Zmena poskytovateľa služieb EDI zlepšila vzťahy s našimi zákazníkmi
Celková ročná úspora 3000 EUR
Mesačne ušetrené 3 dni práce
Pôvodný stav a problém
Prvotným impulzom na zavedenie EDI býva obvykle požiadavka zo strany zákazníka, často obchodného reťazca so silnou vyjednávacou pozíciou. Inak to nebolo ani v spoločnosti SINTRA, kde na začiatku spustili EDI komunikáciu so spoločnosťou METRO Cash & Carry SR. Obeh objednávok a faktúr fungoval dovtedy neefektívnym spôsobom v listinnej podobe. Objednávky prichádzali faxom či e-mailom a boli z papiera ručne prepisované do informačného systému Softip. V ňom bol potom vygenerovaný a vytlačený dodací list a faktúra, ktoré boli poslané zákazníkovi spoločne s tovarom.
Špecifikom spoločnosti SINTRA je existencia dvoch distribučných veľkoskladov (Bratislava a Poprad), ktoré využíva na rýchlejšie a pružnejšie dovážanie svojim zákazníkom. Výmena všetkých obchodných dokladov sa uskutočňuje cez bratislavskú centrálu a bolo teda potrebné zjednodušiť aj administratívu spojenú s distribúciou zákazníkom zo „správneho“ skladu.
Ako to všetko prebiehalo
SINTRA spočiatku využívala tzv. webEDI, teda webové riešenie EDI komunikácie, ktoré nie je integrované do informačného systému. Využitie benefitov, ktoré EDI prináša do obchodných a logistických procesov, je však v takomto prípade iba obmedzené. Služba síce spĺňa požiadavky obchodných partnerov v úlohe zákazníkov, dodávateľ však musí doklady do webovej aplikácie vypĺňať ručne a nie je možné ich automaticky vytvoriť priamo z informačného systému.
Od roku 2011 začala spoločnosť SINTRA využívať riešenie ORiON EDI, ktoré poskytuje spoločnosť GRiT formou služby (SaaS – Software as a Service). Nebolo teda potrebné zaobstarať žiadny hardvér ani softvér a zároveň odpadli starosti spojené s dohľadom a správou elektronickej výmeny dát, ktoré kompletne zaisťuje poskytovateľ riešenia.
Prenos všetkých dokladov prebieha cez zabezpečené VAN siete. Samotné riešenie ORION EDI, ktoré zaisťuje prenos miliónov obchodných dokladov mesačne, spĺňa najprísnejšie bezpečnostné nároky.
Došlo k nasledujúcim zmenám
Pri množstve dokladov, ktoré si cez aplikáciu ORION SINTRA vymení so svojimi zákazníkmi, zodpovedá ušetrený čas administratívneho pracovníka 3 pracovným dňom mesačne.
V EDI je aktuálne zapojených 35 % zákazníkov spoločnosti SINTRA.
stiahnuť celú prípadovú štúdiuVďaka e-mailovým notifikáciám vieme takmer okamžite, že konkrétna faktúra bola odmietnutá, a môžeme teda ihneď vzniknutú situáciu riešiť. Platby od našich zákazníkov tak nie sú zbytočne zadržiavané, čo pomáha nášmu cash-flow.