Efektívnejšie spracovanie prijatých faktúr vďaka viacerým vyťažovacím službám

Automatické vyťažovanie údajov z daňových dokladov (faktúr, účteniek atď.) šetrí firmám obrovské množstvo času. Bohužiaľ však nie vždy funguje bezchybne. Naše cloudové riešenie iNVOiCE FLOW preto ponúka tri rôzne vyťažovacie služby, ktorých kombináciou eliminujete problémové faktúry. Úspešnosť vyťažovania sa vďaka tomu zvyšuje.

Ako fungujú vyťažovacie služby všeobecne

Vyťažovacie služby slúžia na digitalizáciu príjmu daňových dokladov (najčastejšie faktúr alebo účteniek) v neštruktúrovaných formátoch – typicky PDF, PNG, JPEG, ISDOC alebo TIFF.

V praxi to funguje tak, že si firma zriadi dedikovanú e-mailovú schránku, ktorú napojí na vyťažovaciu službu. Hneď ako do tejto schránky príde doklad, vyťažovacia služba pomocou rozpoznávacích technológií (najčastejšie OCR, OMR alebo ICR) údaje z dokladu automaticky vyčíta, vyťaží a prepošle do informačného alebo účtovného systému.

Okrem samotného vyťažovania sa dajú využívať aj ďalšie súvisiace služby, napríklad schvaľovací workflow, elektronickú archiváciu dokladov alebo napojenie na účtovné systémy.

Vyťažovacie služby bohužiaľ nie sú 100 %

Komplikáciou však je, že zmienené rozpoznávacie technológie nemajú 100 % úspešnosť. Stáva sa, že po vyťažení musí zamestnanec údaje z dokladu manuálne skontrolovať a v prípade potreby doplniť alebo opraviť. Väčšina chýb pritom najčastejšie vzniká opakovane pri faktúrach od jedného alebo niekoľkých málo dodávateľov, s ktorými si vyťažovacia služba jednoducho nevie poradiť.

V takejto situácii má firma dve možnosti.

1. Buď sa zmieri s tým, že vyťažovacia služba určité množstvo faktúr vždy vyťaží s chybami a zamestnanci budú nútení tieto doklady ručne kontrolovať a opravovať,
2. alebo prejde na lepšiu (a teda drahšiu) vyťažovaciu službu, ktorá si s „problémovými“ faktúrami poradí lepšie.

Obe tieto voľby pritom znamenajú zvýšenie nákladov na vyťažovanie dokladov, čo môže ohroziť finančnú zmysluplnosť celého projektu.

Po novom máte možnosť kombinácie viacerých služieb naraz

V GRiTe na túto situáciu reagujeme a v rámci riešenia iNVOiCE FLOW ponúkame na výber z troch vyťažovacích služieb súčasne. S tým, že nemusíte aplikovať jednu službu na všetky doklady, ale môžete ich podľa individuálnych potrieb namiešať.

Keďže všetky tri služby garantujú približne rovnako vysokú úspešnosť vyťaženia, bude pre vás najlepšie, keď na začiatok zvolíte tú najlacnejšiu. V priebehu času potom identifikujete dodávateľov, od ktorých sa položky dokladov opakovane vyťažujú s chybami. My na základe tejto informácie urobíme analýzu dokladov „problémových“ dodávateľov, otestujeme ich cez ďalšie vyťažovacie služby a navrhneme pre tieto doklady takú, ktorá si s nimi poradí lepšie.

Túto druhú vyťažovaciu službu však aplikujete len na „problémové“ doklady, čiže ak je daná služba drahšia, na celkových nákladoch na vyťažovaní sa to tak neprejaví. Úspešnosť vyťažovania dokladov sa vďaka tomuto prístupu zvyšuje a začína dávať zmysel aj pri tých firmách, ktoré sa kvôli chybovosti doteraz vyťažovaniu vyhýbali.

Aj pri kombinácii viacerých vyťažovacích služieb máte pritom všetko pod hlavičkou jedného cloudového riešenia a z pozície užívateľa nijako nepociťujete, že softvér na pozadí pracuje s viacerými rôznymi službami.

Ak chcete iNVOiCE FLOW spoznať viac alebo si ho rovno vyskúšať, dajte nám prosím vedieť. Radi vám ukážeme, ako funguje v iných firmách a zodpovieme akékoľvek otázky.

‍