Úspora času a nákladov vďaka elektronizácii výmeny dokladov a ich archivácii
Návratnosť celého projektu 7 mesiacov
Zapojených viac než 70 % dodávateľov
Pôvodný stav a problém
Spoločnosť OBI si bola vedomá nedostatkov v administratíve, ktoré súviseli s riadením dodávateľského reťazca. Len príjem jednej faktúry zabral podľa interného prieskumu 5 minút práce administratívneho zamestnanca.
OBI teda s pomocou riešenia ORiON zaviedlo elektronickú výmenu dokladov (EDI) a to nielen faktúr (správa INVOIC), ale aj elektronických objednávok (ORDERS) a dodacích listov (DESADV). Dodávatelia môžu využiť tiež novú správu REMADV, ktorá je avízom o úhrade platby.
Ako to všetko prebiehalo
Analýza a spracovanie správ
Prichádzajúce správy sú podrobené niekoľkofázovej kontrole pred samotným spracovaním. Ak je správa šifrovaná, je overená správnosť a platnosť kľúča a dôjde k dešifrovaniu a potom overeniu elektronického podpisu. Originál správy je uložený a dešifrovaná správa (už bez podpisu) je odovzdaná na ďalšie spracovanie. Riešenie podporuje širokú škálu všetkých bežne používaných schém a variantov podpisu EDI správ.
Preklad správ
Súčasťou služby je preklad správ medzi ľubovoľnými štruktúrovanými formátmi, ďalej formátmi súborov s oddeľovačom (CSV, PDK a pod.) a súborov založených na XML. Štandardný dátový opis správ je založený na definíciách EANCOM (podmnožine UN/EDIFACT). Súčasťou prekladu je aj kontrola formálnych náležitostí daňového dokladu. V prípade nedostatkov je pôvodca správy automaticky informovaný EDI správou a e-mailovým avízom o formálnych chybách vo faktúre.
Denník prijatých faktúr
Spoločnosť OBI má k dispozícii prijaté faktúry vo svojom podnikovom systéme a zároveň v denníku prijatých faktúr, ktorý je prístupný prostredníctvom inteligentnej webovej aplikácie. Okrem bežných informácií k daňovému dokladu obsahuje denník informácie o stave spracovania prijatej faktúry, pôvodný dátový súbor, čitateľnú podobu daňového dokladu a zoznam naviazaných notifikácií a potvrdení.
Došlo k nasledujúcim zmenám
300 zapojených dodávateľov vo veľmi krátkom čase. Cieľ zapojiť 70 % dodávateľov splnený za 11 mesiacov.
Priemerná doba spracovania obsluhou skrátená z 5 minút pri papierovom doklade na 10 sekúnd v prípade dokladu vo formáte EDI.
stiahnuť celú prípadovú štúdiuOcenili sme komplexnosť riešenia, jednoduchosť integrácie do doterajšej podnikovej infraštruktúry a skutočnosť, že všetko prebehlo bez akýchkoľvek komplikácií a podľa časového plánu. V neposlednom rade musím zmieniť výraznú úsporu nákladov, pričom návratnosť celej investície bola zhruba sedem mesiacov.
