E-commerce trhom prerastá EDI: pre niektoré e-shopy je konkurenčnou výhodou, pre iné nutnosťou

Podnikatelia v e-commerce sa musia popasovať s výzvami, ako je náhly nárast objednávok v priebehu Vianoc či Black Friday, množiace sa vratky alebo komunikácia s desiatkami až stovkami dodávateľov. Preto sa veľké české e-shopy inšpirovali segmentom rychloobrátkového tovaru a nasadili osvedčené EDI – štandardizovaný systém na elektronickú (a z veľkej časti automatizovanú) výmenu objednávok alebo faktúr. Tento systém e-shopom okrem iného zrýchľuje naskladnenie tovaru, zjednodušuje výmenu obchodných dokumentov a znižuje náklady na ľudskú prácu

E-shopy a ich výzvy pri riadení dodávateľského reťazca

Obrat českej e-commerce rastie už niekoľko rokov o cca 15 % ročne. Pandémia covidu tento trend ešte urýchlila. E-shopy preto v súčasnosti čelia mnohým výzvam. Okrem iných napríklad:

• masívnemu nárastu dopytu v období Vianoc, Black Friday či Veľkej noci a tým pádom zaťaženým skladom,
• veľkému množstvu vráteného tovaru (napríklad v móde zákazníci vracajú až 22 % tovaru),
• zložitej komunikácii s desiatkami alebo stovkami dodávateľov (často zo zahraničia),
• tlaku na rýchle dodanie tovaru koncovému zákazníkovi,
• špecifickým požiadavkám na podobu dokladov (napríklad sériové čísla pri elektronike),
• silnému konkurenčnému boju, ktorý vyvolávajú napríklad porovnávače cien.

Ak e-shopy svoje procesy automatizujú, lepšie tieto situácie zvládnu – ustoja špičky, zrýchlia dodanie tovaru a ušetria prevádzkové náklady (veľké e-shopy až v stovkách tisíc korún mesačne). Automatizácia je nedielnou súčasťou škálovania služieb, zvlášť keď e-shop poškuľuje po zahraničnej expanzii

S rastom obratu totiž e-shopom rastú aj náklady, typicky napríklad s administratívou. V tomto je EDI cenným spojencom, pretože veľkú časť práce spojenú s rastom automatizuje. Aj preto dnes EDI využívajú všetci veľkí e-shopoví hráči ako napríklad Alza, MALL, Rohlík alebo Pilulka.

Ako EDI pomáha e-shopom

EDI pomáha najmä v komunikácii medzi odberateľom (e-shopom) a jeho dodávateľom. Prevádzkovatelia e-shopov si s dodávateľmi najčastejšie vymieňajú:

• objednávky,
• dodacie listy
• a faktúry.

Vďaka EDI si tieto doklady vymieňajú v štruktúrovanej elektronickej forme bez potreby ručného prepisovania do/z informačných systémov. V praxi to vyzerá takto:

1. Odberateľ pripraví v informačnom systéme objednávku a cez EDI ju odošle. EDI provider okamžite prevedie doklad do správy ORDERS a odovzdá ho dodávateľovi, ktorému sa objednávka automaticky načíta do informačného systému. Navyše môže dostať e-mailové upozornenie alebo notifikáciu do mobilu.

Vďaka EDI má odberateľ istotu, že objednávka bola doručená. Menej práce má aj dodávateľ, pretože objednávku jedným kliknutím načíta do svojho informačného systému a nemusí ju prepisovať.

2. Hneď ako dodávateľ objednávku vybaví a odošle tovar, pošle cez EDI avízo o dodaní tovaru (DESADV = elektronický dodací list). Odberateľ má tak niekoľko hodín na to, aby sa na fyzický príjem tovaru vopred pripravil. Dáta z avíza sa mu navyše prepíšu do skladového systému, takže skladník pri príjme len odpípa čítačkou jednotlivé škatule, čím ich naskladní a hneď vidí prípadné nezrovnalosti. S nadstavbou SSCC skladníkovi dokonca stačí načítať len kód na palete bez toho, aby ju musel rozbaľovať a kontrolovať každý balík. Príjem tovaru je tak násobne rýchlejší.

3. Nakoniec dodávateľ v informačnom systéme vystaví faktúru a cez zabezpečený komunikačný kanál EDI ju odošle (INVOIC). Nie je možné faktúru akokoľvek zmeniť ani poslať podvrh, napríklad z podobne vyzerajúcej e-mailovej adresy. Elektronická faktúra sa odberateľovi automaticky načíta do jeho informačného systému, sama sa podľa objednávky a dodacieho listu skontroluje a účtovník ju už len zaúčtuje. Automatická kontrola ušetrí e-shopu množstvo času a eliminuje zbytočnú administratívu alebo chyby, ktoré inak pri ručnom spracovaní dokladov vznikajú.

Akú úlohu má EDI na súčasnom e-commerce trhu

V Česku začali najväčší e-shopoví hráči prechádzať na EDI v rokoch 2014 a 2015. Pri zrode EDI v českom e-commerce stál náš nástroj ORiON EDI. Postupne ho implementovali MALL, Alza, DATART, Rohlík, Košík, Pilulka a ďalší.

Pre tieto e-shopy sa EDI stalo nutnosťou. Bežne komunikujú so stovkami dodávateľov a vďaka nasadeniu EDI je komunikácia medzi nimi násobne rýchlejšia a bezchybná. To je kľúčové napríklad na zvládnutie predvianočného obdobia, ktoré pre tieto e-shopy predstavuje zhruba tretinu obratu.

>> Prečítajte si, ako prebiehala implementácia EDI v Alze. <<

Pre menšie e-shopy nemusí byť EDI nutnosť, ale znamená pre ne predovšetkým zjednodušenie práce, väčší prehľad nad objednávkovým procesom a úsporu nákladov. ORiON EDI na tieto účely používa napríklad e-shop Spokojenypes.cz.

Na EDI prechádzajú aj dodávatelia

Aby EDI plnilo svoj účel, musia ho zaviesť odberatelia i dodávatelia. Čím viac dodávateľov na EDI prejde, tým je EDI pre odberateľov efektívnejšie. Preto pri ORiON EDI ponúkame odberateľom službu ROLL-OUT. Funguje to tak, že klientových dodávateľov riadene oslovíme a prechod na EDI im uľahčíme. Táto služba má jasne stanovené KPI vrátane harmonogramu. Odberateľ nemusí využívať vlastné kapacity a zapájanie dodávateľov zaňho odriadia profesionáli. To zapájanie dodávateľov urýchli a zvýši ROI celého EDI projektu.

Dodávatelia však neprechádzajú na EDI iba kvôli udržaniu dobrých vzťahov s obchodnými partnermi – EDI má prínos aj pre nich. Zjednoduší im príjem objednávok i fakturáciu a môžu využiť takisto ďalšie služby, ako napríklad Roger Platbu, ktorá im prefinancuje faktúry ešte pred splatnosťou. Niekedy sa preto stáva, že svojich obchodných partnerov na zavedenie EDI presviedčajú práve dodávatelia. Najmenší dodávatelia, ktorých k EDI dotlačili ich odberatelia, navyše môžu využiť lacné a jednoduché internetové riešenie webEDI. To funguje ako webová aplikácia bez väčších vstupných nákladov.

Vďaka uvedenému sa EDI na českom e-commerce rozšírilo ako lavína. Veľké e-shopy prešli na EDI, potom prešli ich dodávatelia a tí presvedčili ďalších obchodných partnerov. Mnoho stredne veľkých e-shopov navyše chcelo ísť podľa vzoru tých najúspešnejších a EDI zaviedli tiež.

Aké trendy čakajú e-commerce v budúcich rokoch

Pandémia covidu posilňuje na českom trhu trend dropshipmentu a marketplaces. Tieto služby umožňujú aj menším predajcom za dohodnutú províziu ponúkať a predávať svoj tovar na veľkých e-shopoch. Na tomto princípe funguje napríklad Amazon. Predajcovia využívajú obrovskú návštevnosť alebo technické riešenie e-shopu, rovnako ako silu jeho marketingu.

Všeobecne platí, že:

• Pri dropshipmente dodávateľ iba skladuje a odosiela svoj tovar zákazníkovi. Všetku komunikáciu spojenú s objednávkou rieši e-shop, takže zákazník často ani nevie, že nakúpil od niekoho iného.
• Marketplace prenáša oveľa viac zodpovednosti na dodávateľa, ktorý si sám pripravuje produktovú stránku a sám stanovuje cenu tovaru. Zákazník ihneď spozná, že tovar dodáva niekto iný než prevádzkovateľ e-shopu. Aj komunikáciu so zákazníkom si rieši dodávateľ sám.

Dropshipment v Česku ponúka napríklad Alza. „Voči koncovému zákazníkovi vystupujeme ako predajca, takže na našom e-shope ponúkame tovar a zobrazujeme skladové dostupnosti dodávateľa, ktorý potom objednávky pripravuje a odosiela zo svojich skladov priamo zákazníkovi alebo na naše odberné miesta,“ hovorí Jan Pípal, Business Development Manager Dropshipment z Alzy.

„Tento rok sme citeľne zrýchlili a zjednodušili proces zapájania partnerov, náš obrat z tejto formy predaja sa aj vďaka tomu od začiatku roka strojnásobil a vybavili sme desaťtisíce zákaziek. Rozširujeme tak sortiment pre našich zákazníkov a vidíme v tom obrovskú obchodnú príležitosť pre obchodných partnerov vrátane menších predajcov,“ pokračuje Pípal.

„Aby sme však objem novej práce bez problémov zvládli, je nevyhnutné automatizovať procesy spracovania súvisiacich dokladov, čo nám umožňuje elektronická výmena dokladov EDI. Zapojenie do EDI je jednoduché a potenciálnym obchodným partnerom s ním radi pomôžeme,“ zakončuje Pípal.

Marketplace na českom trhu zastupuje napríklad MALL s programom MALL Partner. Nejde o marketplace v pravom zmysle slova, ale veľmi sa tomu približuje.

„Máme zapojených 1 300 predajcov a dávame im veľkú voľnosť. Každý partner má k dispozícii vlastné administračné rozhranie, v ktorom si svoje produkty sám spravuje alebo nahráva do ponuky. Keď sa na produkt pozrie návštevník zvonku, hneď vidí, že tovar nepredáva MALL, ale daný partner. Náš partner si tak buduje vlastnú značku, len predáva cez e-shop s obrovským renomé, návštevnosťou i zázemím. Má však zároveň napríklad istotu, že reklamácie za neho riešime my,“ približuje Jakub Kováč, Head of Sales and Marketplace z MALL Group.

Do budúcna porastie takisto tlak na e-shopy z hľadiska rýchlosti dodania. Množstvo veľkých hráčov boduje u zákazníkov tým, že dodávajú tovar v deň objednania či najneskôr na druhý deň. Napríklad Rohlik.cz má na tejto výhode postavený biznis. Hlavný dôvod ich prechodu na EDI bol ten, aby urýchlili naskladnenie tovaru a mohli ho obratom distribuovať zákazníkom. A to by bez automatizácie šlo len veľmi ťažko.

Prejdite na EDI s tými najpovolanejšími

V GRiT-e sme rozbehli EDI lavínu na českom e-commerce trhu. ORiON EDI sme implementovali do Alzy, MALL-u, Rohlíku a implementujeme ho aj vám. Ozvite sa nám a my s vami nezáväzne preberieme možnosti automatizácie dodávateľského reťazca. Choďte v stopách tých, ktorí dnes českému e-commerce vládnu.