Podcast: O rebrandingu, internom marketingu a automatizácii dokladov

Ako to chodí v B2B marketingu IT firmy vyvíjajúcej informačné systémy? Čo znamená rebranding spoločnosti a pred aké výzvy stavia zamestnancov? A čo že to vlastne je tá automatizácia toku dokladov, tovaru a peňazí? Nielen o tom sa rozhovorila naša marketingová manažérka Zuzana Lazarová v novom podcaste AUDIRO #5 Filipa Štrocha zo spoločnosti Fistro.

Prečítajte si ukážku rozhovoru nižšie alebo si vypočujte celý podcast prostredníctvom niektorého z odkazov.

>Vypočuť si podcast on-line<

Zuzka, skúste nám v krátkosti vysvetliť, ako ste sa dostali k tomu, čo robíte.

Povedala by som, že B2B marketingáčkou som sa, tak ako väčšina, stala súhrou náhod. Pôvodne som externe pomáhala s tabuľkami a zabezpečením seminárov. Ako šiel čas, hľadala som uplatnenie v odbore, ktorý som pôvodne vyštudovala. Nakoniec však prišla ponuka od vtedajšieho šéfa marketingu priamo z GRiTu s tým, že ak ma odbor aspoň trochu zaujíma, zaškolia si ma. A dnes je to už 8 rokov.

Povedzte nám, čím konkrétne sa GRiT zaoberá a pre koho je to zaujímavé?

Predovšetkým treba povedať, že ide o firmu poskytujúcu cloudové riešenia – softvér orientovaný na dodávateľsko-odberateľský reťazec, teda riešenia pre firmy, ktoré potrebujú riešiť tok dokladov, tovaru a peňazí. Ide predovšetkým o firmy z oblasti e-commerce, stavebnín, elektra, teda o väčšie obchodné firmy a dodávateľov takýchto reťazcov. Tu sa zameriavame na automatizáciu vnútrofiremných procesov, ktorá firmám umožňuje venovať sa vlastnému biznisu bez nutnosti strácať energiu rutinnou činnosťou, čo im v konečnom dosledku ušetrí čas alebo peniaze.

Pod pojmom automatizácia toku dokladov si môžeme predstaviť nahradzovanie dodacích listov, faktúr, objednávok a ďalších dokladov v listinnej podobe automatickými riešeniami na elektronickej báze. Odpadá tak potreba tlačenia, odosielania a ďalšieho spracovania papierových dokladov, čo celý proces zrýchľuje, zefektívňuje a zlacňuje. Vďaka tomu, že tu odpadá potreba manuálneho spracovania dokumentácie, týmto spôsobom možno ušetriť jednak na personálnom zabezpečení, jednak na čase, ktorý by inak byrokracia súvisiaca s týmto procesom znamenala. Možno tým zrýchliť i logistiku a dodanie tovaru. Uľahčuje sa tak kontrola.

A čo personálne obsadenie vašej spoločnosti? Kto sa o klientov stará?

Celkovo je nás vo firme zhruba osemdesiat až sto. Pokiaľ ide o naše oddelenie, ide o päť marketingových pracovníkov, majúcich aj náležité znalosti ponúkaného produktu. Ide tu teda o produktových "markeťákov" so špecializáciou aj na ďalšie špecifické marketingové činnosti. Úplnú väčšinu práce zastaneme interne, ale spolupracujeme i s externými agentúrami, predovšetkým pokiaľ ide o grafiku. Marketingové kampane si však robíme sami.

Na aké aktivity v marketingu sa v súčasnosti zameriavate?

Okrem oprášenia niektorých aktivít na sociálnych sieťach sa aktuálne stavia hlavne na webové stránky. Web firmy je v súčasnosti skutočne rozsiahly a ponúka ako mnoho informačných textov, tak aj formuláre na zber leadov. On-line komunikácia so zákazníkmi dnes prevláda nad metódami, ktoré tu boli predtým, ako sú napríklad odborné semináre. Snažíme sa komunikáciu automatizovať a používame niektoré metódy lead scoringu. Meria sa pritom jednak úspešnosť e-mailov, jednak počty stiahnutí, na základe ktorých sa potom s dotyčnými záujemcami pracuje. Samozrejme tu však môžu záujemcovia i dopytovať tradičným spôsobom a s takými sa potom pracuje na základe nimi prejavených prianí.

A aké produkty sa konkrétne ponúkajú?

Ide o nástroje, ktoré umožňujú vo firme automatizovať niektoré procesy, digitalizovať. Pokiaľ ide o automatizáciu toku dokladov, každý z podnikateľov má nejaký ten vnútropodnikový systém, ktorý sa prípad od prípadu líši. To znamená potrebu prenášať dáta z jedného systému do systému druhého. Tu figurujeme ako akýsi prekladač, ktorý umožňuje vzájomné odovzdávanie dát vo formáte, ktorý vie druhá strana prečítať bez chýb. Čo, pochopiteľne, zjednodušuje, zefektívňuje a zrýchľuje celý tento proces. Najmä zo strany veľkých odberateľov sú tieto nástroje priamo vyžadované, a to preto, že títo majú značný počet dodávateľov a komunikácia s rôznymi systémami, ktoré títo dodávatelia môžu používať, by bola značne náročná, nebolo by možné spracovávať to neautomaticky. A dodávateľ, ktorý už podobný systém zavedený má, ho môže ľahko uplatniť i pri komunikácii s inými odberateľmi.

A ako funguje automatizácia spracovania prijatých faktúr?

Doklady týkajúce sa tovaru sa tu vymieňajú medzi dodávateľom a odberateľom a ponúkaný produkt umožňuje spracovávať i režijné faktúry bez čiarových kódov, ktorých je vo firmách značné množstvo. Tieto sa môžu týkať napríklad prenájmu budov, telefonických služieb a podobne. A automatizovať tu možno teda i neštruktúrované dáta. Systém získa s pomocou robota informácie z PDF, Excelu i inej formy dokladu, a odovzdá ho automaticky do podnikového systému. Spočiatku je tu potrebná istá kontrola tohto spracovania, lenže zmienený robot sa postupne učí, zdokonaľuje a zbavuje sa možných počiatočných chýb. Takto vyťažené faktúry prejdú do schvaľovacieho procesu, ktorý je potom veľmi zjednodušený prevažne v prípadoch, keď sa na ich notifikácii podieľa vo veľkých firmách viac osôb. Namiesto obiehania kancelárií stačí taký dokument príslušnému zamestnancovi v elektronickej forme odkliknúť a poslať ďalej.

Pre koho je táto ponuka zaujímavá?

Zaujímavé to môže byť pre kohokoľvek, kto je nútený spravovať väčšie množstvo dokladov. Čo sa môže týkať kľudne i firiem s jediným zamestnancom. Takisto pomôžu ponúkané nástroje i veľkým firmám, účtovníckym spoločnostiam a pod.

A ako je to so zrýchlením splatnosti faktúr?

Vďaka tejto službe sa dostane faktúra do aukcie, v ktorej ju zaplatia investori, a dodávateľ tak dostane do troch dní peniaze, ktoré možno použiť na ďalšie aktivity, ktoré by neboli z finančných dôvodov možné pri klasickej lehote splatnosti faktúr. Čo môže prísť vhod hocikomu, a to i vzhľadom na to, aká je táto možnosť užívateľsky jednoduchá.

A môže túto možnosť využiť aj exportná firma, dodávajúca svoj tovar na zahraničné trhy?

Áno. Ide o určitú formu faktoringu, v ktorej nie sú v tomto ohľade nejaké obmedzenia.

A čo automatizácia toku tovaru?

Skladovým riešeniam v nejakej podobe sa firma venuje od samého počiatku. A dnes túto automatizáciu pokrýva v portfóliu cloudový skladový systém vhodný ako pro malé, tak i pre väčšie firmy, najmä pre e-shopy majúce napríklad i relatívne malé sklady, ale s väčším množstvom položiek. Rieši sa tu všetko: od poriadku v sklade a prehľadu o tom, čo kde leží, až po oveľa náročnejšie požiadavky veľkých firiem. GRiT poskytuje poradenstvo v tom, čo všetko sa tu môže ponúkať. Tento systém možno prepojiť i s fakturáciou a systémami, ktoré dotyčný užívateľ používa.

A ako je to s bezpečnosťou? Je lepšie mať vlastný server alebo používať cloudové úložisko?

Cloudové úložisko je jednoznačne bezpečnejšie. Všeobecne sú cloudy spravované lepšími odborníkmi, ktorých služby by si jednotlivci s vlastnými servermi nemohli dovoliť. Rovnako ako je i zriadenie si vlastných serverov jednotlivými firmami omnoho drahšia záležitosť, čo si mnohé začínajúce malé firmy prosto nemôžu dovoliť.

Aké sú vaše skúsenosti s reakciou českých firiem na inovácie a digitalizáciu?

Táto reakcia je zrejme najväčšou brzdou rozvoja. Mnohí ľudia pracujú zo zotrvačnosti so vžitými spôsobmi, majú určité obavy a necítia potrebu zmeny, prechodu na automatizáciu a digitalizáciu.

A čo s tým môžeme robiť? Čo považujete za aktuálnu výzvu na B2B trhoch v Česku?

Myslím, si že je to naozaj predovšetkým o erudícii, robení ľudí chytrejšími. Nemyslím si, že by firmy na to neboli technologicky alebo procesne pripravené. Bolo by vhodné väčšie prepojenie firiem zameraných na osvetu, aby sa podobné záležitosti dostali do hláv ľudí. To nie je záležitosť jednej firmy a jedného človeka. A s vďakou možno kvitovať, že na českom trhu existujú firmy, ktoré sa dokážu na šírení osvety podieľať.

‍

‍