Elektronická výmena dokladov EDI preniká aj do stavebnín, firmám šetrí enormné množstvo času a peňazí

Najväčší hráči na trhu stavebnín spolupracujú s tisíckami dodávateľov a vybavujú bežne aj milión objednávok a faktúr ročne. Ak by všetku prácu robili ručne, premárnili by na tom obrovské množstvo času a peňazí. Stavebniny DEK, PRO-DOMA Stavebniny a ďalší hráči v odbore preto pomaly prechádzajú na elektronickú výmenu dokladov ako napríklad EDI. Nasledujú tak ďalšie odbory, kde už EDI bežne funguje.

Trh so stavebninami a jeho výzvy pri riadení dodávateľského reťazca

Trhom so stavebninami, podobne ako napríklad FMCG (rýchloobrátkovým tovarom), preteká v krátkom čase obrovské množstvo tovaru. Okrem klasického stavebného materiálu (tehly, izolácie, okná atď.) sú to drobné položky ako stavebná chémia, náradie alebo spojovací materiál. To znamená, že ako predajca

• predávate tisíce produktov rôznych značiek a výrobcov,
• odoberáte tovar od stoviek dodávateľov,
• každý deň vybavujete stovky objednávok a faktúr,
• alebo neustále riešite aktuálnosť produktových dát od dodávateľa.

Stavebniny sa navyše od klasického retailu líšia aj v tom, že firmy často nedodávajú materiál na sklad, ale priamo na stavbu (tranzitné objednávky, traťovky). Z dokladov preto musí byť jasné, kam a kedy sa má tovar dodať. Akákoľvek chyba spôsobuje zbytočné prestoje.

Ďalším špecifikom je zádržné, keď majú niektoré faktúry (alebo ich časti) predĺženú splatnosť. Zádržné chráni odberateľov v prípadoch, keď sú v dodanom stavebnnom materiále vady a je nutné ich reklamovať. Opomenutie zádržného na faktúre môže ohroziť cash-flow.

Firmy na faktúry často uvádzajú tiež služby, predovšetkým montáž alebo manipuláciu. Ďalej sa tu veľa rieši účtovanie obalov (debien, paliet, drotených košov atď.), ktoré firmy zvyčajne fakturujú ako bežný tovar.  

Všetky tieto špecifiká sťažujú vystavovanie dokladov, pokiaľ sa všetko robí manuálne.  

Ako EDI pomože typickému odberateľovi v stavebninách?

Firmy z odboru stavebných materiálov si cez EDI najčastejšie vymieňajú tri základné doklady – objednávky, avíza o dodadní a faktúry.  

Funguje to tak, že odberateľ vo svojom infromačnom systéme pripraví objednávku a prostredníctvom EDI ju odošle. EDI provider objednávku prevedie do správy ORDERS a predá ju dodávateľovi, ktorému sa objednávka ihneď načíta do infromačného systému a môže ju na jedno kliknutie prijať.  

Objednávateľ tak nemusí nič tlačiť ani ručne posielať, navyše vie, že dodávateľ objednávku potvrdil a prijal.  

Akonáhle dodávateľ objednávku vyexpeduje, opäť cez EDI avizuje dodanie tovaru (EDI správa DESADV), čo odberateľovi umožní dopredu sa na príjem pripraviť.

Keď je objednávka vybavená, dodávateľ pošle prostredníctvom EDI faktúru (INVOIC), ktorá sa odberateľovi sama načíta do infromačného systému. V prípade, že súhlasia ceny a plnenie odpovedá príjmu, faktúra sa automaticky spáruje s odovedajúcimi dokladmi a zaúčtuje. Tým EDI šetrí dalšie minúty, odbúrava rutinnú prácu a eliminuje riziko chyby.  

Ďalšími užitočnými EDI správami sú avíza, napríklad AUTACK (Potvrdenie o dešifrovaní a otvorení elektronického podpisu), APERAK (Potvrdenie o prevzatí správy aplikáciou) alebo COMDIS (Obchodná námietka) v prípade chybnej faktúry. Vďaka týmto „servisným“ správam obchodná protistrana stále vie, čo sa s daným dokladom deje a môže v prípade potreby okamžite reagovať.

Zavedenie EDI do obchodného vzťahu iniciujú skôr odberatelia, elektronizácia a automatizácia toku dokladov má ale prínos aj pre dodávateľov. Rýchlejšie príjmu objednávku alebo vystavia faktúru, navyše majú možnosť prefinancovať si faktúry s dlhou splatnosťou. Väčší dodávatelia potom ocenia úľavu od manuálnej práce alebo zníženie chybovosti a často sú to dokonca oni, kto po svojich odberateľoch EDI vyžadujú.

EDI už používajú najväčší hráči

O tom, že sa EDI v odbore stavebnín oplatí svedčí aj zapojenie najväčších hráčov na trhu. Mimo iných sú to napríklad

• Stavebniny DEK,
• PRO-DOMA Stavebniny,
• alebo GARBIAR Stavebniny.

Špeciálnym segmentom sú hobby markety (Bauhaus, Hornbach, OBI alebo UNI Hobby), ktoré EDI používajú už niekoľko rokov a na EDI naučili časť svojich dodávateľov. Pre nastupujúcich hráčov z odboru stavebnín je tak vstup do sveta štrukturovaných dokladov o to jednoduchší.

„Pre našich dodávateľov je teraz potvrdenie objednávky otázkou niekoľkých minút a väčšinu prijatých faktúr spracovávame bez ľudského zásahu. Ich manuálne spracovanie bolo časovo aj finančne náročné, o vyššej chybovosti nehovoriac,“ pochvaľuje si v rozhovore pre EDIZone (celý rozhovor tu) prínosy dokladov v štrukturovaných formátoch Petra Kutnarová, spolumajteľka Stavebniny DEK.  

A podobne hovorí aj Petr Heidrich, prevádzkovo obchodný manažér PRO-DOMA Stavebniny. „Vďaka elektronizáciíí dokladov eliminujeme časť možných ľudských chýb sposobených ručnými zásahmi.“

Do budúcna čaká segment stavebnín kríza

Odbor stavebných materiálov v roku 2020 i napriek pandémii koronavírusu rýchlo rástol. Ľudia zavretí doma rekonštruovali svoje domovy, chaty a chalupy, kríza naviac (aspoň zatiaľ) nijak nepostihla stavebníctvo ako také.  

Do budúcna ale mnohí odborníci očakávajú krízu a predovšetkým pokles investičnej výstavby. Je preto doležité, aby firmy osekali zbytočné administratívne náklady a na možnú krízu sa pripravili. EDI je na to vyhovujúci nástroj.  

Ak EDI zvažujete, vyskúšajte napríklad flexibiné riešenie ORiON EDI od firmy GRiT. Stoja za ním desiatky rokov vývoja a využivajú ho okrem iných spoločnosti ako OBI, Diton, Juta a ďalší. Navyše ho jednoducho prepojíte so svojím ERP systémom a ďalším užitočným nástrojom iNVOiCE FLOW. To odberateľovi pomože digitalizovať prijaté faktúry aj od tých dodávateľov, ktorí EDI buď nevyužívajú, alebo pre nich nie je vhodné (napr. Dodávatelia služieb). Vďaka tomu automatizujú príjem všetkých daňových dokladov.