Ako jednoducho znížiť firemné náklady? Využívajte EDI naplno

Inflácia rastie, energetická kríza postupuje, firemné náklady sa zvyšujú. Firmy, preto stále hľadajú nové spôsoby, ako ušetriť. Jednou z ciest je digitalizácia. Pokiaľ už ste s digitalizáciou začali, zastavte sa a skúste sa zamyslieť, či z nej nemôžete vyťažiť ešte viac - napríklad zapojiť viac obchodných partnerov do elektronickej výmeny dát.

V nastupujúcej kríze budú mať výhodu hlavne firmy, ktoré majú dobre optimalizované procesy. Firmy, ktoré ešte nezačali, by mali čo najskôr zanalyzovať súčasné procesy a hľadať možnosti, ako ich zjednodušiť.

Jednou z najúčinnejších ciest je odbúravanie papierových dokumentov a formulárov. Veľa vecí sa dá vyriešiť online, či už pri komunákácii so zákazníkmi alebo s obchodnými partnermi.

Elektronická výmena dát ako základ digitalizácie

Dodávatelia aj odberatelia si prostredníctvom elektronickej výmeny dát (EDI) vymieňajú objednávky, dodacie listy alebo faktúry, a znižujú tak náklady spojené s distribúciou dokumentov. Šetria čas nákupcov a fakturantov a odbúravajú chybovosť spojenú s ručným spracovávaním dát. Riešenie EDI však funguje naplno len po zapojení oboch strán - odberateľa a všetkých dodávateľov.

Kedy dodávateľa zapojovať do EDI?

Odberatelia obvykle začínajú so zapojovaním kľúčových dodávateľov, ktorí im tvoria najväčšiu časť obratu. Rýchlo totiž vidia ušetrené financie. Lenže 80% obratu neznamená 80% administratívnej záťaže. Aj zlomok malých dodávateľov vyprodukuje stovky dokladov, ktoré firmy ďalej spracovávajú papierovo alebo cez e-mail.

Zapojenie veľkých partnerov je skvelá stratégia pri rozjazde elektronickej výmeny dát - povedzme napríklad v priebehu prvých 6 mesiacov. Vaším dlhodobým cieľom by, ale malo byť zapojenie všetkých dodávateľov, vrátane tých najmenších.

„Pre nás je dôležitá úspora ručnej práce, zrýchlenie logistických aj účtovných procesov a lepší prehľad o objednávanom a dodávanom tovare. Dodávatelia ocenia zrýchlenie spracovania faktúr a odstránenie problémov so "zatúlanými" faktúrami. Tiež ihneď dostanú správu o prijatí faktúry alebo o problémoch pri jej spracovaní. Vďaka tomu môžu problémy vo faktúrach riešiť ihneď a nie až pri kontrole salda," hovorí senior účtovník a EDI konzultantka Alzy Monika Ježková.

Ako motivovať dodávateľov k zapojeniu EDI?

Pokiaľ už partneri nejaký EDI software používajú, stačí sa s nimi prepojiť. Pokiaľ ešte EDI vo firme nemajú, je nutné im jeho výhody vysvetliť, prípadne im ponúknuť pomoc so zavedením.

Jednoduché je to s dodávateľmi, ktorí používajú informačné a účtovné systémy podporujúce EDI. Tí si výhody spravidla uvedomia rýchlo a nemajú veľa argumentov proti.

Nájdu sa však aj dodávatelia:

• používajúci systém, ktorý nepodporuje EDI,
• pre ktorých by bola implementácia nákladná
• alebo takí, ktorí si vymieňajú tak málo dokladov, že by sa im ani finančná úspora nevyplatila.

Týmto dodávateľom môžete ponúknuť zjednodušené webové riešenie, napr. ORiON web EDI. Webový portál sprevádzkujú v priebehu jedného poobedia bez zložitej implementácie a školenia. Síce neposkytuje kompletnú automatizáciu, ale včas doručí všetky objednávky a pripraví dodacie listy.

Ako prebieha zapojovanie dodávateľov do EDI komunikácie

Zapojovanie má dve podoby:

• firma si ho zariadi sama (musí tým poveriť svojich zamestnancov)
• alebo im s tým pomôže ich dodávateľ EDI, pokiaľ túto službu ponúka.

Zapojovanie pomocou interných zamestnancov

Je potrebné určiť jedného zamestnanca, ktorý bude za celý projekt zodpovedný, postráži termíny a postup. Výhodou interného človeka na tejto pozícii je, že do firmy lepšie vidí, dokáže prioritizovať zapojovaných dodávateľov a postup projektu vyhodnotí takmer okamžite.

Má to ale aj druhú stranu - interné projekty sa často potláčajú, pretože sa objavujú iné priority. Zamestnanec potom EDI rieší len čiastočne a zapojovanie sa preťahuje.

Zapojovanie cez poskytovateľa EDI

Vy ako odberatelia síce lepšie poznáte svojich partnerov, ale poskytovateľ EDI pozná všetky možnosti softwaru a jeho výhody priamo pre segment daného dodávateľa.

Pokiaľ chcete mať istotu, že zapojovanie partnerov pobeží podľa plánu, zverte ho svojmu dodávateľovi EDI. Postará sa o celú komunikáciu s dodávateľmi a ručí vám za výsledky. Vy len potvrdzujete objem zapojených strán a termíny.

My v GRiTe ponúkame naším klientom projektovo riadené zapojovanie, kde sa o všetko postaráme. Ročne zapojujeme stovky dodávateľov. Napríklad IZOMAT stavebniny na začiatku tohto roku cez EDI komunikovali len s tromi dodávateľmi a nikam ďalej sa neposúvali.  „V Priebehu pol roku GRiT oslovil a zapojil desiatky našich dodávateľov. My sme len poskytli zoznam dodávateľov a zvyšok administratívy vybavil GRiT. V zapojovaní dodávateľov stále pokračujeme, aby sme mohli EDI využívať naplno", horí finančný riaditeľ Izomatu Stanislav Božek.

So zapojovaním sme pomohli tiež českej a slovenskej sieti lekarní Pilulka, ktorá dokonca zvažovala, že zavedie EDI ako podmienku spolupráce. „Prácu nám veľmi uľahčil GRiT, ktorý dodávateľom so zapojením do EDI pomáha. Niektorí dodávatelia síce na začiatku nemajú radosť, že po nich niečo chceme, ale akonáhle EDI zavedú sú radi. EDI totiž uľahčuje prácu s vybavovaním objednávok tiež im," hovorí COO Pilulky, Michal Hanáček.