Prieskum: Kde môžu šetriť firmy pri spracovaní dokladov?

Jednou z firemných oblastí, ktorá sa najlepšie hodí na automatizáciu, je spracovanie dokladov. Firmy, ktoré „ručne“ pracujú so stovkami, tisíckami dokladov mesačne, strávia prácou s nimi množstvo času. Kvôli ľudskému faktoru si nemôžu byť nikdy isté ani správnosťou dát. Podľa prieskumu, ktorý sme urobili medzi 86 spoločnosťami, len proces spracovania prijatých faktúr trvá niekedy až dva týždne a sú do nej zapojené desiatky ľudí. Kde vidia firmy úzke miesta celého procesu a kde s nimi dokáže pomôcť technológia?

Nástroj s umelou inteligenciou

Príkladom technológie, ktorá dnes dokáže ušetriť stovky hodín rutinnej práce, je softvér na automatické spracovanie faktúr. „Systém prijme faktúru a vyťaží z nej základne údaje - vystavovateľa faktúry, jeho IČO, variabilný symbol alebo čiastku. Fakturant/ka tak nemusí údaje prepisovať, ale len skontroluje, či ich systém opísal správne,“ vysvetľuje Kateřina Líbalová, produktová manažérka iNVOiCE FLOW, nástroje na automatizáciu spracovania faktúr.

„Nástroj pracuje na základe umelej inteligencie a s každou ďalšou faktúrou sa učí. Po čase už fakturant/ka rieši len neštandardné prípady,“ pokračuje Líbalová. Zároveň dodáva, že vyťažená faktúra sa dá v systéme rozúčtovať a odoslať na schválenie viacerým kolegom, takže k schváleniu dokladu dôjde ešte skôr, než ho fakturant/ka importuje jedným klikom do informačného systému. „Odpadajú tým zmätky v preplácaní faktúr. Čo je v ERP, to môže fakturant/ka preplatiť. Má istotu, že faktúra je schválená,“ približuje Líbalová. Firmy ďalej ocenia, že systémy na vyťažovanie faktúr možno integrovať s väčšinou ERP systémov (napr. Pohoda, Money, SAP, a pod.) a vedia vyťažiť aj faktúry v cudzích jazykoch.

Graf: Čo najviac trápi spoločnosti pri spracovaní prijatých dokladov

Celý článok vyšiel v časopise CFO World a prečítať si ho môžete tu: Prieskum: Automatizácia spracovania faktúr firmám ušetrí obrovské množstvo práce.