Digitalizácia dokladov ukončila éru papierových dokumentov

Oprostiť sa od rutinných, avšak pre zladenú spoluprácu s dodávateľmi kľúčových činností umožňujú systémy pre elektronickú výmenu dát. Dávno už pritom nie sú len doménou nadnárodných korporácií. Vďaka moderným technológiám sa stali dostupnými pre široké spektrum firiem naprieč odvetviami. Vďaka značnému potenciálu zefektívniť komunikáciu sa elektronická výmena rýchlo stáva štandardom, ktorý je navyše šetrný k životnému prostrediu.

EDI (Electronic Data Interchange) je proces výmeny štruktúrovaných podnikových dát medzi rôznymi organizáciami elektronickou formou. EDI umožňuje automatickú výmenu obchodných transakcií, ako sú objednávky, faktúry, správy o dodávke a ďalšie, medzi obchodnými partnermi. Tieto dokumenty sa vymieňajú v štandardizovanom formáte, ktorý je zrozumiteľný pre všetky zúčastnené strany. EDI pomáha zjednodušiť a automatizovať obchodné procesy, zlepšuje efektivitu a presnosť výmeny informácií a znižuje potrebu manuálnej manipulácie s papierovými dokumentmi.

Digitálny originál

Zavedenie elektronickej komunikácie pri výmene dokumentov je súčasťou celkovej digitalizácie fi rmy. Správne nastavený systém má zásadný vplyv na efektivitu vďaka tomu, že proces výmeny dokumentov automatizuje a optimalizuje. „Podľa môjho názoru nasadzuje EDI v digitalizácii fi riem latku veľmi vysoko, pretože oproti väčšine iných riešení má jednu unikátnu vlastnosť – fi rmy cezeň s obchodnými partnermi zdieľajú digitálne originály dokladov,“ vysvetľuje David Reichel, ktorý má v spoločnosti GRiT, dodávajúcej systém elektronizácie dokladov na trh, na starosti tvorbu architektúry riešení. Objednávky alebo faktúry zaslané cez EDI fi rmy dostanú v tej podobe, v akej ich obchodní partneri vystavili. Nie sú teda potrebné žiadne kontroly vyťažovaných dokladov zo strany príjemcu.

Záujem o EDI rýchlo rastie

Pioniermi zavádzania elektronickej výmeny dát sú tradične nadnárodné spoločnosti. Tie kladú zvýšený dôraz na digitalizáciu procesov, ale aj na znižovanie uhlíkovej stopy. Široké využitie EDI môžeme vidieť napríklad v automobilovom priemysle či v segmente rýchloobrátkového tovaru (FMCG). V posledných rokoch sa elektronická výmena dát rýchlo udomácnila aj v oblasti elektronického obchodovania, e-commerce.

„Používajú ho prakticky všetci najväčší hráči, či už sa bavíme o pôvodných ‚pionieroch‘ z oblasti elektroniky a počítačového vybavenia, ako je Alza a Datart, ku ktorým sa postupne pridávajú e-shopy z ďalších segmentov, napríklad online predajcovia potravín, liekov a ďalších výrobkov,“ priblížil Solution Architect spoločnosti GRiT D. Reichel. Trend elektronickej výmeny dokladov v značnej miere  posilnila aj nedávna pandémia koronavírusu. „Možno teda konštatovať, že EDI už nie je obmedzené iba na niekoľko málo odvetví, ale rozširuje sa všade tam, kde sa pravidelne dodáva a je potrebné rýchlo a presne objednávať, prijímať a expedovať tovar, teda naskladňovať a vyskladňovať a následne aj na základe rýchleho spracovania faktúr za tovar spoľahlivo a včas platiť,“ vysvetľuje.

Keď fi rmy dosiahnu určitú veľkosť, potrebujú efektívne spravovať svoje sklady a zvládnuť veľký počet objednávok. Vtedy prichádza na rad automatizácia a neoddeliteľnou súčasťou tohto procesu sa stáva elektronizácia dokladov. Okrem toho sa digitalizácia a „bezpapierová kancelária“ stávajú stále dôležitejšou témou aj pre malé spoločnosti alebo firmy poskytujúce služby. Tie často potrebujú rýchlo a jednoducho schvaľovať objednávky alebo faktúry bez nutnosti tlače a fyzického obehu papierových dokumentov a nakoniec ich automatizovane spracovať, skontrolovať a zaúčtovať.

Úspora času v desiatkach percent

Spoločnosť Lidl Slovenská republika využíva elektronickú výmenu dokladov zatiaľ predovšetkým v oblasti príjmu tovaru. K elektronizácii výmeny objednávok pristúpila už v roku 2010. „Pri dodržaní všetkých procesov, ktoré predchádzajú stiahnutiu objednávky pri príjme tovaru, dokáže EDI objednávka naozaj šetriť čas zamestnancom skladu,“ konštatuje Peter Ištok, vedúci príjmu tovaru v Logistickom centre Záborské.

Ak je EDI objednávka úplná a korektná, je pre zamestnanca príjmu tovaru práca omnoho jednoduchšia. Zamestnanec po stiahnutí EDI objednávky už nemusí vykonávať žiadne dodatočné operácie a danú objednávku ihneď stiahne a uloží do interného modulu elektronického systému. „Naopak, pri klasickej objednávke musí zamestnanec príjmu tovaru manuálne vypisovať údaje, ako sú číslo dodacieho listu, dodané množstvá a podobne. Tieto údaje musí zamestnanec zdĺhavo vyhľadávať v dodacích listoch, čo pri rôznorodosti dodacích listov nie je ľahké,“ vysvetľuje P. Ištok. Úspora času zamestnancov príjmu tovaru pracujúcich s dodacími listami je významná a dosahuje úroveň až 40 percent.

Partnerov zapájajú postupne

Digitálnu výmenu účtovných dokladov už implementovala aj skupina Kaufl and Slovenská republika. „Momentálne využívame EDI faktúry a postupne zavádzame aj EDI objednávky. EDI prináša so sebou odbúranie papierovej administratívy a úsporu času pri spracovaní a kontrolovaní dokladov,“ potvrdzuje Lucia Vargová, hovorkyňa spoločnosti Kaufland Slovenská republika.

Skupina sa aktívne snaží zapájať do elektronickej komunikácie postupne každého svojho dodávateľa. Aj keď elektronická výmena dát výrazne uľahčuje spoluprácu, reťazec dokáže spolupracovať aj s dodávateľmi, ktorí ešte digitalizáciu nevyužívajú v plnej miere. „Elektronická výmena nie je podmienkou pre zaradenie produktov dodávateľa do predajnej siete spoločnosti,“ ubezpečuje L. Vargová.

Dôležitý je dôraz na presnosť  

Skúsenosti používateľov EDI systémov však potvrdzujú, že na dosiahnutie plnej miery optimalizácie je potrebný dôsledný prístup všetkých zúčastnených strán. „Systém, ktorý spája viacero procesov v našej spoločnosti s dodávateľmi, je náchylný na menšie či väčšie chyby. Pri chybných EDI objednávkach sa naopak stáva práca na príjme tovaru zložitejšou, časovo náročnejšou. Ak je EDI objednávka neúplná alebo inak poškodená, nedá sa použiť pre našu prácu a v tomto kroku sa musíme vrátiť k pôvodnému konceptu, ku klasickej objednávke,“ upozorňuje P. Ištok zo spoločnosti Lidl.

Chýbajúce alebo neplatné údaje, duplicitné záznamy či chybné formátovanie nemusia nevyhnutne vychádzať z nedôslednosti pri ich zadávaní do systému. Vzhľadom na to, že na trhu existuje viacero štandardov EDI, ak systémy, ktoré spolu komunikujú, nepoužívajú rovnaký štandard alebo ich implementácia nie je správne zladená, môže dôjsť k problémom s prekladom a interpretáciou dát. Podobné problémy môže spôsobiť aj nesprávne mapovanie dát, keďže pri EDI sa často používajú mapovacie tabuľky na prevod dát medzi rôznymi formátmi.

Plná automatizácia príjmu tovaru

Výhody správne nastavenej elektronickej výmeny dát inšpirujú fi rmy k rozšíreniu jej využívania a zavedeniu digitalizácie do ďalších interných procesov. Ambíciou spoločnosti Lidl momentálne je v plnej miere automatizovať proces príjmu tovaru. „Vždy sa to začína objednávkou EDI, ktorá je určitým spôsobom prepojená so systémom ‚Driver Self-Check-In‘. Po úspešnom a korektnom použití objednávky je ďalej objednávka automaticky spracovaná v systéme až po spárovanie dodaného tovaru s tovarovou faktúrou a jej automatické zaplatenie,“ opisuje P. Ištok zo spoločnosti Lidl. Reťazec sa aktuálne nachádza približne v polovici procesu automatizácie príjmu tovaru. Práve toto oddelenie by malo byť prvým plne automatizovaným od objednávky až po odchod vodiča formou Driver Self-Check-Out zo skladu.

Elektronizáciu, alebo presnejšie elektronický prenos dokladov a dát, je potrebné vnímať ako súčasť celého ekosystému v dodávateľskom reťazci. Zvyšovanie výkonu, kvality a servisnej úrovne bude pre udržanie konkurencieschopnosti spoločností kľúčové. Budú musieť inovovať svoje procesy a viac využívať špičkové technológie, ktoré im pomôžu optimalizovať nákupy, zrýchľovať manipuláciu s tovarom, efektívne skladovať, expedovať a dodávať a tiež tovar čo najrýchlejšie dostať do virtuálnych regálov e-shopov, aby si zákazníci mohli ich produkty kúpiť.

Rýchlejšie, presnejšie a lacnejšie

„So zrýchľovaním a zvyšujúcou sa zložitosťou obchodných operácií rastú nároky na všetky časti dodávateľsko-odberateľského reťazca. Rastie tým tiež potreba rýchlej komunikácie a novej úrovne zdieľania informácií s obchodnými partnermi. Toto je potom impulzom pre rozširovanie vzájomnej komunikácie o nové procesy, napríklad o informácie o dostupnosti tovaru, upresňovaní dodávok, odovzdávaní informácií o tom, čo je na ktorej palete, v ktorom balíku a kedy bude tovar doručený, odovzdávaní informácií o skladových zásobách tak, aby sa mohol zlepšiť forecasting, plánovanie dodávok či výroby a podobne,“ konštatuje D. Reichel zo spoločnosti GRiT.

Môžeme však očakávať, že vplyvom AI dôjde k ďalšiemu zefektívneniu a zrýchľovaniu procesov, čo vyvolá potrebu ešte väčšieho zdieľania dát. Napriek tomu, že sa strojové učenie v niektorých oblastiach, ako je predpovedanie dopytu alebo spracovanie neštruktúrovaných dokumentov, už v súčasnosti využíva, nemá zatiaľ taký masový dosah, ako napríklad v oblasti jazykových modelov. Umelá inteligencia však bude nepochybne hrať významnú úlohu aj v práci technologických firiem, čo môže zvýšiť dostupnosť potrebných technológií a pomôcť s ich rýchlejšou adaptáciou do firiem.

Článok pripravil Vladimír Maťo a vyšiel na systemylogistiky.sk