Na čo si dať pozor, ak vám z firmy odchádza seniorný účtovník
Ako neprísť o značnú dávku know-how a skúseností keď vašu firmu musí z akéhokoľvek dôvodu opustiť seniorný účtovník, čomu sa vyhnúť a na čo si dať veľký pozor?
Dosť práce uľahčí výstupný checklist
Pretože má účtovník prístup k citlivým dátam a informáciám, sprevádza jeho koniec vo firme niekoľko dôležitých bezpečnostných opatrení. Odchádzajúcemu účtovníkovi treba zneaktívniť všetky účty a prístupy, napríklad do CRM, ERP, internetového bankovníctva či účtovného systému. Musíte si postrážiť vrátenie prístupových čipov i platobných kariet, alebo dodržať pravidlá súvisiace s GDPR.
Aj keď ekonomickí manažéri obvykle vedia, čo všetko je s odchodom účtovníka spojené, občas sa na niečo môže zabudnúť. Preto odporúčame zostaviť tzv. výstupný checklist – kompletný zoznam všetkého, čo musíte pri odchode účtovníka zariadiť a odovzdať. My sme pre vás v GRiTe takýto CHECKLiST pripravili a dozviete sa v ňom, na ktorých 70 vecí nesmiete zabudnúť.
Keď si takýto checklist raz vytvoríte, využijete ho opakovane niekoľko ďalších rokov. Len ho v prípade potreby – napríklad pri zmene právnej formy spoločnosti alebo prechodu na nový účtovný systém – aktualizujete.
Dajte si pozor na sadzby DPH
Jednou z najväčších výziev nového účtovníka bude účtovanie dane z pridanej hodnoty. Na Slovensku existujú dve sadzby DPH (základná sadzba a znížená sadzba) a niektoré služby sú od DPH oslobodené. Pri odovzdávaní práce preto dohliadnite na to, aby odchádzajúci účtovník odovzdal svojmu nástupcovi všetky informácie o tom, s akými sadzbami DPH má fakturovať jednotlivé služby a tovar vašej firmy.
Chyby vo výpočte či stanovovaní sadzby DPH môžu byť pre vašu firmu kritické. Navyše vám potom hrozia častejšie kontroly z finančného úradu.
Dôležité je aj správne odovzdanie miezd
Ďalšou kľúčovou agendou účtovníka sú mzdy. Dohliadnite na to, že odchádzajúci účtovník odovzdá svojmu nástupcovi všetky informácie o zamestnancoch, ich úväzkoch, výplatných termínoch, odvodoch, dovolenkách aj daňových zľavách a zvýhodneniach.
Ak zamestnávate externých ľudí na živnostenský list, je dôležité zaistiť, aby naďalej dostávali preplácané faktúry v dohodnuté dátumy splatnosti a aby ste si postrážili prípadné neoprávnené faktúry.
Dodávatelia nesmú nič spozorovať
Odchod vášho seniorného účtovníka by nemali pocítiť ani dodávatelia. Preto dohliadnite na to, aby odchádzajúci účtovník odovzdal všetky informácie o dodávateľoch a splatnostiach ich faktúr. Niektorí dodávatelia vystavujú faktúru každý deň, ďalší majú splatnosť faktúry týždeň, iní mesiac. Nový účtovník sa v tom musí rýchlo zorientovať a pokračovať v zabehnutých pravidlách.
Neskoro uhradená faktúra dodávateľovi alebo predčasná upomienka na úhradu smerom k dôležitému odberateľovi môže zbytočne poškodiť dlho budované obchodné vzťahy.
Aby ste si nástup nového seniorného účtovníka zjednodušili, môže byť súčasťou vášho checklistu aj adaptačný plán – zoznam vecí, ktoré sa musí nový účtovník po nástupe naučiť, vrátane časového harmonogramu plnenia.