V PRO-DOMA začali s digitalizáciou už na prelome tisícročí –⁠ automatizovali desiatky procesov a nehodlajú prestať

V našej kampani za zrozumiteľnú digitalizáciu Prasknite digitálnu brblinu spovedáme české firmy a pýtame sa ich na to, ako s digitalizáciou začínali. Jednou z nich je PRO-DOMA, prvý český distribútor stavebných materiálov s viac než 60 predajňami. Začínali digitalizačnou linkou na skenovanie faktúr a dnes digitálne spracovávajú aj objednávky, ponuky, zmluvy alebo reklamácie.

PRO-DOMA pôsobí na českom trhu vyše 30 rokov a do digitalizácie sa pustili už na počiatku tisícročia. Vedeli, že ak chcú kontinuálne rásť, musia zrýchľovať administratívne procesy.

„Prvým veľkým krokom u nás bola digitalizácia prijatých faktúr. Kúpili sme digitalizačnú linku, na ktorej sme skenovali faktúry. Systém z nich zakladal hlavičky, z ktorých vyťažoval napríklad údaje o dodávateľoch alebo dátach. Z týchto údajov vytváral evidenciu došlej pošty a skeny prikladal do ERP systému. Bola to pre nás veľká revolúcia, ktorá nám umožnila zvýšiť efektivitu a geograficky rozprestrieť ekonomický úsek do niekoľkých miest,“ vysvetľuje Pavel Kostrhoun, CFO spoločnosti PRO-DOMA.

Vďaka digitalizácii nemusia v PRO-DOMA sústrediť ekonomické tímy na jednom mieste, ale rozprestreli ich do niekoľkých miest po Česku. Učtáreň majú v Březnici, fakturáciu v Českom Brode a controlling v Prahe, takže zmysluplne využijú všetky nehnuteľnosti, ktoré spoločnosť vlastní.

Prijaté faktúry u nich stále tvoria najväčší objem digitalizovaných dokladov, ale od zavedenia digitalizačnej linky začali elektronicky spracovávať a evidovať aj ďalšie dokumenty, napríklad:

• objednávky,
• ponuky,
• podklady obchodných prípadov
• alebo zmluvy, ktoré ukladajú na firemnom intranete.

V PRO-DOMA berú digitalizáciu ako kontinuálny proces a stále hľadajú nové činnosti, ktoré by mohli vo firme zefektívniť. Napríklad v roku 2021 začali digitálne riešiť reklamácie a zaviedli EDI (elektronická výmena dokladov), vďaka ktorému si s obchodnými partnermi vymieňajú doklady v štruktúrovanom formáte. Ak im napríklad dodávateľ pošle faktúru, EDI skontroluje, že zodpovedá dodaciemu listu a zaúčtuje ju.

Aj po 20 rokoch digitalizovania však v PRO-DOMA zistili, že túžba riešiť procesy papierovo je medzi niektorými zamestnancami hlboko zakorenená. Časť mala napríklad stále potrebu si dokumenty tlačiť, aj keď existovala jednoduchšia cesta. Museli to vyriešiť prideľovaním prístupových práv k tlačiarni. 

PRO-DOMA je skvelým príkladom toho, že digitalizácia je neustály proces hľadania neefektívnych procesov a ich zlepšovania. Uvedomujú si, ktoré procesy by mohli fungovať lepšie a podľa priorít ich postupne vylepšujú. Každý digitalizovaný proces tak firme umožňuje o ďalší kus vyrásť.

Ďalšie príbehy českých firiem a tipy, ako s digitalizáciou najlepšie začať, nájdete na stránke našej kampane Prasknite digitálnu brblinu.