Ako sa pripraviť na inventúru majetku, aby prebehla hladko a rýchlejšie

Inventúra je pre firmy festival stresu. Vo veľkých skladoch sa tiahne pokojne mesiac, berie čas zamestnancom z rôznych oddelení a bez poriadnej organizácie vznikajú chyby, ktoré firmu stoja peniaze. Aby inventúra prebehla hladko, musíte ju dobre naplánovať, pripraviť podklady, prípadne aj zapojiť inteligentné technológie. Prípravu inventúry si prejdeme krok za krokom.

Na čo je inventúra a pre koho je povinná

Inventúra slúži na zistenie skutočného stavu majetku a záväzkov vo firme. Všetky firmy, ktoré vedú účtovníctvo, musia podľa zákona urobiť inventúru minimálne raz ročne v rámci zostavovania účtovnej závierky.

E-shopy a firmy s väčším množstvom tovaru však robia inventúru dobrovoľne aj niekoľkokrát ročne. Vďaka nej si totiž postrážia to, že „papierový“ stav tovaru v e-shope alebo v ERP systéme zodpovedá reálnemu stavu v sklade. Firmy, ktoré inventúry odkladajú, sa častejšie stretávajú s negatívnym hodnotením zákazníkov, pretože napríklad v e-shope ponúkajú tovar, ktorý v sklade nemajú.

Zároveň vďaka inventúre odhalia, či časť zásob nie je poškodená, exspirovaná alebo zastaralá. Zistia, či niektorý tovar nezmizol (napríklad pretože skladník zabudol zaevidovať výdaj), a často tiež objavia tovar, o ktorom netušili, že ho majú v sklade.

Zákon o účtovníctve rozlišuje fyzickú a dokladovú inventúru:

• pri fyzickej inventúre zamestnanci vlastnoručne zisťujú stav majetku – takže vizuálne overia, že majetok je na svojom mieste,
• dokladová inventúra sa týka majetku, ktorý sa nedá overiť vizuálne – inventúra sa teda robí len kontrolou v účtovných knihách.

V článku sa budeme venovať príprave na fyzickú inventúru, ktorá sa týka povinných inventúr v rámci zákona o účtovníctve i dobrovoľných inventúr skladových zásob.

Na kedy naplánovať inventúru

Vhodná chvíľa na inventúru je v každej firme inokedy. Záleží predovšetkým od:

• sezónnosti,
• dlhodobých trendoch predaja,
• množstva zásob.

Inventúru si ideálne naplánujte na obdobie, keď máte najmenej fyzických zásob. Zaberie vám menej času a jednoduchšie odhalíte nezrovnalosti.

Napríklad pre väčšinu bežných e-shopov je vhodné obdobie:

• po Vianociach alebo väčšom výpredaji,
• mimo predajnú sezónu, keď je najmenej objednávok (napríklad v lete),
• alebo medzi doručením nových kolekcií (teda pred prelomom ročných období).

Časový plán inventarizácie

Hneď ako vytipujete vhodné obdobie, naplánujte do detailu priebeh inventúry. Odhadnite, koľko času vám inventúra zaberie (bude to víkend, týždeň, alebo mesiac?), a uvoľnite kapacity zamestnancom, prípadne včas zožeňte brigádnikov.  

Počítajte tiež s tým, že počas tejto doby budete musieť obmedziť prevádzku firmy –⁠ napríklad prerušiť expedíciu alebo predĺžiť dobu dodania objednávok. Ak sa úplnému obmedzeniu chcete vyhnúť, naplánujte si inventúru skladu po častiach.

Už v tejto fáze tiež presne definujte, ktorého majetku sa bude inventúra týkať. Napríklad, či pôjde len o tovar v sklade, alebo aj o spotrebný materiál ako kartóny, fólie a palety, prípadne rovno všetok majetok vrátane napríklad kancelárskej výbavy.

Spôsob vykonávania inventúry

Určite si, ako inventúru vykonáte po technickej stránke. Najčastejšie zamestnanci obchádzajú majetok s vytlačeným zoznamom. V ňom vidia očakávané množstvo položiek a jednu po druhej v priebehu inventúry odškrtávajú  , alebo zapisujú reálne množstvo. Tento variant je však časovo náročnejší a ľahšie pri ňom vznikajú chyby.

Jednoduchšie to majú firmy, ktoré používajú technológie ako riadený sklad (WMS). Zamestnanci  , ktorí robia inventúru, dopredu nepoznajú očakávaný počet položiek, ale len obchádzajú majetok, načítajú jeho čiarové kódy pomocou čítačiek alebo inteligentných telefónov a dáta sa odosielajú do systému. WMS priebežne upozorní na nezrovnalosti (napríklad nesediaci počet kusov na danej pozícii) a na záver:

• vyhodnotí rozdielové dáta pri položkách, kde počet nesedí,
• pripraví z nich podklady pre účtovníkov
• a prepíše množstvo tovaru v sklade podľa reality.  

Riadený sklad teda inventúru zrýchľuje a navyše za pár minút zaučíte brigádnikov, ktorých kvôli inventúre najmete. Napríklad e-shop s barefoot obuvou Bosonožka vďaka WMS skrátil inventúry z mesiaca na 2 dni.

Jasné pravidlá pre zamestnancov

Zostavte jasné pravidlá inventúry tak, aby ju všetci zamestnanci vykonávali rovnako. Firmy v týchto pravidlách typicky určujú:

• ktorý majetok počítať, merať a vážiť,
• ktoré parametre pri inventúre kontrolovať (exspirácie, výrobné čísla, šarže a pod.),
• v akých merných jednotkách majetok evidovať,
• ktorý zamestnanec má zverenú ktorú časť skladu,
• z ktorého smeru majetok počítať (napríklad postupovať pri regáli z ľavého horného rohu do pravého dolného)
• alebo ako označiť už spočítaný tovar.

S pravidlami zamestnancov zoznámte niekoľko dní vopred. Ideálne osobne, aby ste ihneď vyriešili otázky a nejasnosti.

Účtovná príprava na inventúru

Pred inventúrou zaúčtujte všetky otvorené skladové doklady, ktoré súvisia s pohybom majetku. Napríklad tie, ktoré riešia presun tovaru medzi pobočkami či skladmi, alebo doklady spojené s likvidáciou, poškodeným či nekompletným tovarom.

Rovnako dokončite príjem a výdaj všetkého tovaru z objednávok. Je totiž dôležité, aby sa všetok tovar pod vašou strechou nachádzal v systéme ku dňu inventarizácie. Vykonávanie inventúry na nekompletnom majetku by proces zbytočne komplikovalo a výsledok by bol skreslený.

Príprava miesta inventarizácie

Inventúru vám uľahčí tiež jednoduchá prevádzková príprava. Upracte skladové a ďalšie priestory, kde prebehne inventúra, aby sa majetok nepovaľoval v uličkách alebo tovar pod regálmi – nech je všetko na svojom mieste. Znie to ako samozrejmosť, ale v predinventúrnom zhone na to ľahko zabudnete.

Taktiež viditeľným spôsobom označte majetok, ktorý nie je súčasťou inventúry. Je to najmä:

• majetok cudzích firiem,
• vyskladnené zásoby, ktoré čakajú na odvoz k zákazníkom,
• tovar, ktorý vám zákazníci poslali na reklamáciu.

Zapojte technológie

Ak cítite, že sú pre vás inventúry časovo neúnosné, aj keď je vaša príprava dôkladná, siahnite po technológiách na automatizáciu. Riešenia typu WMS bežne skracujú inventúry z mesiacov na dni a zrýchľujú aj ďalšie skladové procesy ako vychystávanie objednávok, príjem, zaúčanie skladníkov alebo reporty. Ozvite sa nám a pomôžeme vám vybrať vhodné riešenie pre váš sklad.