Premýšľate, do čoho investovať? Digitalizácia vám dlhodobo zníži firemné náklady

Podľa nášho prieskumu z marca 2023 chce 59 % českých firiem investovať do technológií s rýchlou návratnosťou, aby znížili svoje náklady. Ak aj vy premýšľate, do akých technológií na konci fiškálneho roku investovať, alebo na čo si do budúceho roku naplánovať rozpočet, inšpirujte sa v článku. Opísali sme 5 častých problémov, ktorých sa firmy vďaka digitalizácii zbavujú a šetria tak desaťtisíce eur ročne.

1. Dlhé hodiny ručného prepisovania dokladov

Firmy, ktoré dostávajú doklady e-mailom, poštou alebo cez WhatsApp, trávia desiatky hodín mesačne ich prepisovaním do účtovného alebo ERP systému. To je úmorná práca, kvôli ktorej vznikajú chyby. Prepisovanie stojí firmy až stovky hodín práce mesačne podľa objemu dokladov. Automatizáciou tejto činnosti tak ušetria až stotisíce eur ročne.

Existuje viacero spôsobov, ako sa prepisovania zbaviť. Firmy s veľkým množstvom dodávateľov a objemom faktúr implementujú EDI – technológiu na elektronickú výmenu objednávok, dodacích listov alebo faktúr v štruktúrovanom formáte. Vďaka EDI sa okrem iného údaje z dokladov automaticky prepíšu do podnikového systému.

Napríklad internetový obchod Muziker ušetril po zavedení EDI desiatky hodín mesačne.

Firmy používajú EDI predovšetkým na výmenu dokladov spojených s tovarom. Na ostatné prijaté faktúry využívajú nástroje na vyťaženie údajov. Tie z prijatých dokladov v e-mailovej schránke automaticky vyčítajú dáta a prichystajú ich na vloženie do informačného systému. Zamestnanec len skontroluje správnosť údajov a schváli ich.

2. Pomalé schvaľovanie dokladov a strata dokumentov

Dorazila veľká faktúra od dodávateľa, čo v niektorých firmách znamená, že zamestnanec (typicky fakturant) s dokladom obieha troch manažérov vo firme a vyžaduje od nich schválenie a podpis. Ak sa to deje pravidelne, vzniká chaos. Faktúry dlhé dni ležia na stoloch alebo sa v priebehu schvaľovania strácajú a nedorazia do učtárne. Dodávatelia posielajú upomienky a ľudia namiesto práce riešia problémy, takže firma stráca peniaze a komplikuje si cashflow.

Fyzické schvaľovanie dokladov sa dá nahradiť jednoduchými nástrojmi na elektronické schvaľovanie vo webovom prehliadači. V systéme si nastavíte schvaľovacie procesy pre rôzne typy dokladov (napríklad podľa čiastky), a hneď ako dorazí faktúra, systém ju odovzdá prvému schvaľovateľovi. Tomu príde notifikácia na e-mail, faktúru si rozklikne a jedným tlačidlom schváli, čím ju odošle na ďalšieho schvaľovateľa v poradí. Všetko prebieha rýchlejšie, prehľadnejšie a doklady sa nestrácajú.

Podobné riešenia používajú napríklad v JABLOTRON ALARMS, kde schvaľovací proces skrátili z dní na hodiny.

3. Regály plné papierových dokladov a vysoké náklady na tlač

Doklady vám chodia elektronicky, ale následne si ich vytlačíte a založíte do zakladačov. Ak týmto spôsobom riešite desiatky alebo stovky dokladov denne, pridávate si prácu a zbytočne utrácate za papier, tlač a prípadne aj regály a priestory na skladovanie dokladov. Vo veľkých firmách sa môžu tieto náklady vyšplhať do tisícok eur mesačne.

Množstvo nástrojov od ERP systémov cez EDI po nástroje na elektronické schvaľovanie dnes umožňuje bezpečnú elektronickú archiváciu dokladov, ktorá je v súlade s legislatívou. Ak navyše doklady evidujete elektronicky, dohľadáte si pomocou filtrov do minúty ľubovoľný doklad a nemusíte kvôli nemu listovať v zakladačoch.

4. Pomalé vychystávanie objednávok

Sklad je miesto, kde má digitalizácia obrovský dopad na náklady a efektivitu práce. Typický scenár vyzerá takto: Každé ráno si skladníci vytlačia objednávky, postupne odbavujú položku po položke a po sklade sa zbytočne nachodia –⁠ takzvane hubárčia.

Rozmiestnenie tovaru často skladníci evidujú len vo svojej hlave, takže keď ochorejú alebo odídu z firmy, musia sa noví skladníci zdĺhavo zaúčať. Tento režim môže fungovať v malých skladoch, ale ak sa firma rozrastie alebo príde špička, musia najímať ďalších a ďalších skladníkov, alebo zaviesť inteligentnejšie riešenie.

Na zefektívnenie expedície využívajú sklady čítačky čiarových kódov a riadené sklady alebo WMS. Vychystávanie prebieha tak, že skladníkom do čítačiek alebo smartfónov chodia objednávky, ktoré postupne odbavujú. WMS ich pomocou navigácie navádza k správnemu tovaru a umožní im vychystávať pokojne niekoľko objednávok naraz. Vďaka týmto procesom odbavujú skladníci objednávky niekoľkonásobne rýchlejšie. Firmy tak šetria úväzky v sklade, čo sú náklady v tisíckach mesačne.

5. Vysoká chybovosť v sklade

Keď skladníci vybavujú objednávky a hľadajú medzi rovnakými mikinami tú správnu veľkosť, ľahko urobia chybu – a riešenie každej chyby pridáva prácu navyše.

Aj v tomto prípade pomáha spomínané WMS. Skladníkov pomocou čítačky navedie k tovaru z objednávky a po načítaní čiarového kódu potvrdí, že skladník siahol po správnom kuse. Systém tak takmer neumožňuje urobiť chybu a firmám, ktoré ho zaviedli, obvykle klesne chybovosť v sklade pod 1 %.

Tento typ riešenia zaviedol napríklad e-shop s barefoot obuvou Bosonožka, ktorý vďaka nemu zrýchlil vybavovanie vratiek o 65 %.

Ako s investíciou do digitalizácie začať

Ak chcete investovať do spomínaných technológií a nespáliť sa, ozvite sa nám. Digitalizáciu sme úspešne nakopli v stovkách českých a slovenských firiem a radi pomôžeme aj vám.