Automatické spracovanie faktúr aj v spoločnosti Fri-Service, úspora nielen vlastnej práce, ale aj v externej účtovníckej firme

Fri-Service Czech je firma zaoberajúca sa projektmi, dodávkami a servisom chladiacich, mraziacich a nárezových strojov pre maloobchod a gastro. Aktuálne využíva nástroj na automatické spracovanie prijatých faktúr iNVOiCE FLOW od spoločnosti GRiT, ktorý jej dokáže ušetriť náklady vo výške 1 500 EUR mesačne. Z nástroja ťaží aj externá účtovnícka firma, ktorá nemusí vykonávať rutinné práce s prepisovaním dokladov.

Nástroj iNVOiCE FLOW vo firme Fri-Service spracováva faktúry tak, že automaticky vyčíta údaje z hlavičky prijatých faktúr a tie nahráva do informačného systému. Účtovníci z externej firmy tak nemusia údaje z každej faktúry ručne prepisovať, ale iba kontrolujú, či nástroj vyťažil dáta správne, a urobia prípadné korekcie.

„Zavedenie tohto nástroja pre nás malo dva pozitívne efekty. Zmodernizovali sme s dodávateľmi doručovanie faktúr a posielame si ich iba elektronicky. A, po druhé, ušetrili sme prácu účtovníckej firme. Keby sa všetky faktúry spracovávali do nášho účtovného softvéru naďalej ručne, stálo by to externú účtovnícku firmu viac rutinnej práce a nás vyššie náklady. Bavíme sa približne o 1 500 EUR mesačne,“ hovorí Jiří Šilhánek, finančný riaditeľ Fri-Service.

Špecialista na chladiarenskú a mraziarenskú techniku má dnes takmer 1 000 dodávateľov a každý mesiac spracuje rovnaký počet dokladov. Nástroj na automatizáciu firmu zbavuje veľkého množstva zbytočnej práce. „Predtým nám väčšina faktúr chodila poštou a bol potrebný zamestnanec, ktorý sa takmer celý pracovný čas venoval spracovaniu prijatých faktúr a ich prevádzaniu do elektronickej formy. Sme radi, že dnes už nikto takú prácu robiť nemusí,“ dodáva Šilhánek.

iNVOiCE FLOW však nepomáha len spoločnosti Fri-Service, úžitok z neho má aj jej externá účtovnícka firma Auditor. Účtovníci nemusia údaje z každej prijatej faktúry ručne prepisovať do informačného systému, ale iba kontrolujú, či systém vyťažil dáta správne. „Úprimne sme zo začiatku mali strach, či ten nástroj prepíše dáta z faktúr správne a či s tým napokon nebude ešte viac práce než predtým,“ priznáva Markéta Čáslavská, hlavná účtovníčka firmy Auditor.

„Tieto obavy sa však po čase ukázali ako neopodstatnené. Systém funguje spoľahlivo a väčšinu faktúr vyťaží správne. Nemusíme sa tak zdržiavať rutinnou a nezáživnou činnosťou, vyťažené faktúry len zbežne kontrolujeme a v ojedinelých prípadoch korigujeme,“ dodáva Čáslavská. Auditor sa vďaka úspore času môže venovať odbornejším činnostiam, prípadne obslúžiť viac klientov.

Samotné nasadenie nástroja Invoice Flow do firmy bolo otázkou niekoľkých týždňov. Fri-Service prvé kroky k nasadeniu rozbehla v máji a v polovici júla spustila ostrú prevádzku. „Po úvodnom odladení môžem povedať, že na konci prázdnin už všetko fungovalo na 100 %. A oceňujem, že v GRiTe sú stále na príjme,“ uzatvára Šilhánek.