Chyby vo firemných procesoch? Sledujte varovné signály

S procesnými chybami sa stretáva snáď každá firma v nejakej miere, prejavujú sa najmä neefektívnosťou všetkých možných oblastí prevádzky. Chyby zbytočne pridávajú zamestnancom prácu, zdvojujú činnosti a sú priestorom pre chybovosť. Firmy často o takejto neefektívnosti ani nevedia alebo možno len tušia. Zle nastavené procesy ovplyvňujú aj ďalší chod spoločnosti a stoja firemný rozpočet tisíce až desaťtisíce korún. A pritom sa dajú relatívne ľahko odstrániť napr. zavedením EDI či iných on-line nástrojov. Pozorujete vo firme takéto varovné signály aj Vy?

Vysoký počet dobropisov

Odberateľ vytvorí objednávku, dodávateľ pripraví tovar a pošle ho spoločne s dodacím listom a faktúrou. Typický objednávkový proces, ktorý sa denne opakuje v tisícovkách firiem. A denne sa opakuje aj chybné objednanie, strata alebo poškodenie tovaru pri preprave a ďalšie objektívne okolnosti, ktoré v dôsledku vedú často až k dobropisovaniu tovaru, ktoré žiadna učtáreň rozhodne v láske nemá.

Zavedenie EDI (elektronickej výmeny dát) celý proces zrýchli a sprehľadní. Odberateľ vytvorí objednávku, dodávateľ ju prijme a obratom zasiela avízo o dodaní. Odberateľ po prijatí tovaru posiela príjemku a dodávateľ až potom vystavuje faktúru, ktorú si ešte pred zaúčtovaním nechá schváliť. Všetka komunikácia prebieha elektronicky, pomocou štruktúrovaných EDI správ, a môžete ju z veľkej časti automatizovať. Obe strany majú celý proces pod kontrolou a vždy, keď hrozí chyba, včas ju odhalíte a vyriešite.

Prestoje pri naskladňovaní tovaru

Odberateľovi prídu kamióny s tovarom, ale pretože nie je na príjem pripravený, naskladnenie tovaru trvá neúmerne dlho. Autá stoja, vodiči čakajú, skladníci nestíhajú. Ak s dodávateľom komunikujete pomocou EDI, pošle vám ešte pred fyzickým dodaním tovaru avízo. Vopred tak viete, kedy vám čo príde, a na príjem sa pripravíte. Ak v sklade používate čítačky čiarových kódov, tovar po príjazde len načítate a ihneď sa vám prepíše do systému. Naskladnenie ešte urýchlite, ak použijete SSCC kódy, pretože potom nenačítavate jednotlivé škatule, ale rovno celé palety.

Vysoké náklady na tlač

Firmy, ktoré každý účtovný doklad tlačia a následne archivujú v šanónoch, platia peniaze za papier, tlač a prenájom skladu na archiváciu. Vždy, keď potom fakturantka alebo účtovníčka spätne dohľadáva niektorý doklad, trvá jej to dlho. Doklady si dnes môžete vymieňať čisto elektronicky, napríklad e-mailom alebo ešte lepšie pomocou EDI. A na archiváciu už stačí len dôveryhodný elektronický archív.

Riešenie neoprávnených alebo podvodných faktúr

Faktúry posielané poštou alebo e-mailom je možné sfalšovať, prípadne vám ktokoľvek pošle neoprávnenú či vymyslenú faktúru. A vy znovu desiatky minút riešite, kde sa faktúra vzala a za čo by mohla byť. Tovarových faktúr posielaných cez EDI sa to vďaka auditnej stope dokladov a zabezpečeným prenosovým kanálom prakticky netýka. Všeobecne ide skôr o problém režijných faktúr za rôzne služby, ktoré EDI obvykle nerieši. Chybám v plateniu faktúr sa však dá vyhnúť správnym nastavením procesu spracovania faktúr alebo využitím nových nástrojov (v zahraničí nazývaných accounts payable), ako je napr. riešenie iNVOiCE FLOW.

Zdĺhavé spracovanie každej prijatej faktúry

Keď vám poštou alebo e-mailom príde faktúra, musí ju fakturantka prijať, skontrolovať, overiť, či zodpovedá príjemke/ objednávke, v niektorých prípadoch schváliť u nadriadeného, prepísať do informačného systému a zaúčtovať. Celé to trvá niekoľko minút a podľa výskumov (Billentis) je proces zaťažený asi 10% chybovosťou. A v špičke, keď sú fakturantky preťažené, sa situácia ešte zhoršuje. Po zavedení EDI systém automaticky porovnáva doklady (faktúru s objednávkou a príjemkou) a obsluhu upozorní len na prípadné rozdiely (napríklad aj v rámci dohodnutého rozptylu). Celý proces sa tým výrazne zrýchli, a navyše sa eliminuje riziko ľudskej chyby. Ak si kvalitou svojich procesov nie ste istí, využite služby spoločnosti GRiT, ktorá vám pomôže s analýzou súčasného stavu a navrhne cesty, ako docieliť vyššiu efektivitu a tak aj vyššie zisky.

Článok vyšiel v časopise Systémy logistiky.