3 tipy, ako do bezpapierovej EDI komunikácie zapojíte aj tých najmenších dodávateľov
Elektronickú výmenu dát (EDI) už tradične využívajú odberatelia a dodávatelia v segmentoch s rýchloobrátkovým tovarom (FMCG) a automotive. V posledných rokoch sa však udomácňuje aj v e-commerce, veľkoobchodoch s elektrotechnickým materiálom alebo po novom v stavebninách.
O výhodách a prínosoch EDI komunikácie už dávno niet sporu a každý odberateľ využívajúci EDI denne čerpá z benefitov, ktoré automatizované prenosy a spracovanie dokladov prináša. Je to napríklad spoľahlivé objednávanie, zefektívnenie príjmu tovaru, neuveriteľné zrýchlenie práce s dokladmi alebo automatická likvidácia prijatých tovarových faktúr.
K dokonalosti však často chýba, aby EDI využívali všetci dodávatelia a odberateľ tak mohol automatizovať spracovanie 100 % svojich dokladov. Prečo sa tak nedeje? Väčšina odberateľov sa pri zavádzaní EDI logicky a správne sústredí na svojich najväčších dodávateľov, ktorí tvoria najväčší objem dokladov. S nasadzovaním EDI potom často končia vo chvíli, keď elektronicky spracovávajú 55–75 % dokladov. Pociťujú úsporu nákladov, rast efektivity aj rýchlu návratnosť investície a projekt vyhodnotia ako úspešný. Navzdory tomu v ich portfóliu zostávajú aj stovky malých dodávateľov, s ktorými naďalej komunikujú e-mailom, faktúry prijímajú papierovo alebo ako PDF v e-maile. Vo výsledku asi pätinu dokladov spracovávajú stále ručne.
Čo s tým? Inšpirujte sa u najúspešnejších firiem a vyskúšajte tri osvedčené metódy, pomocou ktorých zapojíte do EDI 100 % svojich dodávateľov.
1. Zameťte dodávateľom cestičku: Zjednodušte procesy
Čím jednoduchšie zapojenie do elektronickej výmeny dát, tým menej protiargumentov. Táto jednoduchá poučka platí na všetkých – aj na tých najmenších dodávateľov.
EDI ušetrí najviac práce, keď je integrované do informačného alebo účtovného systému. Dodávateľ v ňom tak jednoducho vystaví faktúru a kliknutím odošle svojmu obchodnému partnerovi. „Problém nastáva, ak dodávateľ využíva informačný systém, ktorý EDI nepodporuje alebo by jeho implementácia bola nákladná. Druhým problémom je ekonomická návratnosť EDI. Pokiaľ si s dodávateľom vymeníte jednu alebo dve objednávky mesačne, nemá preňho zmysel EDI integrovať, pretože výsledná úspora za to nestojí. Niektorí menší dodávatelia informačný systém nemajú vôbec a pracujú napríklad len s Excelom,“ hovorí David Reichel, produktový manažér ORiON EDI spoločnosti GRiT.
Aj pre takých dodávateľov však existuje riešenie: ORiON webEDI. Jednoduchý webový portál, cez ktorý si dodávateľ elektronicky vymieňa dokumenty s odberateľmi. Nie je potrebná integrácia ani dlhé zaškolenie, systém sa dá sprevádzkovať za jedno popoludnie. WebEDI síce prácu úplne neautomatizuje, avšak zaisťuje spoľahlivé a včasné doručenie všetkých objednávok a slúži na prípravu dodacích listov, vrátane paletových štítkov a SSCC kódov. Dodávateľ s webovým EDI získa tiež spoľahlivý bezpapierový archív faktúr a prehľad, ktoré faktúry protistrana prijala, ktoré odmietla a prečo.
Celý článok s ďalšími informáciami o EDI riešení pre malých dodávateľov vyšiel v magazíne Retail News. Stiahnuť si ho môžete tu: