EDI pomáha s automatizovaným spracovaním dobropisov

Veľká časť firiem, ktoré cez EDI prijímajú alebo vystavujú faktúry, rieši dobropisy ručne – v PDF alebo dokonca papierovo. Musia tak viesť dvojitú evidenciu, ktorá pre ne znamená náklady navyše. Záujem o automatizáciu toku dobropisov však rastie, aktuálne ju pomáhame nastaviť u troch veľkých českých odberateľov. Rozhodli sme sa preto priblížiť, ako EDI dobropisy fungujú v praxi.

Stručne o dobropisoch

Dobropis je doklad, ktorým dodávateľ znižuje alebo úplne nuluje sumu predtým vystavenej faktúry voči odberateľovi. Ide vlastne o zápornú faktúru. Samotný názov dobropis je zažité označenie medzi podnikateľmi, legislatívne sa dokument nazýva opravný daňový doklad –⁠ takto musia dobropisy označovať platcovia DPH. Dobropis vystavujete buď na všetky položky na faktúre, alebo len na ich časť.

Dodávatelia vystavujú dobropisy najčastejšie v prípade:

• reklamácie tovaru alebo služieb (kvôli oprave, poškodeniu alebo vráteniu omylom dodaného alebo exspirovaného tovaru),
• reklamácie ceny položiek alebo výšky DPH na pôvodnej faktúre,
• zrušenia dodávky tovaru alebo služieb,
• dodatočnej zľavy na tovar alebo služby.

Z hľadiska splatnosti môže dobropis znižovať sumu pri:

• vystavenej, ale ešte nezaplatenej faktúre (hradí sa na základe vzájomného zápočtu),
• vystavenej a už zaplatenej faktúre (hradí sa obvykle prevodom z účtu dodávateľa na účet odberateľa).

Ako vyriešite dobropisy v EDI

Dobropis má v EDI rovnakú štruktúru ako klasická faktúra, takže sa preň využíva správa INVOIC. Z pohľadu dodávateľa je odosielanie dobropisov cez EDI rovnaké ako pri klasickej faktúre. Len doklad pred vystavením patrične označí a upraví podľa individuálnych pokynov odberateľa.

Aby mohol EDI dobropisy začať spracovávať aj odberateľ, musí na to pripraviť svoj ERP systém. Osloví teda svojho dodávateľa ERP, ktorý túto funkcionalitu implementuje. EDI provider prípadne poskytne konzultáciu a odporúčania.

Po implementácii vytvorí odberateľ pre všetkých svojich dodávateľov pokyny, v ktorých špecifikuje podmienky pre EDI dobropisy tak, aby ich jeho ERP systém automaticky spracoval. Tu je ukážkový príklad špecifík EDI dobropisu vystaveného ako opravný daňový doklad k vratkám tovaru:

• označenie „INVOIC 381“, aby bolo na prvý pohľad jasné, že ide o dobropis –⁠ číslo 381 je univerzálne označenie dobropisu v EDI,
• množstvo tovaru, ku ktorému sa dobropis vzťahuje, je uvedené v zápornej hodnote (cena za jednotku však zostáva kladná),
• číslo pôvodného dokladu, ku ktorému odberateľ dobropis vystavuje (napríklad číslo objednávky alebo faktúry),
• poznámka s dôvodom, prečo opravný doklad vzniká (slúži len na lepšiu orientáciu odberateľa).

Táto forma EDI dobropisu však nie je striktne daná. Odberateľ napríklad môže požadovať, aby množstvo tovaru bolo uvedené v kladnej hodnote podľa nastavenia vo svojom ERP systéme. Ak si s úpravou dokladu ako dodávateľ nebudete vedieť rady, pomôže vám EDI provider, ktorý dohliadne aj na správnosť všetkých parametrov správy.

V EDI existuje viacero označení dobropisov podľa ich typu. Záleží na odberateľovi, ktoré z nich bude v EDI komunikácii s dodávateľmi požadovať. Napríklad:

• 381 – dobropis,
• 383 – vrubopis,
• 384 – opravná faktúra,
• 385 – zberná faktúra.

Správca štandardov GS1 však do budúcna plánuje všetky EDI dobropisy zjednotiť pod jedno číselné označenie. „U jednotlivých obchodníkov a dodávateľov sa postupy pri spracovaní opravných daňových dokladov veľmi často líšia. Je nutné mať stále na pamäti, že každý opravný doklad musí obsahovať číslo a dátum vystavenia pôvodného dokladu. GS1 Czech Republic v spolupráci s EDI providermi vyhotovila návrh na doplnenie príručky správy INVOIC verzia D01B, Syntax 3, ktorý obsahuje príklad možnosti riešenia danej problematiky. Táto príručka bude k dispozícii všetkým užívateľom Systému GS1 na webových stránkach štandardizačnej organizácie,“ hovorí o zmenách Hana Strahlová, EDI manažérka z GS1 Czech Republic.

Výhody automatizácie dobropisov pomocou EDI

Vďaka automatizácii dobropisov sa firmy s EDI zbavia dvojitej evidencie dokladov, kvôli ktorej faktúry vybavujú cez EDI a dobropisy papierovo alebo v PDF. Pre veľké firmy z e-commerce alebo rýchloobrátkového segmentu, u ktorých tvoria dobropisy okolo 15 % z celkového objemu faktúr, môže byť úspora aj v stovkách tisíc Kč ročne.

Keď veľkí odberatelia začnú riešiť dobropisy cez EDI, uľahčia prácu aj svojim dodávateľom. Ak už dodávatelia cez EDI riešia faktúry, môžu cez ne ihneď riešiť aj dobropisy a nemusia jednému odberateľovi posielať doklady dvoma spôsobmi.

Ďalšie výhody spracovania dobropisov cez EDI sú rovnaké ako pri spracovaní faktúr, teda predovšetkým:

• úspora času a práce vďaka automatickému spracovaniu dokladov,
• minimalizácia chýb v prenose dát,
• lepší prehľad o stave dokladov vďaka notifikáciám
• alebo elektronická archivácia podľa platnej legislatívy.

Stále viac firiem chce dobropisy riešiť v EDI

Odberatelia často automatizáciu dobropisov odkladajú. Tvoria u nich menšie percento z objemu dokladov, a preto nemá ich spracovanie cez EDI takú prioritu ako klasické faktúry a objednávky. Ak ale dobropisy tvoria aspoň 10 % z objemu dokladov, oplatí sa riešiť ich v EDI.

Aj preto rastie počet firiem, ktoré spracovanie dobropisov cez EDI dodatočne implementujú. Z našich zákazníkov riešia dobropisy cez EDI napríklad Alza.cz, Mall.cz, PRO-DOMA alebo Coop Morava.

Chcete tiež spracovávať dobropisy a ďalšie doklady cez EDI? Ozvite sa nám. Preberieme s vami nezáväzne vaše požiadavky a vymyslíme riešenie na mieru.

‍