Položky z faktúr dnes automaticky vyťažuje umelá inteligencia. Šetrí to kopu času a eliminuje chyby
Spracovávanie prijatých faktúr je zdĺhavý proces. Účtovník/čka alebo fakturant/ka musí z každého dokladu prepísať množstvo údajov do podnikového systému – dátum vystavenia a splatnosti, variabilný symbol a ďalšie informácie o dodávateľovi, v niektorých prípadoch aj informácie o každej položke, počty kusov, kódy tovaru, množstvo alebo ceny s DPH aj bez DPH. Niekedy navyše potrebujete zaúčtovať každý riadok na iné nákladové stredisko alebo projekt. Niet divu, že takáto práca trvá dlho a často sa stáva, že pri nej účtovníci robia chyby.
Firmy, ktoré mesačne spracovávajú desiatky až stovky prijatých dokladov, preto stále častejšie siahajú po systémoch umelej inteligencie, ktoré vedia z faktúr potrebné informácie automaticky vyčítať a tzv. vyťažiť. „Hlavným prínosom takýchto systémov na spracovanie faktúr je úspora času, keď za účtovníkov robí rutinnú prácu umelá inteligencia. Nástroj si z e-mailovej schránky sám faktúru stiahne, vyčíta všetky dôležité údaje a po schválení nadriadeným tieto dáta pripraví na import do podnikového systému,“ opisuje Kateřina Líbalová, produktová manažérka iNVOiCE FLOW, ktorý automatické spracovanie faktúr alebo účteniek umožňuje.
Nástroje pomocou umelej inteligencie vyčítajú z faktúr kompletnú hlavičku (dodávateľa, splatnosť a pod.) aj jednotlivé položky – teda názov tovaru či služby, kód, počet kusov, jednotkovú cenu bez DPH aj s DPH a celkovú cenu bez DPH aj s DPH. Napríklad zmienené riešenie iNVOiCE FLOW dokonca vykonáva automatické kontroly. Overí, že súčet čiastok za jednotlivé položky na faktúre zodpovedá celkovej sume, alebo faktúru spáruje s príslušnou objednávkou, takže ľahko overíte, či je faktúra oprávnená a v súlade s pôvodnou dohodou. Príjemné je, že nástroje dokážu vyčítať údaje nielen z PDF, ale prakticky z každého bežného obrázkového formátu. Ak máte menších dodávateľov, ktorí elektronizácii príliš nefandia, môžu papierovú faktúru odfotiť na mobil a poslať vám ju ako obrázok. Aj z takéhoto výstupu umelá inteligencia potrebné dáta vyčíta.
Vyťaženú faktúru potom rozúčtujete na nákladové strediská a následne odovzdáte na schválenie. Čas ušetríte hlavne tým, že nemusíte každú položku aj s čiastkou ručne prepisovať – nástroj to urobí automaticky. Účtovník len priradí každej položke stredisko, zákazku a schvaľovateľa a len v prípade potreby upraví príslušné čiastky. Dáta tiež jednoducho exportujete do XLS alebo rovno zaúčtujete v účtovnom systéme a uložíte do elektronického archívu.
„Firma, ktorá odoberá materiál alebo hotové výrobky od desiatok dodávateľov, rieši každý mesiac niekoľko stoviek režijných aj tovarových faktúr. Ručné spracovanie takéhoto množstva dokladov zaberie účtovníkovi pokojne aj polovicu pracovnej doby. A to nehovorím o tom, že to je extrémne rutinná a nudná práca, pri ktorej prirodzene dochádza k chybám. V takýchto prípadoch sa firme oplatí EDI, ak ho však z akéhokoľvek dôvodu využiť nechce alebo nemôže, nástroj na automatizáciu spracovania faktúr je viac než dôstojnou náhradou. Vďaka vyťaženiu všetkých údajov z faktúr odpadá množstvo rutinnej práce, účtovník len zbežne kontroluje, či je všetko spracované správne. Podľa skúseností našich klientov účtovník zasahuje len asi do jednej faktúry zo sto,“ hovorí Líbalová.
A ak chcete z vyťažených položiek dostať maximum, môžete získané údaje využiť aj na skladovú evidenciu. Dáta totiž vyexportujete do formátu XML a potom nahráte napríklad do ERP alebo špecializovaného skladového systému WMS. Tento proces je však vždy nutné vopred konzultovať s implementátorom vášho ERP alebo WMS.