Digitalizácia účtovníctva: Ako firmy zrýchľujú schvaľovanie faktúr a zbavujú sa šanónov
Účtovníctvo býva pri digitalizácii často posledné v poradí. Práve tu sa však dá ušetriť najviac času. Ručné prepisovanie faktúr, papierové schvaľovanie a nekonečné hľadanie dokladov sú stále realitou v mnohých firmách. Pritom existuje jednoduchšia cesta, ako túto rutinu zautomatizovať. V článku ukážeme, ako digitalizácia účtovníctva funguje v praxi a prečo firmy ako JABLOTRON ALARMS už papierové kolečko neriešia.
Papierové faktúry, ručné opisovanie, schvaľovanie cez e-mail... To všetko je stále bežná prax v mnohých firmách. Zatiaľ čo v logistike a obchode sa digitalizácia rieši naplno, účtovné oddelenie často zostáva bokom.
Nie je to o neochote zmeniť sa. Vo väčšine prípadov ide jednoducho o nedostatok času, obavy zo straty kontroly alebo zlé skúsenosti s predchádzajúcimi nástrojmi. Výsledkom je, že aj vo firmách, ktoré digitalizovali výrobu alebo sklad, účtovníci stále prepisujú faktúry do ERP systému a schvaľujú ich ručne. A to je škoda. Práve účtovníctvo má obrovský potenciál na zjednodušenie a zrýchlenie práce.
Digitalizácia účtovníctva totiž nie je len o pohodlí. Ide o rýchlejší prehľad o cash flow, presnejšie predikcie a elimináciu auditných rizík. Tieto benefity ocení každý finančný riaditeľ aj majiteľ firmy, najmä v časoch, keď sa kladie dôraz na efektivitu.
Koľko času účtovné oddelenie reálne stráca?
Priemerná česká firma spracuje približne 300–500 prijatých faktúr mesačne. Väčšie firmy idú do tisícok. Manuálne prepisovanie jednej faktúry zaberie 5–10 minút. Schvaľovanie cez e-mail a telefonické urgovanie pridáva ďalšie desiatky minút.
V realite tak účtovníci strávia:
- 2 hodiny denne len prepisovaním faktúr,
- ďalšie 2–3 hodiny týždenne ich schvaľovaním,
- a množstvo času hľadaním dokladov na kontrolu či audit.
Ako vyzerá digitalizácia účtovníctva v praxi
Digitalizácia nie je len o „zbavení sa papiera“. Mala by sa chápať ako zmena spôsobu práce. Faktúra príde, systém ju automaticky načíta, vyťaží dáta a priradí zodpovednej osobe podľa pravidiel. Schvaľovanie prebieha online v rámci vopred definovaného workflow. Účtovník už nič neprepisuje, nepreposiela, nehľadá. Venuje sa účtovaniu, neobvyklým prípadom a analýze nákladov.
- Pred: Faktúra → e-mail → tlač → opis → preposielanie → schvaľovanie → archivácia
- Po: Faktúra → automatický import → automatické priradenie → online schválenie → archivácia
JABLOTRON: Týždenné schvaľovanie sa skrátilo na pár hodín
Typický príklad? JABLOTRON ALARMS. Predtým trvalo schválenie jednej zložitejšej faktúry aj týždeň. Doklad putoval cez 5–7 ľudí, ktorí si prechádzali kolečko medzi nákupom, výrobou, financiami a manažmentom. Každý čakal, kým príde na rad. Dnes ten istý proces trvá hodiny, nie dni. Účtovníci trávia prepisovaním a schvaľovaním faktúr o 60 % menej času.
„Časová úspora je najviditeľnejšia pri faktúrach za dopravu, ako sú Česká pošta alebo GLS. Tieto faktúry bývajú veľmi členité a rôzne položky schvaľujú rôzne oddelenia. V iNVOiCE FLOW jednoducho faktúry rozdelíme a pošleme schvaľovateľom,“popisuje Špringl, CIO spoločnosti JABLOTRON ALARMS.
Vďaka tomu má firma okamžitý prehľad, kde sa faktúra nachádza, kto ju má na starosti a v akom je stave. Celú prípadovú štúdiu si môžete prečítať tu.
Pre koho je digitalizácia účtovníctva zásadná?
Firmy, ktoré každý mesiac spracovávajú desiatky, stovky či tisíce faktúr, dobre vedia, aký chaos môže vzniknúť. Nie je dôležité, či ide o výrobný podnik, účtovnú agentúru, hotel alebo autoservis. Každá firma, ktorá pracuje s väčším objemom dokladov a potrebuje mať jasno v tom, kto čo kedy schválil, ocení prehľad a rýchlosť, ktorú automatizácia faktúr prináša.
Obzvlášť v prípadoch, kde sa náklady viažu na konkrétne zákazky, pobočky alebo klientov, pomôže systém ako iNVOiCE FLOW odstrániť zbytočný chaos. Všetko prebieha podľa nastavených pravidiel, bez improvizácie a „dohod medzi oddeleniami“.
Ako začať jednoducho a prakticky
Nečakajte. Začnite tam, kde to bude mať najväčší dopad: pri prijatých faktúrach. Prvé výsledky vás prekvapia. Chcete si vyskúšať, ako by to vyzeralo aj u vás?
U nás v GRiTe vám ukážeme konkrétne, ako môže vyzerať digitalizované účtovníctvo v praxi.