Firmy objavujú kúzlo sledovania majetku, stačí im na to jednoduchý softvér

Mnohé firmy a fyzické osoby vedú účtovnú evidenciu svojho majetku, tá však slúži len na daňové účely. Neobsahuje napríklad aktuálne umiestnenie, servisnú históriu alebo dátum exspirácie. Do účtovného majetku sa navyše nezapisuje všetko – napríklad zakladače s dokladmi. Aj preto spoločnosti hľadajú cesty, ako majetok sledovať presnejšie, aby si v ňom urobili skutočný poriadok. Pre mnohé z nich môže byť cestou jednoduchý softvér podobný skladovému systému.

V zahraničí je sledovanie majetku (asset tracking) bežná vec, na Slovensku zatiaľ také rozšírené nie je. Prípadov, keď firmám pomôže, pritom existuje veľa. Všetky daňové, auditné alebo účtovnícke firmy, ktoré zo zákona musia uchovávať doklady a chcú v nich mať poriadok. Požičovne, ktoré si potrebujú udržať prehľad, aj keď majú prístroje práve vypožičané u zákazníka. Montážne firmy, kde náradie zdieľa viacero pracovníkov a potrebujú systém rezervácií na prehľad o tom, kto a kde náradie aktuálne používa.

Sledovanie majetku zároveň neslúži len na dobrý pocit a prehľad, ale často uľahčuje aj plnenie legislatívy. Napríklad elektrospotrebiče musia prechádzať pravidelnými technickými revíziami, čo softvér uľahčí tým, že doň technik zapisuje servisnú históriu každého stroja alebo nahráva technické listy a revízne správy.

„Aj keď sa snažíme digitalizovať maximum dokumentov a automatizujeme maximum procesov, niektorí klienti nám stále doručujú dokumenty v papierovej podobe. Po ich digitalizácii a ukončení účtovného obdobia tieto papierové dokumenty presúvame do archívu. Na jeho správu používame jednoduchý softvér, kde každý archívny box má svoj čiarový kód aj vlastnú pozíciu. Presne vieme, kedy archívny box vznikol a ako s ním bolo manipulované,“ hovorí Milan Bančanský, IT riaditeľ z účtovnej a daňovej kancelárie ASB Czech. Firma využíva naše riešenie, nasadenie aplikácie zabralo jednotky hodín a s výnimkou čítačky čiarových kódov si nevyžadovalo žiadne investície do hardvéru.

Stačia len čiarové kódy

Aby bolo možné majetok sledovať, treba ho označiť. Na to zvyčajne slúži štítok s čiarovým kódom, prípadne akékoľvek evidenčné číslo. Každý, kto potom s majetkom manipuluje, načíta kód alebo zapíše číslo do systému a napríklad uvedie, čo s majetkom robil alebo na kedy a na ako dlho si ho rezervuje.

„Nástroje na sledovanie majetku sú funkciami vlastne podobné skladovým systémom, len s tým rozdielom, že ich využijú aj firmy, ktoré žiadne sklady s tovarom či materiálom nemajú a možno tak nad podobnými riešeniami doteraz vôbec nepremýšľali,” zakončuje Lubomír Veselý, výkonný riaditeľ GRiTu.