Spracovávať doklady 4x rýchlejšie a priamo z pláže? Vitajte vo svete digitalizovaného účtovníctva.

Riadiť daňovú alebo účtovnú kanceláriu dnes znamená oveľa viac než len „viesť účtovníctvo“. Znamená to riešiť logistiku dokladov, problémy s archiváciou, chybovosť pri prepisovaní a tlaky na rýchlosť spracovania. Kto chce v dnešnej dobe riadiť svoju firmu efektívne a držať krok s dobou, musí hľadať riešenia. A tým je digitalizácia účtovníctva. Ako ju uchopiť prakticky a bezbolestne?

Keď šanóny pretekajú, nenastal čas na zmenu?

Prevziať zodpovednosť za desiatky alebo stovky klientov v účtovnej firme znamená zabezpečiť presnosť, rýchlosť a transparentnosť. Lenže bez nástrojov to nejde – najmä keď sa dokumenty zbierajú e-mailom, poštou alebo sa po ne dokonca musí ku klientovi. Meškanie, nutnosť fyzickej prítomnosti, prepisovanie a chybovosť sú každodennou realitou.

Účtovníci navyše nie sú roboti, hoci mnohí z nich stále robia prácu, ktorú by hravo zvládol stroj – prepisujú doklady a tlačia stohy faktúr na archiváciu. Účtovná profesia si tak stále nesie povesť nudnej, rutinnnej práce. Ale to nie je fér. Veď moderná účtovná kancelária 21. storočia má byť omnoho viac partnerom, ktorý pomáha firmám orientovať sa v číslach, radí, analyzuje a plánuje.

Do bodu zlomu sa dostala aj Daňová a účtovná kancelária Meitnerová dane + účto s.r.o.. Kvôli množstvu papierových dokladov musela neustále rozširovať kanceláriu a osobne ich vyzdvihovať u klientov. Fyzická archivácia bola čoraz náročnejšia, vznikali chyby a preťaženie tímu rástlo.

Účtovné kancelárie: Čo ich dnes najviac trápi?

Na základe detailnej prípadovej štúdie Daňovej a účtovnej kancelárie Meitnerová a ďalších dát vyplýva niekoľko opakujúcich sa tém, ktoré trápia účtovné kancelárie a agentúry, a to predovšetkým:

Papierová archivácia ako nočná mora

Zákon síce umožňuje elektronické uchovávanie, ale množstvo firiem stále tlačí. Prečo? Zvyk, neistota, nedôvera v technológie. A výsledok? Plné pivnice, pretekajúce regály a vysoké náklady na stále rastúce archivačné priestory.

Ručný prepis ako strojová práca

Až 50 % chýb robia brigádnici pri ručnom prepisovaní faktúr. Aj skúsený účtovník má pri tomto monotónnom úkone 2 % chybovosť. A každá chyba znamená čas navyše – na opravu, kontrolu aj nepríjemné vysvetľovanie.

Ako s tým pomôže digitalizácia?

Digitalizácia nie je len o tom, že faktúru prevediete do PDF. Moderné nástroje ako iNVOiCE FLOW automatizujú celý cyklus:

• Faktúra príde e-mailom, z portálov, poštou alebo ako fotka z mobilu a rovno sa načíta do systému.
• Automaticky sa načítajú kľúčové údaje (dodávateľ, suma, dátum splatnosti).
• Schválené faktúry sa pripravia na zaúčtovanie a automaticky sa archivujú – podľa zákonnej lehoty a s ročnou rezervou navyše. Všetko je ľahko dohľadateľné podľa dodávateľa, zákazky, pobočky alebo EČV.

A výsledky? iNVOiCE FLOW umožnil Daňovej a účtovnej kancelárii Hany Meitnerovej prejsť na bezpapierovú prevádzku, čo nielen odstránilo potrebu fyzickej archivácie, ale aj výrazne zrýchlilo celý proces spracovania dokladov. Zároveň sa zvýšila celková efektivita práce v kancelárii.

• Spracovanie dokladov je teraz o štvrtinu rýchlejšie
• Chybovosť sa výrazne znížila, hlavne odstránením rutiny
• Doklady možno spracovávať odkiaľkoľvek
• Elektronická archivácia ušetrila náklady na priestor aj tlač

Čo daňové a účtovné kancelárie na digitalizácii ocenia najviac?

Čas a kapacita – neviditeľný prínos s obrovským dopadom

Ušetrený čas je často neviditeľný, ale zásadný.
„Keď sme kedysi spracovávali sto dokladov naraz, trvalo nám to minimálne dve hodiny, pri zložitejších dokladoch podstatne viac. Dnes rovnaké množstvo dokladov zvládneme asi o štvrtinu rýchlejšie než predtým,“ hovorí spokojne Hana Meitnerová.

Vďaka digitalizácii s iNVOiCE FLOW je pripravená na potenciálny rast svojej kancelárie, pretože teraz dokáže spracovať viac dokladov s rovnakým počtom ľudí. Netreba prijímať nových zamestnancov ani hľadať väčšiu kanceláriu.
„A ušetrila som samozrejme aj za tlač, od nasadenia som spotrebovala hádam len dva balíky kancelárskeho papiera a toner som nemusela kupovať vôbec,“ dodáva.

Z obchodného pohľadu to všetko znamená:

• Vyššiu maržu na klienta
• Možnosť obslúžiť viac klientov
• Nižšie náklady na prevádzkovú réžiu
• Vyššiu spokojnosť klientov vďaka rýchlosti a prehľadnosti

Audit? V kľude a pohode

Jedným z častých „neviditeľných“ benefitov digitalizácie je pripravenosť na audit. Ak bude klient potrebovať čokoľvek dohľadať, nebude musieť účtovník cestovať do kancelárie po jeho šanóny a hľadať v nich potrebný dokument. Všetky doklady sú totiž elektronicky archivované a opatrené metadátami, takže ich dohľadanie je otázkou pár kliknutí.

Flexibilita práce aj tímu

Ďalším benefitom je možnosť pracovať odkiaľkoľvek. V kancelárii Hany Meitnerovej už dokonca úspešne otestovali spracovanie dokladov z tabletu na pláži. To je viac než komfort – je to nástroj riadenia kapacít, motivácie ľudí a v krízových obdobiach aj zabezpečenia chodu firmy.

Vďaka digitalizácii môžu doklady kontrolovať aj menej skúsení pracovníci, zatiaľ čo seniorní účtovníci sa venujú špecializovaným úlohám.

iNVOiCE FLOW navyše umožňuje nastaviť si procesy tak, aby vyhovovali rôznym typom klientov. „Klienti s viac než 50 dokladmi mesačne ich posielajú priebežne po dávkach a účtovníci ich v iNVOiCE FLOW postupne kontrolujú a posielajú na spracovanie. Klienti s menším množstvom dokladov potom s nami majú dohodnuté termíny, do ktorých posielajú všetky doklady za uplynulý mesiac hromadne,“ chváli nastavený systém Meitnerová.

Presnosť bez únavy

Rutinný prepis stoviek faktúr denne vedie zákonite k chybám. Systém iNVOiCE FLOW chybovosť znižuje, pretože údaje vyťažuje automaticky. Účtovníci kontrolujú iba výnimky. V Daňovej a účtovnej kancelárii Meitnerovej tak napríklad znížili chybovosť, eliminovali rutinu a zvýšili celkovú kvalitu výstupu.

Nebojte sa budúcnosti, digitalizujte

Digitalizácia nie je cieľ, ale cesta. A na tejto ceste dnes môže účtovná kancelária získať oveľa viac než len úsporu času. Získa pokoj, istotu, prehľad a priestor – na zmysluplnejšiu prácu, na rozvoj vzťahov s klientmi aj na udržateľný rast.

Ako hovorí sama Hana Meitnerová: „Už sa nemusíme prehrabávať v papieroch a hľadať faktúry v starých šanónoch. Teraz máme všetko prehľadne a rýchlo k dispozícii. A to sa počíta.“

Ste aj vy daňovou či účtovnou firmou, ktorá spracováva 200 a viac faktúr mesačne? Ide o riešenie, ktoré sa 100 % oplatí – ekonomicky aj ľudsky.

Neváhajte nás kontaktovať a rezervujte si konzultáciu, na ktorej vám vysvetlíme všetko, čo vás ohľadom digitalizácie a automatizácie spracovania faktúr zaujíma.