Strach z digitalizácie: firmy musia vyvrátiť obavy a ukázať prínosy

Digitalizácia vo firme je veľká zmena. A zamestnanci – najmä tí ti služobne starší – majú z každej veľkej zmeny prirodzenú obavu. Úlohou vedúcich pracovníkov firmy preto je, aby ľuďom zrozumiteľne vysvetlili, ako presne im digitalizácia zjednoduší prácu, a zároveň vyvrátili obavy, ktoré s ňou zamestnanci mávajú spojené.

Treba ukazovať prínosy

Michal Hanáček, COO lekární Pilulka.cz, spomína na začiatky digitalizácie vo svojej firme takto: „Keď nám prišiel elektronický dodací list, niekto ho musel vytlačiť a následne do toho istého počítača položku po položke a šaržu po šarži prepísať. Bolo to šialené,“ hovorí. Dnes už to za nich systém EDI robí automaticky.

Digitalizácia vo firmách uľahčuje prácu a obvykle automatizuje rutinné činnosti, ktoré nikoho nebavia. Treba, aby firmy svojim ľuďom ukázali, čo budú digitalizovať a čo presne to prinesie. Zamestnanci sú potom často prekvapení a napriek počiatočnej nedôvere nakoniec zistia, že sa im po novom pracuje lepšie.

„Podstatné je, aby firmy digitalizáciu vysvetlili zrozumiteľne. Často sa stretávame s tým, že dodávatelia ani firmy nevedia jej prínosy komunikovať tak, aby im bežný človek porozumel,“ hovorí Lubomír Veselý, CEO zo spoločnosti GRiT – firmy, ktorá spustila kampaň Praskněte digitální brblinu, v ktorej sa snaží komunikačné bariéry v digitalizácii búrať.

Zaučiť a hlavne upokojiť

Mnoho zamestnancov má obavu, že sa nové technológie nenaučia ovládať. Preto je nutné sa im ešte pred zavedením digitalizácie venovať, všetko im vysvetliť alebo pripraviť výučbové materiály, ku ktorým sa môžu kedykoľvek vrátiť a nemusia mať pocit, že stále niekoho otravujú.

Dôležité takisto je, aby firmy na svojich zamestnancov nevyvíjali tlak, ale, naopak, upokojovali ich. Niektorí ľudia sa boja, že do systému niečo zle zadajú a spôsobia škodu za veľa peňazí. Toto možno riešiť napríklad pomocou užívateľských oprávnení, keď vybrané úlohy podliehajú schváleniu nadriadeného.

Odborníci na digitalizáciu tiež odporúčajú, aby firmy stanovili "ochrannú" dobu, počas ktorej sú k zamestnancom zhovievavejší. Môže to byť niekoľko týždňov a v prípade väčších zmien i niekoľko mesiacov, aby všetci mali dostatok času sa s novými technológiami zžiť.

Pomáhajú ambasádori

Aby za projekt digitalizácie nekopalo len najvyššie vedenie, mala by si firma vytipovať svojich ambasádorov – najčastejšie zástupcov stredného či nižšieho manažmentu –, ktorí sa pre projekt nadchnú a následne svoje nadšenie prenesú i na najbližších podriadených.

Zamestnanci majú k nižším manažérom prirodzene väčšiu dôveru, navyše sú s nimi v omnoho častejšom kontakte než napríklad s technickým riaditeľom celej spoločnosti.

Určité percento ľudí odíde vždy

Aj keď urobíte všetko správne, takmer vždy sa vo firme nájdu ľudia, ktorí digitalizáciu "nestrávia", a nakoniec odídu. Často však môže ísť o menej výkonných zamestnancov, ktorí sa v pôvodnom systéme zámerne schovávali, aby ich nebolo vidieť. Pokiaľ takí z firmy odídu, obvykle to býva prospešné.