V eD system predtým prepisovali objednávky a dopĺňali do nich ceny. Dnes majú obchodné procesy digitalizované

V našej kampani za zrozumiteľnú digitalizáciu Prasknite digitálnu brblinu spovedáme české firmy a pýtame sa ich na to, ako s digitalizáciou začínali. Jedným z respondentov je Michal Pavlorek, e-commerce director vo firme eD system, ktorý nerád vidí, keď si obchodní partneri posielajú objednávky alebo faktúry e-mailom.

‍

Ešte pred pár rokmi pritom popredný český distribútor televízií, herných konzol, počítačov alebo PC komponentov digitalizáciu príliš neriešil. „Keď nám napríklad prišla e-mailom objednávka, ručne sme ju prepisovali a dopĺňali do nej predajné ceny,“ opisuje Pavlorek najšialenejšiu vec, ktorú jeho firma predtým robila.

Aj preto sa v eD system rozhodli situáciu zmeniť a stavili na digitalizáciu. Ako prvý prišiel na rad produktový katalóg so všetkými sprievodnými informáciami ako napríklad cena, dostupnosť alebo logistické informácie. Vďaka tomu doň obchodní partneri môžu kedykoľvek on-line nahliadnuť a v reálnom čase si zistiť potrebné informácie. Firme eD system tak odpadli stovky telefonátov a e-mailov so stále sa opakujúcimi otázkami.

Vďaka digitalizácii odpadajú rutinné činnosti

Hneď v závese spoločnosť digitalizovala transakčné doklady – teda objednávky, dodacie listy alebo faktúry. Vďaka tomu je teraz obchodná komunikácia v eD system maximálne automatizovaná. Pokiaľ napríklad prijatá faktúra zodpovedá dodaciemu listu a objednávke, je prostredníctvom EDI automaticky schválená a zaúčtovaná v podnikovom systéme – systém len pošle notifikáciu zodpovednej osobe, ktorá následne zadá úhradu.

Práve automatizácia rutinných procesov je podľa Pavlorka kľúčovou výhodou digitalizácie. Hrozne nerád vidí, keď si dnes firmy posielajú objednávky alebo faktúry e-mailom či poštou, pretože to vyžaduje zbytočnú manuálnu prácu na oboch stranách, ktorá v súčte stojí veľa času a nikoho vo firme nebaví.

Spoločnosť eD system je zároveň dôkazom, že digitalizácia nemusí znamenať kompletné prerobenie všetkých procesov vo firme a miliónové investície. Stačí začať s málom – napríklad so zmienenými transakčnými dokladmi. Investícia rádovo v desiatkach tisíc českých korún môže firme ušetriť desiatky hodín práce každý mesiac, znížiť chybovosť a uvoľniť zamestnancom ruky na prácu s vyššou pridanou hodnotou, než je prepisovanie dokladov do podnikového systému.

‍

Pozrite sa na ďalšie príbehy českých firiem o digitalizácii alebo na tipy, ako s digitalizáciou začať, v našej kampani Prasknite digitálnu brblinu.