Papierové faktúry ohrozujú biznis: prečo v neistej dobe prejsť na elektronickú fakturáciu

Posielanie papierových faktúr je dnes už prežitok, ktorý stojí firmy zbytočné náklady a berie zamestnancom čas. V súčasnej dobe, kedy firmy bojujú s následkami koronavírusu, vychádzajú bolesti papierových procesov ešte viac na povrch. Ohrozujú cashflow, zdravie zamestnancov a všeobecne chod celej firmy. Zhrnieme vám najväčšie problémy papierových faktúr a poradíme, ako ich rýchlo vyriešiť digitálne.

Náklady a zdravie

Väčšina firiem a podnikateľov v Česku si už na elektronické podávanie faktúr zvykla a posiela ich napríklad e-mailom v PDF. Stále sú však takí, ktorí uprednostňujú papier a Českú poštu. U nás v GRiTe napríklad posielame faktúry poštou takmer pätine zákazníkov.

Ručné vybavovanie faktúr a posielanie poštou pritom zbytočne zaťažuje odosielateľa i príjemcu. Preto si papierovými faktúrami môžu firmy u obchodných partnerov kaziť reputáciu.

Odosielanie papierových faktúr je pritom aj nákladné. Papier aj tlač stoja peniaze a jedna odoslaná faktúra vyjde na 26 Kč poštovného. Podľa veľkosti firmy vyjdú náklady na papierové fakturovanie pokojne na státisíce korún ročne, náklady na elektronickú faktúru sú pritom násobne nižšie.

Posielanie papierových faktúr skomplikovala aj koronavírusová kríza. Administratívni pracovníci, ktorí papierové faktúry odosielali, často prešli na home office a ich nadriadení musia hľadať na odosielanie faktúr plán B. Ak zamestnávatelia kvôli papierovým faktúram pracovníkov na home office nepustili a asistenti musia s papierovými faktúrami stále chodiť na poštu, zbytočne hazardujú so zdravím.

Podľa legislatívy je pritom elektronická faktúra spĺňajúca všetky požadované náležitosti rovná tej papierovej.

Chaos v cashflow

Nielen v dobe núdzového stavu papierové fakturovanie podstatne brzdí odberateľsko-dodávateľský reťazec. Ak dodávateľovi stúpne dopyt a počet objednávok (napríklad aktuálne dodávateľom potravín alebo toaletného papiera), znamená to preňho aj viac faktúr a pohľadávok. Prehľad nad fakturáciou, teda nad tokom peňazí, pritom hrá v udržaní biznisu dôležitú úlohu.

Zvýšený dopyt je síce pre biznis radosťou, ale kvôli pomalému vybavovaniu faktúr môže mať firma množstvo peňazí na ceste, ale na účte reálne žiadne. To ju môže dohnať až k úveru, ktorý firme zbytočne ukrojí zisk. Pre všetkých dodávateľov je dôležité mať nad fakturáciou prehľad a dostať faktúry k odberateľom čo najskôr.

So skracovaním splatnosti faktúr síce pomôžu služby ako napríklad Roger, ale v kombinácii s prechodom na elektronickú fakturáciu sú ešte efektívnejšie.

Vo februári 2020 situáciu s papierovými faktúrami skomplikovalo aj dvojrýchlostné doručovanie, ktoré zaviedla Česká pošta. V prioritnom režime stojí jeden list 26 Kč a pošta ho doručí do druhého dňa. V lacnejšom ekonomickom režime stojí 19 Kč a pošta ho doručí pokojne až za 3 dni.

Niektorí podnikatelia sa kvôli ušetreniu uchyľujú pri odosielaní faktúr k ekonomickému režimu, čo termín doručenia ešte viac oddiali a tok peňazí sa na oboch stranách ešte viac znepriehľadní. Táto februárová novinka môže navyše ovplyvniť vnímanie doručovania faktúr s ohľadom na bežiacu splatnosť odo dňa vystavenia faktúry.

ORiON e-Fakturácia vás papierov zbaví

Všetkých vyššie zmienených problémov sa zbavíte v priebehu jedného dňa, keď prejdete na elektronickú fakturáciu. Na tú netreba nič iné, ako keď faktúru vyexportujete napríklad v PDF a odošlete ju obchodnému partnerovi e-mailom. Náš nástroj ORiON e-Fakturácia vám celý proces ešte viac uľahčí.

Faktúru vystavíte v informačnom systéme, ako ste zvyknutí. ORiON potom vygeneruje daňové doklady, elektronicky ich podpíše a automaticky ich odošle na e-maily príjemcov faktúr. Všetko v priebehu minúty bez jediného mililitra atramentu a bez návštevy pošty.

Dôležitý rozdiel medzi ORiONom a klasickým posielaním PDF faktúr v e-maile je funkcia Dôveryhodný elektronický archív, ktorá faktúry bezpečne archivuje a umožní jednoducho preukázať pôvod a pravosť originálov elektronických dokumentov. Zaistí všetko potrebné na to, aby elektronická fakturácia spĺňala legislatívne podmienky počas celých 11 rokov, počas ktorých musia firmy faktúry archivovať.

Zavedenie ORiON eFakturácie sa rýchlo prejaví aj na vašom účte. Napríklad firme Schneider Electric sa investícia do ORiONu vrátila po 3 mesiacoch a za rok vďaka nemu ušetrili 1 milión Kč.

Pomôžte sebe aj nám

Ak ste naši zákazníci a stále patríte medzi tých, ktorým odosielame faktúry papierovo, prosíme vás o súhlas so zasielaním elektronických faktúr. Ušetríte čas, peniaze a zdravie nielen sebe, ale aj nám a našej asistentke Veronike, ktorá s faktúrami pravidelne chodí na poštu. Žiadosť o súhlas sme vám v apríli poslali e-mailom. Ďakujeme, vážime si to.

Veríme, že s elektronickou fakturáciou váš biznis náročné obdobie úspešne prečká.