Predtým tlačili a pečiatkovali, dnes Travel FREE pracuje v digitálnej kancelárii
V našej kampani za zrozumiteľnú digitalizáciu Prasknite digitálnu brblinu spovedáme české firmy a pýtame sa ich na to, ako s digitalizáciou začínali. Jednou z nich je európska jednotka v predajniach na hraniciach Travel FREE. Prevádzkujú 70 predajní a podnikanie im uľahčuje digitálna kancelária či digitalizácia obchodných dokladov. Začínali však postupne, prvým krokom bolo zasielanie elektronických objednávok.
Keď v Travel FREE v roku 2004 začínali, venovali množstvo času činnostiam, ktoré im z dnešného pohľadu pripadajú komické. „Vzhľadom na to, že nám väčšina faktúr chodila poštou, tak sme aj tých pár elektronických museli vytlačiť, opečiatkovať a tým ich schváliť,“ spomína Lenka Novotná, CMO v Travel FREE.
Už od svojich začiatkov však v Travel FREE vedeli, že digitalizácia je správna cesta. Veľmi rýchlo zaviedli elektronické zasielanie objednávok a potom tiež digitálnu kanceláriu. To je elektronická platforma, kde na jednom zdieľanom mieste (predstavte si ho ako Google Disk alebo OneDrive) napríklad plánujú porady alebo evidujú smernice a zmluvy.
Vďaka digitálnej kancelárii v Travel FREE odpadla nutnosť evidovať časť dokumentov papierovo, a preto bolo ďalším logickým krokom digitalizovanie toku dokladov. Pretože majú v Travel FREE veľkú časť dodávateľov z Nemecka, kde je výmena dokladov v štruktúrovanom formáte štandardom, zaviedli systém ORiON EDI (EDI = elektronická výmena dokladov).
Preto si teraz s dodávateľmi vymieňajú faktúry a objednávky elektronicky a s maximálnou mierou automatizácie. Ak napríklad dostanú faktúru, ktorá zodpovedá objednávke a dodaciemu listu, systém ju automaticky schváli, zaúčtuje a pošle notifikáciu zodpovednej osobe.
Veľkou úľavou bolo pre Travel FREE tiež zavedenie online registrácie na klubovú kartu. Predtým sa zákazníci registrovali papierovými formulármi, ktoré museli zamestnanci ručne prepisovať do systému, a v dôsledku toho vznikali chyby.
Travel FREE spadá do rýchloobrátkového segmentu (FMCG), kde je kvôli veľkým nárokom na nákupné procesy, logistiku i cash flow digitalizácia na vysokej úrovni. V tomto segmente pretečie v krátkom čase veľké množstvo tovaru a firmy obvykle berú zásoby kľudne od stoviek dodávateľov. Travel FREE každopádne dokazuje, že aj tu je digitalizácia postupný proces, ktorý prebieha krôčik po krôčiku a začína sa uľahčením čiastkových procesov.
Ďalšie príbehy českých firiem o digitalizácii a tipy, ako s digitalizáciou začať, nájdete v našej kampani Prasknite digitálnu brblinu.