Ako niekoľkonásobne zrýchliť inventúru majetku pomocou inteligentných technológií

Inventúry sú pre firmy synonymom stresu a strateného času. Zamestnanci namiesto svojej hlavnej pracovnej náplne obchádzajú majetok s vytlačenou tabuľkou a zdĺhavo hľadajú správnu stoličku alebo zakladač. Niekde sa inventúry ťahajú aj mesiace a zvyšuje sa šanca, že sa nejaký majetok naozaj stratí. Niektoré firmy navyše inventúry robia len kvôli splneniu legislatívnej povinnosti. Preto stále častejšie siahajú po efektívnejších riešeniach, ako sú systémy na evidenciu majetku.

Príprava pracovného prostredia na inventúru

V priebehu zavádzania systému doň firma nahrá všetok svoj majetok. Systém pre každý kus vygeneruje evidenčné číslo s čiarovým kódom. Tie si následne firma vytlačí ako lepiace štítky a majetok nimi označí. Firma si tiež v systéme zaeviduje pozície, na ktorých sa majetok nachádza.

Na neskoršie načítanie čiarových kódov si firmy nemusia kupovať klasické skladové čítačky. Vystačia si s inteligentným telefónom, prípadne so špeciálnym nástavcom na mobilný telefón, ktorý je pri čítaní kódov presnejší. Systémy na evidenciu majetku totiž majú svoje mobilné aplikácie, pomocou ktorých zamestnanci inventúru vykonávajú.

Následne dodávateľ systému vytvorí firme digitálnu mapu jej priestorov. Vďaka tomu zamestnanci uvidia v rozhraní jednoduchý plánik, na ktorom je vyznačené, kde sa práve ktorý kus nachádza.

Na prvotnú prípravu systému si síce firma musí vyčleniť dostatok času, ale oplatí sa to. Hneď ako je systém pripravený, skráti inventúry z mesiacov na dni alebo z dní na hodiny.

Priebežná evidencia a premiestňovanie majetku

Keď firma potrebuje premiestniť napríklad počítač do inej kancelárie, zakladač do iného regálu alebo si zamestnanec odnesie monitor na home office, zaeviduje zmenu v systéme. Vďaka tomu sa pri inventúre nestane, že by zamestnanci hľadali monitor, ktorý si grafik odniesol na prácu domov.

Zamestnanci načítajú čiarové kódy položiek a v mobilnej aplikácii či vo webovom rozhraní potom zmenia ich pozíciu. Rovnako firma postupuje, keď nakúpi majetok, alebo sa ho zbaví. Do systému vloží novú položku, alebo ju odoberie.

Niektoré systémy umožňujú napríklad aj likvidácie a odpisy majetku. Po odpísaní systém vygeneruje doklad pre finančné oddelenie s informáciou o tom, čo a kde sa odpísalo. Hodnotu danej veci je možné v systéme odpisovať aj postupne.

Ďalšou výhodou je, že firmy v systéme evidujú aj dôležité údaje o majetku ako:

• výrobné číslo,
• záruku,
• exspiráciu
• alebo termín servisnej revízie.

Vďaka evidencii týchto údajov firmy pohodlne urobia napríklad inventúru majetku s blížiacim sa termínom revízie alebo exspirácie. V systéme ho vyfiltrujú a inventúru naplánujú.  

Priebeh inventúry

Ak inventúry robí viacero ľudí, môžu vedúci vopred prideliť jednotlivé inventarizačné úlohy konkrétnym ľuďom. Napríklad jeden človek rieši kancelárie a iný sklad s náradím. Dotyčným sa potom pri inventúre zobrazí len ten majetok, ktorý majú inventarizovať oni.

V deň inventúry si zamestnanec v mobile otvorí aplikáciu, kde nájde zoznam majetku, ktorý  má inventarizovať. Ten postupne prejde a načíta jeho štítky s čiarovým kódom. Majetok nehľadá naslepo, ale systém ho k nemu podľa plánika navedie.

Hneď ako zamestnanec inventúru dokončí, systém mu nahlási, ktoré položky a v akom počte chýbajú. Výsledok inventúry si môže zo systému exportovať a odovzdať ho učtárni.

Vďaka tomuto postupu je inventúra:

• niekoľkonásobne rýchlejšia –⁠ vo firmách s veľkým množstvom majetku sa skráti z mesiacov na dni,
• pohodlnejšia –⁠ zamestnanci majetok nehľadajú naslepo,
• lacnejšia –⁠ inventúra neberie zamestnancom toľko času,
• menej stresujúca –⁠ už len samotná evidencia v nástroji zabráni strate majetku.

Zavedenie systému na evidenciu majetku kompletne premenilo inventúry napríklad v e-shope s barefoot obuvou Bosonožka: „V sklade máme tridsať tisíc párov topánok, takže nám inventúra predtým zabrala mesiac. Po zavedení riadeného skladu ju máme hotovú za 2 dni,“ hovorí majiteľka a konateľka Zuzana Sovjáková Koubková.

Aký nástroj na zrýchlenie inventúr vybrať

Postup spomínaný v článku umožňujú špecializované nástroje na evidenciu majetku. Podobajú sa skladovým systémom, ale obsahujú funkcie na sledovanie akéhokoľvek majetku. V zahraničí sú už bežné, v Česku ich firmy ešte len objavujú.

Tieto nástroje sú bežne dostupné aj vo verziách pre menšie firmy, ktoré chcú evidovať majetok len o desiatkach alebo stovkách kusov – napríklad zakladače s dokumentmi, náradie alebo kancelársku výbavu. Tieto nástroje vyjdú lacnejšie než bežné skladové systémy a je možné ich plne implementovať za pár hodín.

Firmy s väčším množstvom majetku, najmä e-shopy alebo predajne s veľkým skladom, inventúru najlepšie zefektívnia pomocou takzvaného riadeného skladu (WMS). Inventúra tu funguje na rovnakom princípe ako pri menších firmách, len vo väčšom meradle.

Ak máte o nástroj na evidenciu majetku a zrýchlenie inventúr záujem, ozvite sa nám. Tieto riešenia sme pomohli nájsť desiatkam malých i veľkých firiem v Česku a radi pomôžeme i vám.