EDI v stavebninách začína byť štandard: prečo ju firmy zavádzajú?
Kým v minulom roku sa EDI (elektronická výmena dát) do stavebnín pomaly dostávala, tento rok sa už stáva štandardom. Po veľkých firmách ako sú Stavebniny DEK alebo PRO-DOMA Stavebniny sa pridávajú aj stredné a malé podniky. Systémy na elektronickú výmenu dát si poradia so špecifikami stavebníctva a firmám výrazne uľahčujú prácu s dokladmi.
Pre EDI nie sú prekážkou tranzitné objednávky ani zádržné
Odbor stavebnín je v mnohom špecifický. Ak podnikáte v stavebníctve, nebudú vám cudzie tieto situácie:
- tisíce produktov rôznych značiek a výrobcov od stoviek dodávateľov,
- stovky dodacích listov a faktúr denne,
- neustála aktualizácia produktových dát od dodávateľov,
- dodávky priamo na stavbu namiesto dodávania na sklad,
- účtovanie obalov a zádržné (predĺženie splatnosti časti faktúry).
To všetko sú výzvy, ktoré komplikujú a zdržujú manuálnu prípravu dokladov. Firmy, ktoré využívajú EDI, však veľkú časť tejto práce automatizujú.
Ako konkrétne EDI pomáha odberateľom stavebnín?
Práve odberatelia sú obvykle tí, ktorí zavedenie EDI iniciujú. Svoje výhody však má aj pre dodávateľov. Firmy v stavebníctve si najčastejšie vymieňajú objednávky, avíza o dodaní a faktúry.
Odberateľ vo svojom informačnom systéme pripraví objednávku a odošle ju prostredníctvom EDI. Dodávateľovi sa ihneď načíta do informačného systému. Objednávku potvrdí na jedno kliknutie, čo objednávateľ ihneď vidí. Ani jeden z nich nemusí nič tlačiť alebo ručne posielať.
Po vybavení objednávky pošle dodávateľ cez EDI faktúru. Pokiaľ všetky údaje sedia, faktúra sa na strane odberateľa automaticky spáruje so zodpovedajúcimi dokladmi a zaúčtuje.
EDI sa stará tiež o priebežné avíza, alebo „servisné“ správy (napríklad o potvrdenie overenia elektronického podpisu alebo upozornenie na chybnú faktúru). Vďaka tomu je protistrana stále v obraze, čo sa s daným dokladom deje.
Špičky v odbore si chvália EDI pre zníženie chybovosti aj úsporu peňazí
Kým niektorí si už nedokážu bez EDI komunikácie predstaviť svoje fungovanie, ďalší možno ešte váhajú. Podľa spolumajiteľky Stavebnín DEK Petry Kutnatovej na to však nie je dôvod. „Hlavnou motiváciou v DEKu bolo, aby u nás a aj u našich dodávateľov odpadla pri spracovaní dokladov úmorná rutinná práca.
Našich účtovníkov teraz práca oveľa viac baví a navyše ročne na spracovaní dokladov šetríme desiatky miliónov korún. EDI komunikácia taktiež vyžaduje precízne nastavenie dodávateľských kódov a merných jednotiek na všetkých položkách, čo nám významne uľahčuje automatizáciu ďalších nadväzujúcich procesov v našich predajniach a v skladoch,“ hovorí.
Firmy ako Stavebniny DEK, ktoré už majú zmeny v účtovníctve zabehnuté, pokračujú ďalšou digitalizáciou, čím sa ich náskok neustále zväčšuje. Typicky urýchľujú príjem tovaru pomocou SSCC kódov naviazaných na EDI.
Prečo by ste s digitalizáciou nemali čakať?
Veľkí hráči už majú zautomatizované. Teraz je rad na stredných a malých firmách. Automatizácia odberateľsko-dodávateľského reťazca razantne znižuje chybovosť. A efektívna firma je zároveň stabilnejšia.
Na pracovnom trhu chýbajú ľudia. Nepridávajte si teda prácu zbytočne tam, kde ju za vás môže urobiť softvér.
Ak digitalizáciu zvažujete, vyskúšajte napríklad flexibilné riešenie ORiON EDI od firmy GRiT. Jednoducho ho prepojíte so svojím ERP systémom. Využívajú ho napríklad spoločnosti Baumit, Izomat, Den Braven a ďalšie.
Článok bol publikovaný abs.sk