Rýchlejšie schvaľovanie a menej práce s prijatými faktúrami v spoločnosti Netbox
O 50 hodín menej práce s faktúrami
Prehľadný schvaľovací proces
Pôvodný stav a problém
Predtým vo firme Netbox prijaté faktúry spracovávali ručne. Fakturant prijal a skontroloval doklad, nechal ho schváliť vedením a následne ho prepísal do ERP systému. Táto práca mu zabrala asi dve tretiny pracovnej doby, teda viac než 100 hodín mesačne.
Potrebovali zjednodušiť aj proces schvaľovania faktúr. V akciovej spoločnosti niektoré faktúry musia vidieť členovia predstavenstva, takže schvaľovacie koliesko býva veľmi dlhé. V Netboxe faktúry schvaľovali v ERP systéme, v ktorom však môže pracovať naraz len obmedzený počet užívateľov.
Ako to všetko prebiehalo
Výber systému na automatizáciu spracovania a schvaľovanie dokladov sa v tomto prípade zaobišiel bez výberového konania – keď prišla ponuka z GRiTu, v Netboxe dlho neváhali. „GRiT nám predstavil svoje riešenie a zaujal nás. Preto sme ani nezvažovali iných dodávateľov," tvrdí Martin Ryšavý, finančný riaditeľ Netboxu.
A hneď prvé kroky spolupráce dobrý dojem potvrdili. „GRiT urobil analýzu schvaľovacích procesov a nastavil iNVOiCE FLOW tak, aby spĺňalo naše potreby. Občas pochopiteľne došlo ku komplikáciám, ako firma pracujúca s citlivými dátami máme nadštandardné požiadavky z pohľadu GDPR, mali sme zložité napojenie na ERP a občas sa nám faktúry v schvaľovacom procese dostali tam, kam nemali. Časom si to však sadlo,“ opisuje začiatky so systémom Šárka Pavelková, hlavná účtovníčka.
Účtovníčku v Netboxe potešilo aj to, ako rýchlo sa systém s umelou inteligenciou sám učí a postupom času zvyšuje svoju úspešnosť vo vyťažovaní faktúr.
Došlo k nasledujúcim zmenám
Systém iNVOiCE FLOW ušetril 50 hodín práce mesačne.
Fakturantovi ubudli dve tretiny práce.
V Netboxe úplne zrušili papierové faktúry.
stiahnuť celú prípadovú štúdiuPozitívnu spätnú väzbu mám aj od tých, ktorí schvaľujú faktúry. Schvaľovateľom chodia notifikácie, k faktúram je možné prikladať prílohy, na faktúry sa môžu pozrieť i z mobilu – celý ten proces je teraz užívateľsky oveľa prívetivejší. Navyše nemusíme nikoho upomínať.