Ušetrite vďaka rýchlejšiemu spracovaniu faktúr

Spracovávanie prijatých faktúr je práca s nízkou pridanou hodnotou, ktorá šikovných účtovníkov alebo fakturantov zdržiava od zmysluplnejšej práce. Vďaka prepojeniu programov POHODA a iNVOiCE FLOW však môžete príjem faktúr výrazne zjednodušiť. iNVOiCE FLOW z prijatých faktúr automaticky vyťaží údaje a po schválení ich preposiela do účtovného programu, čím firme šetrí množstvo práce i peňazí.

Ako presne to funguje

Do e-mailovej schránky príde faktúra, iNVOiCE FLOW ju stiahne a pomocou umelej inteligencie z nej automaticky vyťaží dôležité údaje – variabilný symbol, dátum splatnosti, čiastku plnenia alebo položky tovaru. Tieto údaje potom pošle zodpovedným osobám na schválenie a nakoniec faktúru odošle do programu POHODA, kde dôjde k zaúčtovaniu. Doklady, ktoré splnia stanovené podmienky, sa tiež automaticky načítajú do denníka prijatých faktúr.

Vďaka iNVOiCE FLOW účtovníkom odpadá celá práca s ručným prepisovaním údajov z faktúr do účtovného programu. Software dokáže prečítať faktúru v ľubovoľnom formáte, okrem PDF si poradí i s obrázkom v JPG. Dodávatelia tak môžu posielať faktúry odfotené mobilom.

Okrem vyťažovania údajov z faktúr iNVOiCE FLOW ponúka možnosť rozúčtovania faktúr na nákladové strediská, elektronické schvaľovacie workflow s automatickými upomienkami alebo dôveryhodný elektronický archív. V tomto archíve je možné rýchlo vyhľadávať, napríklad podľa interného čísla,ktoré POHODA dokladom pridelí.

Ako zo spojenia Pohody a iNVOiCE FLOW ťaží spoločnosť INPAP PLUS

Prínosy iNVOiCE FLOW si overila firma INPAP PLUS, ktorá vyrába a predáva obalový materiál alebo kancelárske a hygienické potreby vrátane servisu a poradenstva. Mesačne spracuje stovky prijatých dokladov.

Firma využíva program POHODA E1 a po zavedení iNVOiCE FLOW jej náklad na spracovanie jednej prijatej faktúry klesol o viac ako 50 %. Za prvých päť mesiacov spoločnosť spracovala 1 400 faktúr a na nákladoch ušetrila v prepočte približne 1 200 €.

„iNVOiCE FLOW nám z prijatých faktúr vyťaží potrebné údaje, kolegyňa ich zbežne skontroluje a odovzdá na elektronické schválenie. Okrem faktúr a vyťažených údajov sú v systéme archivované všetky údaje o schválení, čo nahrádza podpisy na tlačených dokumentoch. Archivačný a schvaľovací proces nám navyše umožnil úplne upustiť od archivácie faktúr v papierovej podobe, čo šetrí priestor, ktorý predtým zaberali zakladače,“ uvádza ekonómka firmy Dana Dvořáčková.

Pochvaľuje si tiež schvaľovanie dokladov aj mimo kancelárie: „Každý zamestnanec zapojený do procesu spracovania faktúr môže svoju agendu riešiť odkiaľkoľvek, čo je v dnešnej dobe bonus.“

Nasadenie otázkou chvíle

Podľa skúseností manažérov sa iNVOiCE FLOW začína vyplácať od chvíle, kedy firma spracováva 100 prijatých faktúr mesačne. Čím vyšší je potom počet faktúr, tým vyššia je aj úspora.

Integrácia softwaru je jednoduchá a spravidla zaberie pár dní, počas ktorých dôjde k nasadeniu riešenia, napojeniu na program POHODA a optimalizácii schvaľovacieho procesu faktúr.

Zdroj: Časopis Moja Pohoda, máj 2021. Celé číslo si môžete prečítať tu.