Ako si poradiť s problematickými faktúrami a neprísť o výhody automatizácie

Ručné prepisovanie faktúr je zdĺhavé, náchylné na chyby a zbytočne zaťažuje účtovný tím. Automatické vytěžovanie síce dokáže proces výrazne urýchliť, ale nie vždy funguje bezchybne. Ako sa vyhnúť manuálnym opravám a zároveň neplatiť za drahé služby, ktoré nepotrebujete?

Každý mesiac vám pristane hromada faktúr – niektoré prídu e-mailom ako PDF, iné sú v ISDOCu, občas niekto pošle sken alebo dokonca fotku z mobilu. A všetky ich musíte dostať do účtovného systému. Ručné prepisovanie je pomalé, únavné a náchylné na chyby. Automatické vytěžovanie (teda technológia, ktorá z faktúr vyčíta dôležité údaje a odošle ich do systému) je skvelá vec. Ale, bohužiaľ, nie vždy funguje bezchybne.

Kde je problém?

Vytěžovacie technológie, ako OCR, sú výborné na štandardné faktúry. Ak však má dodávateľ nestandardné rozloženie dokumentu, iný formát alebo dokonca nízku kvalitu tlače, systém môže urobiť chybu. Výsledok? Faktúru musíte ručne skontrolovať a opraviť. A presne tomu ste sa chceli vyhnúť.

Väčšina firiem má v podstate dve možnosti:

1. Zmieriť sa s tým, že určité percento faktúr bude potrebné manuálne kontrolovať.
2. Prejsť na drahšiu vytěžovaciu službu, ktorá si poradí lepšie s problémovými faktúrami, ale zvýši celkové náklady na proces.

Ani jedna z možností nie je ideálna. Preto iNVOiCE FLOW prináša riešenie, ktoré kombinuje to najlepšie z oboch prístupov.

Chytrejšie vytěžovanie: tri služby, ktoré spolupracujú

iNVOiCE FLOW ponúka tri rôzne vytěžovacie služby, ktoré môžete kombinovať podľa potreby. To znamená, že nemusíte používať len jednu službu na všetky faktúry – namiesto toho si môžete nastaviť systém efektívnejšie:

• ‍Začnete s najlacnejšou službou, ktorá bez problémov zvládne väčšinu faktúr.‍
• Ak niektoré faktúry vykazujú chyby, identifikujeme, kde sa problém opakuje.‍
• Na "problémové" faktúry použijeme presnejšiu službu, ktorá si s nimi poradí lepšie – ale použijeme ju len tam, kde je to naozaj potrebné.

Vďaka tomu výrazne zvýšite úspešnosť vytěžovania a zároveň nepreplácate za drahšie služby tam, kde nie sú potrebné.

Čo to znamená v praxi?

• Väčšinu faktúr zvládne automatizácia bez chýb.
• Složitějšie faktúry spracuje pokročilé vytěžovanie – ale len tam, kde je to nutné.
• Vaši zamestnanci nemusia tráviť čas kontrolou a opravami faktúr.
• Neplatíte zbytočne vysoké sumy za pokročilé služby na všetky dokumenty.

Navyše všetko prebieha v jednom cloudovom riešení, takže sa o nič nemusíte starať. Systém sám rozpozná, kedy použiť akú technológiu, a na pozadí zabezpečí, aby všetko fungovalo čo najefektívnejšie.

Robte to chytrejšie

Vytěžovanie faktúr nie je dokonalé – ale ak sa robí rozumne, dokáže vám ušetriť množstvo času aj starostí. S iNVOiCE FLOW nemusíte voliť medzi lacnou, ale nepresnou službou a drahším riešením. Môžete mať oboje – efektívne a bez zbytočných nákladov.

Chcete vidieť, ako by iNVOiCE FLOW mohol fungovať vo vašej firme? Ozvite sa nám – radi vám ukážeme, ako na to.