menej zaťaženia.

Zlepšenie cash flow

• Vďaka rýchlejšej fakturácii a potvrdeniu dokladov dochádza k plynulejšiemu toku peňazí.

Bezpečnosť a legislatívna zhoda

• Vše běží na prověřených službách cloudových gigantů jako Amazon (AWS) či Windows (Azure), díky čemuž je garantována maximální ochrana dat zákazníků.
• Data jsou pojištěná, pravidelně zálohovaná, v souladu s GDPR a dostupná pouze autorizovaným uživatelům.
• Přenos je šifrovaný a opatřený elektronickým podpisem.
• Doklady mají plnou právní váhu a jsou bezpečně archivovány.

Naše komplexné riešenie pre elektronickú výmenu dát ORiON EDI navyše podporuje medzinárodné štandardy EDI, ako sú EANCOM, UN/EDIFACT a ISDOC, takže môžeme vymieňať dokumenty naprieč rôznymi systémami a trhmi úplne bez obáv.

ORiON EDI je kompatibilný s viac ako 160 ERP systémami, vrátane veľkých hráčov ako SAP, Pohoda, Money či Abra, čo zabezpečuje automatický prenos dát priamo do vášho systému bez manuálneho zásahu.

Kedy sa oplatí prejsť na EDI?

Zásadnou otázkou teda nie je, či vymeniť e-mail za EDI, ale kedy to urobiť. Kedy už skrátka e-mail nestačí a blokuje zdravý rozvoj firmy? Odpoveď je pomerne jednoduchá.

Ak si s obchodnými partnermi vymeníte viac než niekoľko desiatok dokladov mesačne, začína byť EDI jednoznačne efektívnejšie než e-mail.

Typicky sa prechod na EDI oplatí v týchto situáciách:

• Túžite efektívne vyťažiť všetky dostupné firemné dáta
• Pripravujete expanziu, rozširujete portfólio dodávateľov
• Potrebujete lepšie plánovať kapacity a objednávky u veľkých odberateľov
• Chcete optimalizovať a rozvíjať proces zásobovania – napr. distribučných centier
• Firma rastie a administratívny tím nestíha
• Chcete eliminovať chyby a reklamácie
• Potrebujete rýchlejší príjem tovaru alebo fakturáciu

A koľko to vlastne stojí?

Možno vás prekvapí, že EDI už dávno nie je drahá technológia „len pre veľkých“. Práve naopak – naše súčasné cloudové riešenie ORiON EDI je cenovo dostupné aj pre oveľa menšie firmy.

Náklady na prevádzku sa pri ORiONe pre dodávateľov bežne pohybujú okolo pár stoviek až tisícok. Pri ORiONe pre odberateľov závisí cena od viacerých faktorov, ale najčastejšie sa pohybuje v stovkách až tisícoch eur.

Úspory tak niektoré firmy pocítia okamžite už počas prvých týždňov či mesiacov, čo je možné aj vďaka tomu, že ORiON pre dodávateľov vieme plne nasadiť počas 2–3 dní.

Ušetrite s EDI aj vy

Poďme si to zhrnúť: Ak vaša firma pôsobí v oblastiach ako retail, logistika či e-commerce a stále fungujete na báze e-mailov a ručného prepisovania, je veľmi pravdepodobné, že prechod na EDI vám prinesie:

• Úsporu peňazí, ktoré môžete alokovať napríklad na nové projekty
• Úsporu času, ktorý môžete využiť oveľa produktívnejšie a zmysluplnejšie
• Menej chýb a s tým ruka v ruke aj menej stresu

Ak si stále nie ste istí, radi vám s rozhodnutím pomôžeme. Dodávateľom ponúkame bezplatnú konzultáciu, kde zodpovieme všetky vaše otázky, a odberatelia si môžu priplatiť vstupnú analýzu, v ktorej spoločne zmapujeme vaše procesy, zameriame sa na celkovú efektivitu firmy a spočítame, aké konkrétne úspory by vám EDI prinieslo.

Ozvite sa nám. Stretneme sa osobne alebo online a preberieme, ako vďaka EDI znížiť náklady aj vo vašej firme.