Nepravidelné inventúry i občasné krádeže: prečo firmy stále strácajú majetok a ako to riešiť

Neporiadok v majetku trápi firmy po celom svete. Napríklad podľa výskumu spoločnosti Telsyte sa austrálskym firmám za rok priemerne stratí majetok v hodnote 4,3 miliardy dolárov, čo je ako stratiť 3 milióny počítačov. Firmy by si mali uvedomiť, prečo k stratám dochádza a ako ich počet znížiť. Každá stratená vec totiž stojí peniaze a pridáva ľuďom prácu. V článku vám predstavíme najčastejšie dôvody, prečo firmy majetok strácajú, a ako sa týmto situáciám vyhýbajú pomocou moderných technológií a procesov.

1. Nepravidelné inventúry a zastarané postupy

Množstvo firiem stále robí inventúry po starom. Vytlačia si zoznam tovaru či majetku a chodia regál od regálu či kanceláriu od kancelárie, kontrolujú veci očami a perom odškrtávajú. To môže fungovať v malej kancelárskej firme. Ak však firma predáva tovar, skladuje náradie alebo prevádzkuje výrobu, inventúra sa preťahuje a zvyšuje sa riziko, že zamestnanci urobia chybu.

Pretože ručná inventúra zastaví na niekoľko dní až týždňov časť firmy, majú spoločnosti tendencie ju odkladať. A s každou odloženou inventúrou rastie riziko, že sa medzitým majetok stratí.

Prácne inventúry si dnes firmy uľahčujú technológiami. Napríklad v e-shope s barefoot obuvou Bosonožka zabrala predtým ručná inventúra 30 000 párov topánok mesiac. Po zavedení čítačiek čiarových kódov napojených na skladový systém vybavia inventúru za 2 dni. Zamestnanci prechádzajú sklad s čítačkami, ktoré ich po sklade navigujú, načítajú všetky kódy a systém potom tovar páruje so zásobami v softvéri.

Tieto technológie sa stále častejšie využívajú aj pri inventúrach iného majetku než tovaru. Firmy napríklad prideľujú čiarové kódy náradiu alebo kancelárskemu vybaveniu a v priebehu inventúr len chodia s inteligentným telefónom a kódy načítajú.

2. Zlá alebo neexistujúca evidencia

Mnohé firmy evidujú svoj majetok len vo forme účtovnej evidencie, ktorú im v rámci daňovej evidencie alebo účtovníctva prikazuje zákon. Lenže tá slúži len na daňové účely a prehľad o majetku udržuje minimálne.

Účtovná evidencia majetku neobsahuje napríklad:

• aktuálne umiestnenie,
• históriu používania,
• servisnú históriu
• alebo dátum exspirácie.

V dôsledku toho síce firmy majú predstavu, čo za majetok vlastnia. Ale netušia, kde sa reálne nachádza a čo sa s ním za uplynulé roky dialo. Že sa majetok stratil, tak v lepšom prípade odhalia pri inventúre, v horšom vo chvíli, keď ho potrebujú.

Firmy, ktoré chcú mať v majetku prehľad, riešia evidenciu napríklad tak, že každému kusu priradia evidenčné číslo a v tabuľke pri každej zmene stavu zapíšu, kto práve predmet používa alebo kde sa nachádza. Niektoré firmy evidenciu automatizujú tým, že zakladače, náradie, stoličky a ďalší majetok označujú čiarovými kódmi, ktoré načítajú mobilom alebo čítačkou prepojenou s evidenčným systémom.

Výhodou je, že tieto riešenia sú uplatniteľné vo väčšine odborov. Takto ho napríklad využívajú v účtovníckej kancelárii: „Niektorí klienti nám stále doručujú dokumenty v papierovej podobe. Po ich digitalizácii a ukončení účtovného obdobia tieto papierové dokumenty presúvame do archívu. Na jeho správu používame jednoduchý softvér, kde každý archívny box má svoj čiarový kód aj vlastnú pozíciu. Presne vieme, kedy archívny box vznikol, kde je umiestnený a ako s ním bolo manipulované,“ hovorí Milan Bančanský, IT riaditeľ z účtovníckej a daňovej kancelárie ASB Czech Republic.

3. Časté používanie bez jasných pravidiel

Majetok sa často stráca tam, kde často koluje z ruky do ruky. Môže ísť napríklad o servis, ktorý požičiava zákazníkom elektroniku, alebo o stavebnú firmu, kde si za mesiac odovzdajú zbíjačku desiatky robotníkov. Ak takáto firma nemá jasne nastavené procesy na odovzdávanie majetku, stráca o ňom prehľad. Zamestnanci veci odkladajú, kde sa im to práve hodí, a chaos sa rozrastá.

Menšie firmy riešia kolovanie majetku excelovou tabuľkou, väčšie majú na tieto účely špecializované funkcie v informačných systémoch. Najnovším trendom sú cloudové nástroje s mobilnými zariadeniami.

Napríklad v spomínaných stavebných firmách je dnes bežné, že robotníci majú v mobile aplikácie, ktorými načítajú čiarový kód pri náradí v sklade. V aplikácii sa zaeviduje, kto a kedy si nástroj vypožičal, a všetci tak majú prehľad o tom, kde sa ktoré náradie práve nachádza. A ak sa stratí, vedúci rýchlo dohľadá, kto ho mal naposledy.

Rovnaké metódy je možné uplatniť nielen pri pracovníkoch v teréne, ale napríklad pri kancelárskych zamestnancoch na home office, ktorí si požičiavajú pracovnú výbavu domov.

4. Krádeže

Niektorý majetok sa stratí omylom, iný sa „stratí“ tým, že si ho vo chvíli nepozornosti privlastní zamestnanec, zákazník alebo napríklad náhodný okoloidúci. Je to citlivá téma, ale deje sa to často – a diať sa to bude, aj keď budete mať najpokročilejší systém na evidenciu majetku.

Rozdiel je ten, že s technológiami na evidenciu majetku firma ľahšie dopátra, ako ku krádeži došlo, a zvýšia svoju šancu na odškodnenie, alebo ešte lepšie, potenciálneho zločinca odradia.

Riešenie krádeže potom vyzerá tak, že:

• vedúci v evidencii dohľadá, kde bolo náradie videné naposledy alebo kto ho mal u seba,
• nahliadne na kamerové záznamy alebo vyspovedá dotyčného, ktorý mal vec pri sebe,
• pri drahšom majetku vybaveného trackovacím zariadením rovno dohľadá, kde sa aktuálne nachádza,
• a vďaka tomu, že všetci vo firme o tejto evidencii vedia, odradí časť potenciálnych zlodejov.

Technológie na sledovanie majetku, samozrejme, krádežiam samy o sebe nezabránia. Firmy by mali investovať tiež do zabezpečenia prevádzky, kamerových systémov a ďalších bezpečnostných opatrení.

Dajte si poradiť, ako s inteligentnou evidenciou majetku začať

V zahraničí je sledovanie majetku alebo asset tracking bežná vec, na Slovensku zatiaľ také rozšírené nie je. Tieto nástroje pritom na trhu dostupné sú – vrátane jednoduchých cloudových aplikácií, ktoré sú lacnejšie než napríklad účtovné systémy a je možné ich nasadiť v ráde hodín.

Ak tiež chcete prehľadne evidovať a sledovať svoj majetok, ozvite sa nám. Spomínané riešenie sme implementovali v desiatkach malých i veľkých českých firiem. Nezáväzne s vami preberieme vaše požiadavky na inteligentnú evidenciu majetku a pomôžeme vám nájsť vhodné technológie.