Koniec pochybám: Prieskum odhalil, ako digitalizácia zjednodušuje firmám prácu
Cieľom prieskumu, ktorý v marci prebehol, bolo analyzovať hlavné prínosy digitalizácie a automatizácie v českých firmách. Za najväčší prínos považujú firmy zrýchlenie a zjednodušenie práce ( 49% ). Jednoduchšiu komunikáciu s dodávateľmi spomína 27 % respondentov a zaznieva aj výrazný posun v prehľade nad dokladmi. Manažéri 485 českých firiem tak potvrdzujú ubýtok rutinných činností, najmä v účtovníctve či administratíve.
„Napríklad pri spracovaní faktúr v nedigitálnej firme musí fakturant či fakturantka fyzicky odovzdávať doklady svojmu nadriadenému, prípadne ich skenovať, posielať e-mailom, a následne odniesť na poštu a poslať do účtovnej kancelárie. To je časovo náročné a navyše sa zamestnanci vystavujú kontaktu s mnohými ľuďmi. Digitalizácia toto odbúrava. Od niektorých firiem dnes vieme, že už si ručnú prácu s papierovými dokladmi v dobe pandémie a pri práci na home office ani nedokážu predstaviť,“ opisuje marketingová riaditeľka Zuzana Lazarová z firmy GRiT, ktorá vyvíja softvér na automatizáciu toku dokladov.
Benefit, ktorý si oslovené firmy po nasadení nástrojov na digitalizáciu či automatizáciu najviac pochvaľujú, je zrýchlenie a zjednodušenie práce. V prieskume firmy Grit medzi 485 českými firmami to za najväčší prínos považuje 49 % respondentov.
„Jednou z typických ‚obetí‘ digitalizácie a automatizácie vo firmách je spracovanie prijatých faktúr. V bežnej firme musia fakturanti či fakturantky vziať každú faktúru do ruky, skontrolovať ju, nechať schváliť a prepísať do podnikového systému. V digitalizovanej firme väčšinu týchto úloh prevezme robot, človek pri monitore jeho prácu len zbežne kontroluje,“ vysvetľuje Zuzana Lazarová.
Automatizácia vo firmách je trendom posledných rokov najmä vďaka zlepšovaniu technológií. Tie dnes zvládnu napríklad prečítať, takzvane vyťažiť, faktúry úplne automaticky, ľudia len skontrolujú, že je všetko správne. Podľa skúseností GRiTu trvalo jeho klientom ručné spracovanie jednej faktúry priemerne 15 minút. Po nasadení nástroja na automatické spracovanie faktúr trvá rovnaká činnosť asi 5 minút.
Digitalizácia zjednodušuje aj komunikáciu s dodávateľmi
Viac než štvrtina (27 %) respondentov výskumu uvádza, že digitalizácia zjednodušuje a urýchľuje aj komunikáciu s odberateľmi a dodávateľmi. Vďaka digitalizácii vraj majú väčší prehľad o stave svojich objednávok alebo termínoch dodania tovaru.
„Vďaka ORiON EDI sa zbavujeme rutinných činností a skracujeme čas na vybavenie obchodných prípadov,“ hovorí IT manager firmy GECO Luboš Haspekl, jeden z účastníkov prieskumu.
Dôležitý je aj lepší prehľad
Ďalšia takmer pätina (18 %) respondentov ďalej považuje za najväčší prínos digitalizácie a automatizácie väčší prehľad o práci. V digitálnej firme väčšina práce prebieha v cloudových nástrojoch, do ktorých sa oprávnení užívatelia môžu prihlásiť odkiaľkoľvek, a dáta sú aktualizované v reálnom čase.
Nestáva sa tak, že by ľudia omylom pracovali s rôznymi verziami toho istého dokumentu, alebo že by sa vo firme strácali dôležité informácie. V cloude dnes bežia pokročilé podnikové, zákaznícke aj skladové systémy.