Hubert J. E. mieri k automatickému spracovaniu 100 % tovarových dokladov

Slovenská nápojárska jednotka na trhu sektov a šumivých vín, spoločnosť Hubert J. E., rozširuje možnosti automatického spracovania tovarových dokladov so svojimi odberateľmi. Riešenie ORION EDI pre elektronickú výmenu dát teraz používa aj pre automatické spracovanie PDF objednávok od kľúčových odberateľov a zároveň pre plne elektronické spracovanie vydaných daňových dokladov. Ako ďalší krok sa plánuje zamerať na automatizáciu výmeny dokladov so svojimi dodávateľmi a priblížiť sa tak ideálu digitálneho podniku.

Impulzom boli náklady na spracovanie vydaných faktúr

Spoločnosť Hubert J. E. je prvá mimofrancúzska továreň na výrobu šumivého vína a zároveň jedna z najstarších značiek na Slovensku. Keď opomenieme legendu o francúzskom vojakovi, ktorá sa s menom firmy traduje, tak bola spoločnosť založená v roku 1825 v Bratislave. Je najväčším slovenským producentom sektov s ročnou produkciou viac ako 7,5 milióna fliaš. V roku 2000 sa spoločnosť stala členom nemeckej skupiny Henkell & Co Sektkellereien KG. Súčasťou tejto skupiny je aj česká jednotka Bohemia Sekt. O niekoľko rokov neskôr pridala do svojho sortimentu slovenské vína Vitis Pezinok a Karpatské brandy. Svoje produkty dodáva prakticky do všetkých významných obchodných reťazcov na Slovensku.

Hubert J. E. má na slovenskom trhu široké portfólio zákazníkov. Okrem prakticky všetkých významných obchodných reťazcov sú medzi jeho odberateľmi aj maloobchodní hráči na tradičnom trhu, nápojové veľkoobchody alebo gastroprevádzky. Celkom 200 obchodných partnerov, s ktorými si vymieňa obchodné a logistické doklady ako sú objednávky, dodacie listy alebo faktúry. Čisto daňových dokladov spracuje mesačne približne tisícku.

„Náklady spojené so spracovaním, tlačou a rozosielaním takého množstva dokladov boli samy o sebe dobrým dôvodom pre elektronizáciu celého fakturačného procesu,“ hovorí Rastislav Levčík, manažér IT a nákupu v spoločnosti Hubert J. E. a dodáva: „Možnosť zbaviť sa nášho skladu šanónov, v ktorých museli kolegyne v minulosti dlho listovať, aby vyhľadali potrebný daňový doklad, je potom čerešničkou na torte.“

Časť zákazníkov EDI komunikáciu nevyužívala

Dlhodobým cieľom spoločnosti je celý proces toku dokladov maximálne zefektívniť. Elektronickú výmenu dokladov (EDI komunikáciu) využíva už od roku 2005. Vďaka nej aktuálne spracováva polovicu všetkých tovarových dokladov automaticky. EDI je vďaka najpokročilejším možnostiam automatizácie pre spoločnosť prioritou.

Predovšetkým menším odberateľom z oblasti regionálnych veľkoobchodov či z gastro segmentu musela teda doposiaľ spoločnosť Hubert J. E. posielať faktúry e-mailom, faxom alebo vytlačené poštou. Interný prieskum vypracovaný controllingovým oddelením potom zistil významný priestor k úspore, ak by sa podarilo tento „zastaraný“ papierový proces transformovať na využitie elektronických formátov.

Ďalším úzkym miestom s vysokou prácnosťou pre obsluhu bol príjem objednávok od týchto zákazníkov. Tie chodia od odberateľov, ktorí EDI nevyužívajú, väčšinou v podobe PDF prílohy e-mailu. Je teda potrebné ich ručne prepísať do informačného systému, aby s nimi mohla pracovať expedícia. Na príklade významného zákazníka, akým je spoločnosť Kaufland Slovenská republika, ide o desiatky rozsiahlych objednávok mesačne.

Výber riešenia formou služby

Spoločnosť Hubert J. E. využíva pre riadenie firemných procesov informačný systém SAP. Nie vždy je možné alebo nákladovo efektívne implementovať na lokálnej úrovni všetky funkcionality centrálneho riešenia, preto má spoločnosť Hubert J. E. možnosť v určitých prípadoch využívať lokálnych dodávateľov.

CCV Informačné systémy je partnerom spoločnosti pre elektronickú komunikáciu dokladov už od začiatku, kedy bola zvolená predovšetkým vďaka dobrým referenciám sesterského Bohemia Sektu, ktorý EDI zavádzal o rok skôr. Pre ďalší rozvoj bol teda logicky existujúci dodávateľ prvou voľbou. Nemecký trh je zároveň v oblasti elektronickej fakturácie odlišný. Nevyužíva elektronické podpisovanie faktúr pre zachovanie integrity a autenticity dokladu, ale využíva iné technické opatrenia. Centrálne riešenie teda neprichádzalo do úvahy.

Práve spomínaný Kaufland sa vďaka veľkému objemu dokladov stal pilotným zákazníkom pre automatické spracovanie PDF objednávok. Služba ORION PDF2EDI tieto doklady strojovo prevedie na EDI správu ORDERS, ktorú potom načíta do informačného systému spoločnosti Hubert J. E. rovnako ako akúkoľvek objednávku od EDI-ready odberateľa.

Dokáže dokonca rozoznať tzv. zmenové objednávky, ktoré Kaufland využíva a obsluhu na ne upozorniť. Spracovanie týchto objednávok sa tak niekoľkonásobne skrátilo a chybovosť sa zároveň limitne blíži nule. Týmto spôsobom je pritom možné spracovávať PDF objednávky od akéhokoľvek zákazníka a na spôsobe odosielania týchto dokladov sa pre zákazníka vôbec nič nemení. ORION iba zefektívni existujúci proces na strane dodávateľa.

Jedna integrácia do ERP systému

V spracovaní faktúr vydaných šiel Hubert J. E. ešte ďalej. „Všetky podoby vydaných daňových dokladov ako sú dobropisy, vrátenie tovaru s / bez vyzdvihnutia tovaru, ťarchopisy, cenové dobropisy, vrátenie bezplatného tovaru a samozrejme faktúry sme teraz schopní odbaviť elektronicky priamo z nášho informačného systému SAP,“ pochvaľuje si Rastislav Levčík. Všetky daňové doklady sú prenášané z informačného systému SAP do konsolidačného centra ORION, kde sú opatrené overeným elektronickým podpisom, odoslané odberateľovi a zároveň elektronicky archivované vrátane využitia časovej pečiatky tak, aby spĺňali podmienky aktuálnej legislatívy. „Zavedením ORION eFakturace sa zbavíme hŕby papiera a už sa nám nestane, že sa po niektorej faktúre doslova zľahne zem,“ dopĺňa Rastislav Levčík.

Ďalším plánovaným krokom k vyššej efektivite pri práci s dokladmi je v spoločnosti Hubert J.E. elektronické spracovanie prichádzajúcich, predovšetkým režijných faktúr. „Niekoľko úrovňové schvaľovanie faktúr opatrených papierovou košieľkou sa už zo svojej fyzickej podstaty zadrháva na častej neprítomnosti kľúčových zamestnancov, ktorým potom faktúra leží na stole pripravená na podpísanie často niekoľko dní. Zavedenie jednoduchého elektronického workflow je pritom možné priamo v Orione s pomocou spracovania prijatých faktúr,“ hovorí Ľubomír Miškolci, konateľ spoločnosti CCV Informačné systémy.