Lekáreň Pilulka skončí s papierovými faktúrami aj objednávkami, všetko len elektronicky

Zbohom papierovým faktúram či objednávkam povedala lekáreň Pilulka, ktorá ako technologický guru na farmaceutickom trhu zaviedla elektronickú výmenu dokladov EDI a PDK so svojimi dodávateľmi. Teraz má už 90 % zapojených obchodných partnerov a cieli na 100 %.

Pilulka spolupracuje s 1 500 dodávateľmi a každý mesiac si s nimi vymení tisíce dokladov. Aby s tým mala čo najmenej starostí, hodlá spracovávanie týchto dokladov kompletne elektronizovať a z veľkej časti automatizovať. S tým jej pomáhajú štandardy pre elektronickú výmenu dokladov EDI a PDK.

„PDK je na farmaceutickom trhu dlho etablované. Historicky ho používajú nemocnice, lekárne a dodávatelia liečiv, takže sme ho museli zaviesť tiež. Ale keďže predávame aj drogériu, kozmetiku alebo výživové doplnky, zaviedli sme navyše EDI. To je univerzálnejšie, funguje vo všetkých segmentoch a hlavne sa používa v zahraničí, takže nám umožňuje elektronicky komunikovať aj so zahraničnými dodávateľmi,“ hovorí prevádzkový riaditeľ Pilulky, Michal Hanáček.

Doklady cez EDI alebo PDK sa posielajú v štandardizovanej, zdanlivo nečitateľnej podobe. Firmy si týmto spôsobom najčastejšie vymieňajú objednávky, dodacie listy, príjemky alebo faktúry. Keďže na seba tieto doklady logicky nadväzujú, existujú medzi nimi väzby, ktoré umožňujú automatické spracovanie a kontroly. „Skvelým príkladom je spracovanie faktúry, keď informačný systém môže faktúru automaticky porovnať s príjemkou a skontrolovať, či dodávateľ fakturuje správne plnenie. Takisto sa dá oproti objednávke overiť, či je na faktúre očakávaná cena. Ak všetko sedí, je doklad automaticky spracovaný a fakturant alebo účtovník do procesu vstupujú len v prípade, keď automatická kontrola nájde rozdiel,“ uvádza David Reichel, produktový manažér ORiON EDI z firmy GRiT, ktorá EDI pomohla v e-commerce rozbehnúť.

Súčasťou EDI je aj elektronický archív dokladov, takže firma, ktorá si cez EDI vymieňa všetky doklady, nemusí žiadny doklad tlačiť. A to je cieľ, ku ktorému Pilulka smeruje. „Pôvodne sme mali v pláne naplniť tento cieľ do konca roku 2020, ale vinou pandémie covidu sme zmenili priority. Napriek tomu teraz EDI alebo PDK používa 90 % našich dodávateľov a dúfame, že najneskôr v budúcom roku zapojíme aj ten zvyšok,“ verí Hanáček.

Aby mala Pilulka so zapájaním svojich dodávateľov čo najmenej práce, pomáha jej s tým poskytovateľ EDI riešenia, firma GRiT. „Aby mal odberateľ z EDI čo najväčší úžitok, musí sa do systému zapojiť čo najviac jeho dodávateľov, najmä tí najväčší. S týmto vieme našim klientom pomôcť a berieme to ako dôležitú súčasť zavádzania EDI. Budeme radi, ak sa nám pri Pilulke podarí zapojiť 100 % dodávateľov a firma tak nadobro skoncuje s e-mailovými alebo papierovými objednávkami a faktúrami. Veríme totiž, že práve v tom je budúcnosť obchodnej komunikácie,“ zakončuje Reichel.

Pilulka navyše svojim dodávateľom vďaka napojeniu na EDI pomáha aj s ich cash flow. V spolupráci s fintech spoločnosťou Roger a.s., si jej dodávatelia môžu nechať preplatiť svoje faktúry už 3 dni po vystavení dokladu. Dostanú tak rýchlo svoje peniaze, ktoré môžu ihneď využiť na nákup ďalších zásob a výrobu.