Automatizácia faktúr zbavuje firmy rutiny a šetrí náklady, Mall.cz ušetril milióny

Automatické spracovanie prijatých faktúr zefektívňuje nielen rutinnú prácu, ale dokáže firmám ušetriť až milióny korún. Svoje o tom vie jeden z najväčších e-shopov Mall.cz, ktorý vďaka automatizácii toku dokladov ušetril minulý rok až 4 milióny korún.  

Mall.cz ako jeden z najväčších hráčov na českom trhu spolupracuje s tisíckami dodávateľov, s ktorými si vymieňa stovky tisíc dokladov. Ako jeden z prvých e-shopov zaviedol elektronickú výmenu dokladov (EDI). Využíva EDI riešenie ORiON, vďaka ktorému automatizuje príjem, kontrolu a zaúčtovanie faktúr. V kombinácii s nástrojom na automatické spracovanie prijatých faktúr iNVOiCE FLOW sa proces výmeny dokladov celkovo výrazne zrýchlil a účtovníkov tak zbavil rutiny.  

„Na začiatku marca sme si opäť urobili vyhodnotenie projektu. Vyšlo nám, že sme na spracovaní prijatých faktúr ušetrili celkom 13 miliónov korún, len v poslednom roku to bolo cez 4 milióny. Ide o čistú úsporu nákladov na prácu účtovníka, po započítaní všetkých nákladov na zavedenie a chod EDI. Účtovníci vďaka tomu netrávia čas rutinnou prácou a pracujú na strategickejších úlohách,“ hovorí finančný riaditeľ Mall.cz Jakub Chalupecký.

Mall.cz našiel spôsob ako si poradiť aj s tými, ktorí EDI nemajú

Faktúry od režijních dodávateľov, ktorí EDI nevyužívajú, Mall.cz rieši pomocou nástroja na automatické vyťažovanie dát z dokladov iNVOiCE FLOW.  

„Invoice flow z prijatých faktúr automaticky vyčíta základné údaje, aby ich naši účtovníci nemuseli ručne prepisovať. Vďaka tomu sme mohli zaviesť digitalizáciu interného procesu schvaľovania objednávok a faktúr, čím sme znížili administratívnu záťaž naprieč spoločnosťou. Nový digitalizovaný proces nám navyše pomohlo zaistiť jednoduché a bezpečné fungovanie v dobe covidu, kedy väčšina zamestnancov pracuje na home office.“ pokračuje Chalupecký.  

Elektronizáciou k efektívnemu cash flow

Vďaka faktúram v štandardizovanej elektronickej podobe môžu dodávatelia Mall.cz využiť aj službu Mall Invoice Financing – preplácanie faktúry ešte pred dátumom splatnosti. Služba beží na platforme Platobnej inštitúcie Roger a je užitočná pre obe strany.  

Dodávatelia prostredníctvom Invoice Financing môžu flexibilne pracovať so svojím cash flow. V prípade potreby si časť faktúry nechajú preplatiť už tri dni po vystavení, a to za podmienok často lepších než v banke.  

Mall.cz vďaka Mall Invoice Financing šetrí čas finančného manažéra a účtovníkov pri administrácii skorších úhrad a zlepšuje svoje vzťahy s dodávateľmi. Vzájomná spolupráca totiž na oboch stranách minimalizuje administratívne náklady.