Najväčšie obavy účtovníkov (a účtovných kancelárií) z digitalizácie a automatizácie

Aj keď na trhu existujú softvérové riešenia na kompletnú digitalizáciu a čiastočnú automatizáciu príjmu faktúr alebo celej obchodnej komunikácie, mnohé účtovníčky a fakturantky stále radšej pracujú s papierom a dáta z dokladov ručne prepisujú do účtovných systémov. Prečo je to tak a ako to zmeniť?

Firma, ktorá chce digitalizovať a sčasti automatizovať obchodnú komunikáciu, má niekoľko možností. OCR (optické rozpoznávanie znakov) alebo formát na elektronickú fakturáciu ISDOC sú dnes skôr prekonané, účtovníci a účtovné kancelárie však majú na výber pokročilý vyťažovací softvér (napríklad iNVOiCE FLOW) alebo medzinárodný štandard pre elektronickú komunikáciu EDI.

Tieto riešenia do veľkej miery automatizujú príjem, schvaľovanie a spracovanie faktúr a v prípade EDI dokonca digitalizujú tok objednávok alebo dodacích listov. Firmám takáto automatizácia ušetrí desiatky (až stovky) hodín práce účtovníčky či fakturantky každý mesiac. Prečo sa týmto nástrojom spoločnosti aj napriek tomu vyhýbajú?

Strach z niečoho nového

Mnohé účtovníčky a fakturantky majú desiatky rokov zabehnutý postup – každú prijatú faktúru z e-mailu vytlačia, skontrolujú, nechajú schváliť u nadriadeného, preplatia a ručne prepíšu do účtovného systému. Tejto zažitej praxe sa nechcú vzdať a prípadnej zmeny sa boja.

Akokoľvek je táto obava pochopiteľná, účtovníci v takomto prípade robia nekvalifikovanú rutinnú prácu, ktorú dnes s násobne vyššou rýchlosťou a nižšou chybovosťou zvládne aj softvér. Problém je ešte pálčivejší u rastúcich firiem, ktoré s vyšším počtom objednávok vybavujú čím ďalej tým viac dokladov a bujnie im administratíva. Potom existujú firmy, v ktorých je zamestnaných niekoľko brigádnikov čisto na spracovanie faktúr.

Prax pritom ukazuje, že účtovníčky a fakturantky si na softvér veľmi rýchlo zvyknú a časom si ho pochvaľujú. Jeho obsluha nevyžaduje žiadne IT znalosti a ľudia z učtární sa môžu venovať sofistikovanejšej a kreatívnejšej činnosti. Je úlohou manažérov a majiteľov firiem, aby pre svojich ľudí našli zmysluplnejšie využitie a zmenu náplne práce s nimi diskutovali.

Strach zo straty zamestnania

Ak časť práce fakturantky nahradí softvér, vyvoláva to v ľuďoch prirodzenú obavu, či neprídu o prácu.

Aj táto obava je legitímna, každopádne v praxi sa nepotvrdzuje. Napríklad podľa skúseností spoločnosti GRiT, ktorá vyťažovací softvér alebo EDI nasadila do stoviek firiem, k prepúšťaniu nedochádza. „Párkrát sa nám stalo, že daná firma napríklad prestala využívať brigádnikov v priebehu sezónnych špičiek, kmeňových zamestnancov však nikto neprepúšťa,“ uvádza obchodný konzultant GRiTu Pavel Janyška.

Nedôvera v softvér

Veľmi častá je obava, že vyťažovací softvér neprečíta údaje z faktúry správne alebo že sa doklady budú strácať. Účtovníci chcú mať celý proces plne pod svojou kontrolou.

Pri vyťažovaní faktúr je naozaj vhodná dodatočná kontrola, ktorá však zaberie len zlomok času oproti opisovaniu celej faktúry. Pokročilý vyťažovací softvér sa navyše sám učí a je stále presnejší, takže ručná kontrola sa časom stáva skôr formalitou.

Strata alebo zapadnutie niektorého z dokladov sú takmer nemožné, účtovník pri každom doklade vidí celú jeho históriu (tzv. auditnú stopu) a má o ňom naopak väčší prehľad, než keď si doklady tlačí alebo preposiela e-mailom. Systémy navyše často ponúkajú automatické notifikácie, ak napríklad doklad niekde dlho stojí.

Potreba mať všetko na papieri

V Českej republike je stále zakorenená predstava, že doklady je nutné archivovať papierovo. V skutočnosti sú papierové a elektronické dokumenty rovnocenné, pokiaľ firmy zaistia vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť elektronických dokumentov v celom ich životnom cykle.

Napríklad EDI toto rieši pomocou šifrovania dokladov a evidencie celej auditnej stopy, vyťažovací softvér často uchováva pôvodný e-mail s dokladom presne v tvare, v ktorom bol prijatý, a bezpečnosť záznamu následne zaisťuje pomocou auditnej stopy a logu všetkých zásahov do súboru.

Vďaka elektronickému archívu následne úplne odpadá potreba skladovacích priestorov a vyhľadávanie je navyše oveľa rýchlejšie – ktorýkoľvek doklad v elektronickom archíve nájdete za niekoľko sekúnd.

Dodávatelia alebo klienti chcú posielať faktúry papierovo

Digitalizáciu niekedy sťažujú aj klienti a obchodní partneri, ktorí posielajú papierové faktúry poštou. Aj takéto prípady sú však riešiteľné – vyťažovací softvér si poradí napríklad s faktúrami nafotenými na mobil vo formáte JPG, takže stačí, keď partneri svoje faktúry posielajú ako obrázok, alebo si ich nafotíte a vložíte do systému sami.

V prípade EDI je situácia odlišná, pretože ho musia mať obe strany. Pre malých dodávateľov však existujú veľmi lacné webEDI riešenia, ktoré slúžia čisto na príjem objednávok či vystavovanie faktúr a nevyžadujú integráciu s informačným systémom.

Aj keď sa nepodarí k elektronickej komunikácii priviesť všetkých obchodných partnerov, často je pre firmu výhodné, keď digitalizuje obchodnú komunikáciu aspoň s niektorými z nich a postupne ich podiel zvyšuje.

Pubikované na www.du.cz