Automatizácia nákupného procesu v Parfumerii Douglas

Parfumerie Douglas, ako pilotný zákazník cloudovej služby na automatizáciu nákupu od firmy GRiT, môže od júna korigovať zbytočne drahé nákupy a využívať chýbajúce.

Douglas predtým bojoval s príliš drahými nákupmi. „Schvaľovatelia faktúr občas zistili, že ich kolegovia nakúpili za zbytočne vysoké ceny. Lenže v tej chvíli už bolo neskoro. Fakturovanú službu sme využili a museli sme zaplatiť. Aby sme sa drahým nákupom vyhli, potrebovali sme schvaľovať už objednávky,“ opisuje Tereza Trunečková, ktorá v Douglase pôsobí na pozícii Controlling & Reporting Manager.

Ďalším problémom, ktorý riešili, bola zložitá dohľadateľnosť dokumentov. Objednávky totiž neukladali na jednom mieste, ale zamestnanci ich mali v e-mailoch alebo v tabuľkách pri sebe v počítači. Kvôli tomu bolo ťažké kontrolovať čerpanie rozpočtov. „Peniaze si strážia kolegovia, ktorí sú zodpovední za jednotlivé oblasti. Zároveň jednorazové investície plánuje aj vedenie. Informácie boli roztrúsené a kvôli tomu sa niekedy stalo, že sme rozpočet prekročili,“ uvádza Tereza Trunečková.  

Aby týmto komplikáciám zabránili, dohodli sa s firmou GRiT na vývoji riešenia na automatizáciu nákupu. Douglas už totiž využíva iNVOiCE FLOW, nástroj od GRiTu na automatizáciu spracovania faktúr, s ktorým je možné nové riešenie bez problémov prepojiť a jeho výhody tak ešte znásobiť.

Ak teraz niekto zo zamestnancov pripravuje objednávku, rovno ju vytvorí v novom systéme. „Ten ju automaticky pošle pridelenému schvaľovateľovi a po jeho súhlase dodávateľovi, ktorý poskytne plnenie a posiela faktúru. iNVOiCE FLOW  z nej vyťaží údaje, takže ich fakturanti nemusia ručne prepisovať. Potom faktúru spáruje s objednávkou,“ opisuje Kateřina Líbalová, produktová manažérka iNVOiCE FLOW.

Pokiaľ oba dokumenty sedia buď na korunu presne, alebo v rámci nastavenej tolerancie, faktúru už neposiela na schvaľovateľa. Keď objaví nezrovnalosť, ihneď o nej informuje. V oboch prípadoch tandem softvérov celý proces výrazne urýchli. Nová služba sa dá používať aj samostatne bez napojenia na iNVOiCE FLOW.

V Douglase majú tiež lepšiu kontrolu nad rozpočtami jednotlivých oddelení. „Keď zamestnanec vytvorí objednávku, hneď vidí, či práve neprekračuje rozpočet, prípadne koľko peňazí zostáva,“ hovorí Tereza Trunečková.

Digitalizácia a s tým spojená automatizácia je v oblasti nákupu stále väčším trendom, čo potvrdzujú aj výsledky celosvetových prieskumov. Podľa minuloročných dát univerzity v Mannheime 84 % nákupcov verí, že digitalizácia má zásadný vplyv na vylepšenie výsledkov ich oddelenia. Väčšina firiem má však v tejto oblasti veľké rezervy – len 5 % respondentov uviedlo, že majú vysoko automatizované procesy.