Online faktúry v doprave: Digitalizácia účtovníctva pre špedičné firmy
Doprava a špedícia patria medzi odvetvia, kde sa úspech meria konkrétnymi číslami. Koľko kilometrov najazdilo každé vozidlo, aká je spotreba paliva, či sa dodržali termíny nakládky. Zatiaľ čo vaši vodiči brázdia cesty a riešia každodenné problémy – od dopravných komplikácií až po náročných zákazníkov – vo vašej administratíve sa odohráva vlastný príbeh.
Faktúry za palivá, servis, mýto, externých dopravcov. Každý deň ich dorazia desiatky, každá v inom formáte, od iného dodávateľa. A všetky čakajú na spracovanie, kontrolu, schválenie a zaplatenie. Vo chvíli, keď sa tento proces začne spomaľovať alebo komplikovať, pocíti to celá firma – od vodičov až po kľúčových partnerov.
Keď sa z účtovníctva stáva brzda firmy
Predstavte si scenár, ktorý možno až príliš dobre poznáte. Je pondelkové ráno a na vašom stole sa kopia faktúry za uplynulý týždeň. Palivá, servis, mýto, subdodávatelia. Každú je potrebné prepísať, skontrolovať, priradiť k správnej zákazke a nájsť niekoho, kto ju schváli. Medzitým volá dispečer, subdodávateľ odmieta naložiť ďalšiu zásielku, kým nedostane zaplatené za predchádzajúcu. Váš vodič čaká na čerpacej stanici, pretože platobná karta je zablokovaná kvôli prekročenému limitu, o ktorom ste netušili.
Takto vyzerá realita firiem, kde sa účtovníctvo robí po starom.
A práve tu sa z administratívy stáva brzda – neviditeľná, no o to viac bolestivá. Zdržuje prevádzku, komplikuje vzťahy s dodávateľmi a zahlcuje tím rutinnými úlohami, ktoré by už dávno mohla zvládať automatizácia. Čas, ktorý by vaši ľudia mohli venovať plánovaniu, kontrole nákladov alebo riešeniu nečakaných situácií, mizne v prepisovaní dokladov a dohľadávaní schválení.
Prečo manuálne spracovanie faktúr nestačí
Dopravné spoločnosti čelia špecifickým výzvam, ktoré iné odvetvia nepoznajú:
Objem a rôznorodosť dokladov – denne sa cez váš stôl pretočí desiatky rôznych typov faktúr od pohonných hmôt cez diaľničné poplatky až po núdzové opravy na diaľnici. Každá má iný formát, iného dodávateľa, iný proces schvaľovania.
Časová citlivosť – keď sa nezaplatí načas za palivo, ako prví to pocítia vodiči na cestách. Meškanie v účtovníctve sa okamžite premietne do prevádzky.
Komplexnosť projektov – jedna zákazka môže zahŕňať viacero vozidiel, rôzne trasy, externých dopravcov. Správne priradiť náklady si vyžaduje detailnú znalosť každej operácie.
Manuálna práca s faktúrami je v takomto prostredí nielen zdĺhavá, ale aj riziková. Jedna zabudnutá neschválená faktúra či chybný údaj môže spustiť lavínu nedorozumení a zbytočných nákladov. A najmä – účtovný tím sa namiesto kontroly venuje prepisovaniu. Pritom práve digitalizácia a automatizácia týchto rutinných krokov im môže uvoľniť ruky a priniesť firme väčšiu kontrolu nad cash flow aj prevádzkou.
Začnite s automatizáciou skôr, než vás prerastú doklady
Ak vám do e-mailu denne prichádzajú desiatky faktúr a riešite, kto čo schválil, kde je doklad a kedy bude platba, potom je možno čas začať inak.
Dohodnite si s nami 30-minútový online hovor s ukážkou iNVOiCE FLOW. Ukážeme vám, ako môže automatizácia fakturácie fungovať konkrétne vo vašej firme s vašimi dodávateľmi, vaším ERP systémom a vašimi internými procesmi.