Návod pre dodávateľov: 5 nevyhnutných krokov na zavedenie EDI
Keď chcete svoj tovar dodávať do veľkých e-shopov a reťazcov, budú od vás mnohí odberatelia požadovať výmenu obchodných dokladov cez EDI. Minimálne pri objednávkach, dodacích listoch a faktúrach. Zavedenie EDI sa skladá z 5 krokov, ktorými vás v článku prevedieme.
1. Zistite, aké má odberateľ na EDI komunikáciu požiadavky
Požiadavky odberateľov sa líšia napríklad v type správ, ktoré si spoločne budete vymieňať. Drvivá väčšina vyžaduje základnú trojicu EDI správ:
Niektorí odberatelia však môžu vyžadovať ďalšie EDI správy, napríklad prehľad zásob (správa INVRPT) alebo potvrdenie príjmu tovaru (správa RECADV).
Ďalej rôzni odberatelia vyžadujú na dokladoch údaje v odlišnej forme. To kvôli tomu, aby ich ERP systém firmy správne spracoval v súlade s internými procesmi – napríklad môžu chcieť odlišné jednotky (kusy, palety atď.) alebo rôzne poradie položiek.
Každý doklad tiež musíte označiť GLN kódom prevádzky, do ktorej ho odosielate. Napríklad faktúry typicky označujete kódom centrály a dodacie listy kódom skladu alebo predajne, do ktorej zavážate.
Na začiatku spolupráce teda potrebujete od odberateľa zistiť:
- typy EDI správ, ktoré si budete vymieňať,
- formálne požiadavky na EDI správy
- a prehľad GLN kódov odberných miest odberateľa.
V záujme odberateľa je, aby vám tieto informácie dodal sám a nemuseli ste ich od neho aktívne zisťovať. Väčšina odberateľov na tieto účely vytvorí webovú stránku pre dodávateľov, kde tieto informácie dohľadáte. Prípadne vám na začiatku spolupráce pošle e-mail alebo dokumentáciu s presnými pokynmi.
S nastavením EDI správ tak, aby spĺňali podmienky odberateľa, vám neskôr pomôže EDI poskytovateľ.
2. Vyberte si vhodné EDI riešenie a poskytovateľa
EDI je síce jednotný medzinárodný štandard elektronickej komunikácie, ale každý poskytovateľ preň vyvíja svoje vlastné riešenie. Je to ako bežecké topánky – vo všetkých môžete behať, ale značky ich vyrábajú s rôznym vzhľadom a parametrami.
Ak nechcete investovať do vlastného EDI tímu a prevádzky dátových centier (malí a strední dodávatelia na to obvykle nemajú financie ani kapacitu), je pre vás najvýhodnejšie cloudové riešenie od EDI poskytovateľa.
Podľa toho, koľko očakávate vymenených dokladov mesačne, sa rozhodnete, či chcete plnú integráciu EDI s vaším ERP systémom (ak ho máte), alebo využijete takzvané webEDI pre webové prehliadače. Ak si nie ste istí, EDI poskytovateľ vás nasmeruje.
- Prvú možnosť využívajú firmy, ktoré cez EDI komunikujú s väčším množstvom obchodných partnerov a vymenia si s nimi desiatky a viac dokladov mesačne. Poskytovateľ integruje EDI do vášho informačného systému, takže s ním pracujete v prostredí, ktoré poznáte.
- Webové EDI využívajú najmä malé firmy, ktoré si s odberateľmi vymenia jednotky alebo nižšie desiatky dokladov mesačne. Vhodný je aj pre firmy, ktoré nevyužívajú podnikové (ERP) systémy. Do webEDI sa prihlásite cez internetový prehliadač a doklady prijímate a vytvárate priamo v ňom.
Cloudové EDI ponúka množstvo poskytovateľov z Česka i zahraničia. Odporúčame osloviť ich viacero a ponuky porovnať. EDI providera vám môže odporučiť aj samotný odberateľ na základe svojich skúseností.
Ako dodávateľ sa uistite predovšetkým:
- či vás poskytovateľ EDI zvládne prepojiť s požadovaným odberateľom,
- s akými ďalšími potenciálnymi odberateľmi vás zvládne prepojiť,
- aká je cena riešenia
- a či ide o stabilnú firmu, ktorá už v minulosti napojila na EDI podobných dodávateľov, ako ste vy.
3. Zaistite stabilné pripojenie na internet
Môže sa to zdať ako samozrejmosť, ale napriek tomu tento krok niektorí dodávatelia podceňujú. EDI na svoj chod vyžaduje stabilný a spoľahlivý prístup k internetu. V prípade výpadku sa výmena dokladov zastaví a nie všetci odberatelia ponúkajú pre podobné prípady alternatívnu cestu.
4. Zaobstarajte si identifikáciu firmy a položiek
V EDI komunikácii sa na označenie subjektov a tovaru využívajú jednotné štandardy nezávislej globálnej organizácie GS1. Subjekty sa označujú tzv. GLN kódmi (globálne lokalizačné čísla) a tovar GTIN kódmi (globálne identifikačné čísla produktov, tiež známe ako EAN kódy).
Pri zapájaní EDI sa preto zaregistrujte na stránkach GS1 Slovakia. Po zaplatení vstupného poplatku a výberu tarify podľa vašich potrieb dostanete GLN aj súbor GTIN kódov, ktoré priradíte prevádzkam a tovaru.
Pre svoju firmu získate primárne GLN, ktoré je viazané na IČ a spravidla označuje sídlo spoločnosti. Ak máte ďalšie prevádzky ako napríklad sklady alebo predajne, vytvorte si pre ne v pridelenom číselníku sekundárne GLN. Kódy GLN sú pre EDI komunikáciu kľúčové, pretože slúžia na identifikáciu subjektov vo všetkých EDI správach.
Kódy GTIN (EAN) slúžia na identifikáciu tovaru v EDI komunikácii. Každý artikel, ktorý predávate, musíte označiť jedinečným kódom. Platí to aj pre rovnaký výrobok, ktorý sa líši napríklad farbou alebo veľkosťou.
5. Implementujte EDI riešenie
Implementáciou EDI vás prevedie poskytovateľ. Pomôže so zavedením riešenia do vašej firmy, nastaví komunikáciu s odberateľom a otestuje s vami príjem, odosielanie a správnosť požadovaných EDI správ. Počítajte však s tým, že pri tom bude poskytovateľ vyžadovať aj vaše zapojenie. Najmä pri plnej integrácii EDI do ERP systému je nutná koordinácia krokov s IT oddelením vašej firmy.
Ak je všetko v poriadku, dajte odberateľovi vedieť, že ste pripravení na výmenu dokladov prostredníctvom EDI.
Niektorí odberatelia v tejto fáze vyžadujú ešte svoj vlastný testovací režim, v priebehu ktorého si doklady vymieňate okrem EDI aj e-mailom alebo papierovo. Hneď ako sa obe strany presvedčia, že výmena dokladov prebieha správne, prejdete do bežného režimu, keď už si vymieňate čisto len EDI správy.
S nasadením EDI vám pomôžeme
Ak máte záujem o konzultáciu jednotlivých krokov alebo vás zaujíma viac podrobností o zavádzaní EDI, ozvite sa nám. S elektronickou výmenou dokladov sme ako partneri pre digitalizáciu pomohli viac než 3 000 firmám v Česku, na Slovensku aj inde v Európe.