Proč se někteří účetní brání automatizaci?

Velkou část práce juniorních účetních nebo fakturantů stále ještě tvoří rutinní úkoly s nízkou přidanou hodnotou – ruční přepisování dokladů do účetního systému, vyřizování rutinních objednávek nebo shánění nadřízených pro schválení faktury. Většinu těchto činností přitom může jednoduše, bezpečně a levně odbourat automatizace. Proč se i přesto lidé nebo celé firmy stále automatizaci brání?

„Nám to přece funguje už léta, proč to najednou měnit?“

Protože když to nezměníte teď, dáte náskok konkurenci. Digitalizace proniká do všech sfér průmyslu a čím dřív ji zapojíte i do účetnictví, tím dřív uvidíte výsledky.

Spousta firem běží v zajetých procesech, které léta ladily se svými zaměstnanci a dlouhodobě jim fungovaly. Jenže podle našich průzkumů například při ručním přepisování údajů z dokladů dochází k chybám: u zaučených fakturantů je chybovost 10 %, u zkušených účetních okolo 2 %. Zavedením digitalizace chybovost snížíte prakticky k nule.

S automatizací navíc můžete začít pozvolna, třeba zavedením systému pro automatický příjem a schvalování dokladů. Takzvaný vytěžovací software sám přijme fakturu z e-mailu a vyčte z ní důležité údaje. Poté je odešle příslušným zaměstnancům ke schválení a následně ji nahraje do informačního systému. Účetní nebo fakturant vše jenom zběžně kontroluje.

Ještě vyšším stupněm je elektronická výměna dat (EDI), se kterou si významně usnadníte komunikaci s dodavateli. Objednávky, dodací listy či faktury si můžete předávat ve strukturované podobě, z velké části zcela automatizovaně a bez nutnosti manuálního přepisování údajů do informačních systémů.

„Nechceme se vzdát papíru“

Z výzkumů vyplývá, že účetní si rády na fakturu tzv. sáhnou. Někteří to samé dříve říkali o kontaktu s penězi. Na placení kartou nebo mobilem jsme si jako společnost velice rychle zvykli, stejně rychlý a bezbolestný bývá posun k elektronické fakturaci.

Odbourání papíru prospívá nejen planetě, ale hlavně zrychluje firemní procesy. Nekonečné listování v šanonech plných dokladů může nahradit pár kliknutí v počítačovém softwaru.

Účetní Iva Šmerdová z firmy Morosystems vzpomíná na dobu před zavedením vytěžovacího softwaru iNVOiCE FLOW: „Spoustu faktur jsme museli zpětně opravovat, všechno zbytečně trvalo. Odhaduji, že kompletní zpracování jedné přijaté faktury nám průměrně zabralo 15 minut, složitější klidně i 20 minut.“ Teď jedna faktura zabere 5 minut.

„Nechceme si zahrávat se zákonem“

Velkým tématem ve firmách je archivace dokladů. V některých společnostech přecházejí k elektronické archivaci dokumentů tak, že fotí a skenují papírové doklady, což není udržitelné. Je rychlejší pracovat rovnou s elektronickými fakturami.

Na cloudovém úložisti jsou navíc vaše doklady ve větším bezpečí než v krabici v archivu. My v GRiTu používáme servery od Amazon Web Services, lídra na trhu cloudových služeb.

Pro některé firmy je strašákem nedostatečné zakotvení elektronického archivu v legislativě. Podle zákona o DPH musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost daňových dokladů. My jsme na to při vývoji našich systémů mysleli. Faktury a dokumenty jsou opatřeny elektronickým podpisem i časovým razítkem a přístup k nim mají jen autorizované osoby s potřebným oprávněním.

Cestu k digitalizaci máte otevřenou

Se zavedením automatizace jsme pomohli více než 2 500 klientům a vyvrátili jsme mraky obav. Z našeho průzkumu vyplynulo, že klienti nejvíce oceňují zrychlení a zjednodušení práce. Zavedení programů pro automatizaci účetnictví firmám mnohdy sjednotí procesy v celém dodavatelsko-odběratelském řetězci. Skončí tisk faktur, ruční přepisování údajů a další nezáživné činnosti. Malými krůčky se můžete dostat k modernímu, rychlému a bezpečnému účetnictví.

‍