Rýchle spustenie EDI komunikácie v spoločnosti Fitness store

EDI komunikácia spustená za 1 mesiac

Zapojenie partnerov Alza a Mall

Pôvodný stav a problém

Dôvodom na zavedenie EDI komunikácie vo Fitness store bola rovnako ako vo väčšine menších spoločností požiadavka jedného z kľúčových zákazníkov. Hoci je manažment Fitness store všeobecne technologickej automatizácii naklonený, bolo treba zvážiť náklady na zavedenie elektronickej výmeny dokladov vzhľadom na obchodnú maržu.

Prevádzkovateľ jedného z najväčších českých e-shopov Mall.cz dokázal byť vďaka svojej vyjednávacej sile smerom k dodávateľom veľmi presvedčivý. Na EDI, ktoré nahrádza výmenu bežných papierových a pdf dokladov štruktúrovanými dátami, postupne prešla väčšina jeho dodáavateľov.

Ako to všetko prebiehalo

Fitness store využíva informačný systém Money S3. Aj keď je na trhu pre tento systém dostupných niekoľko EDI rozšírení, rozhodla sa spoločnosť začať s tzv. webEDI, predovšetkým kvôli rýchlosti spustenia a tiež nižším zriaďovacím nákladom. „V prípade webEDI neboli zriaďovacie náklady nijako prehnané, mohli sme prakticky okamžite splniť požiadavku nášho významného zákazníka a zároveň zrýchliť a spresniť prácu s dokladmi" spomína riaditeľ Martin Zavadil.

Rýchlo rastúci zákazníci Internet Mall a Alza.cz začali mať skoro významný podiel na obrate spoločnosti. To viedlo k napätému cash flow predovšetkým z dvoch dôvodov dlhej splatnosti faktúr u týchto veľkých zákazníkov, na ktoré spoločnosť u menších zákazníkov nebola zvyknutá, veľkoobchodný charakter spoločnosti, keď vzniká široká časová medzera medzi nákupom (platbou) tovaru v zahraničí a peniazmi na účte za jeho predaj.

Doplnková služba Roger platba spoločnosti pomohla udržať naštartovaný rast tým, že sa postarala o financovanie faktúr proti kľúčovým zákazníkom. Fitness store si môže vybrať EDI faktúry, ktoré chce preplatiť s predstihom a nečakať tak na štandardnú 60-dňovú splatnosť. 75 % objemu týchto faktúr potom príde na účet spoločnosti už 2. deň od postúpenia pohľadávky a zvyšných 25 % získa po odčítaní úroku vo chvíli, keď zaplatí odberateľ.

Došlo k nasledujúcim zmenám

Rovnako ako u iných spoločností je pre manažment podstatný predovšetkým okamžitý prehľad o obchode s kľúčovými zákazníkmi, ktorý možno i vďaka mobilnej aplikácii ORiON kontrolovať prakticky odkiaľkoľvek. Účtovníčka, ktorá rieši administratívu, vníma prínos predovšetkým v jednotnej organizácii a uľahčení celého procesu, ktorý sa normálne zákazník od zákazníka, zákazku od zákazky líši.

Najväčšiu výhodu a úsporu času predstavuje pre Fitness store kvalita dát na vstupe do celého obchodného prípadu pri tvorbe objednávky zákazníkom. Využitie GTIN (tzv. EAN) kódov eliminuje nutnosť spravovať a aktualizovať identické číselníky tovaru.

Tak je minimalizovaná chybovosť v zadávaní tovaru do objednávky. Chyby v objednávkach, ktoré predtým vinou zle zadaného tovaru vznikali, sa obvykle prelievali do ďalších dokladov v obchodnom prípade a ich riešenie stálo čas, peniaze a zhoršovalo vzťahy so zákazníkmi.

Využitie EDI treba vidieť zo širšej perspektívy. Počítať so zmenou. Vďaka EDI si môžem vytiahnuť akékoľvek aktuálne štatistiky o obchodných partneroch, ale predovšetkým sa môžem spoľahnúť na to, že služba bez problémov funguje v jasne daných mantineloch. Príde mi potvrdenie, že dodací list zákazník dostal, že faktúra je v poriadku atď. Takúto jednoduchosť v podstate v normálnom biznise nesiahnete, pretože musíte tomu zamestnancovi stále vtĺkať do hlavy: „Tu ti chýba podpis. Prevzal si tie kusy?“ To je nekonečné. S EDI nie je o čom diskutovať. Bodka.

Martin Zavadil, riaditeľ
Fitness store
To dáva zmysel, však?

Dohodnite si s nami bezplatnú konzultáciu

Chcem konzultáciu

Zaujímajú vás novinky v digitalizácii procesov?

Ako digitalizovať a automatizovať faktúry, sklady a vôbec celý biznis? Zadajte svoju adresu nižšie a raz za čas vám pošleme e-mail plný tipov a noviniek.