3x rýchlejšie spracovanie faktúr vďaka iNVOiCE FLOW
Úspora 60 hodín práce mesačne
Minimum chýb a digitalizácia faktúr
Pôvodný stav a problém
Pred zavedením iNVOiCE FLOW spracovávala firma všetky doklady ručne. Papierové faktúry musel zodpovedný človek naskenovať, pomenovať, uložiť na firemný disk, dať schváliť a následne zaviesť do účtovného systému. Pri elektronických faktúrach to bolo podobné, len namiesto skenovania sa faktúry najprv tlačili. Komplikácie do celého procesu vnášalo rozlišovanie uhradených a neuhradených faktúr (niektoré faktúry už boli uhradené zálohou) alebo fakt, že MoroSystems ako spoločnosť zastrešuje tri samostatné firmy s vlastnými identifikačnými údajmi.
Situácia v MoroSystems bola o to zložitejšia, že fakturáciu nikto nemal v hlavnej pracovnej náplni. Vo voľnejších chvíľach sa jej venovali dvaja interní ľudia, ktorých to zdržovalo od iných povinností, a externá fakturantka, ktorá do firmy dochádzala len dvakrát do týždňa. Nie vždy tak bola po ruke. „Cítili sme, že takto firma v 21. storočí nemôže fungovať,“ hovorí k tomu finančná kontrolórka spoločnosti Kamila Burgerová.
Ako to všetko prebiehalo
Pri rešerši trhu narazili na riešenie iNVOiCE FLOW, ktoré podľa opisu spĺňalo všetky ich požiadavky. Navyše si ho vďaka nízkej zriaďovacej cene mohli jednoducho vyskúšať bez toho, aby zbytočne riskovali.
Implementácia nástroja bola však zložitejšia. Skomplikoval ju najmä fakt, že pod MoroSystems pôsobia tri samostatné firmy. Veľa sa tak riešilo odlíšenie jednotlivých faktúr aj celý schvaľovací proces. Náročné bolo tiež napojenie na systém Money S3, ktorý vlastní externá účtovná kancelária a ľudia z MoroSystems k nemu pristupujú len vzdialene.
Došlo k nasledujúcim zmenám
V MoroSystems odhadujú, že spracovanie jednej faktúry teraz zaberie v priemere 5 minút – trikrát menej než predtým. Firma už tak nepotrebuje externú fakturantku a všetko si vybavuje interne.
Firma sa úplne zbavila papierových dokladov, sprehľadnila schvaľovací proces, minimalizovala počet chýb. A aj keď to nebol pôvodný zámer, iNVOiCE FLOW jej tiež pomohol zvládnuť dlhý covidový home office.
V MoroSystems sú s nástrojom spokojní a už s GRiTom riešia budúci vývoj. Momentálne napríklad pracujú na automatizácii spätného preposielania vybraných informácií zo zaúčtovaných faktúr z účtovného systému, aby mali nad tokom faktúr kompletnú kontrolu.
stiahnuť celú prípadovú štúdiuUšetrili sme približne pol pracovného úväzku, odhadom 60 hodín za mesiac. V dokladoch je navyše oveľa väčší prehľad, vidíme celú históriu faktúry, vieme, u koho sa práve nachádza, nič sa nestráca. Pocitovo tiež vnímame, že aj schvaľovatelia teraz cítia za faktúry väčšiu zodpovednosť.
